10 технических решений, которые органично дополнят конференцию

Многие участники деловых конференций имеют существенный опыт и насмотренность в сфере разработки и применения цифровых технологий, поэтому их бывает не так просто удивить. Несмотря на то, что гости в основном приходят послушать доклады спикеров и познакомиться с новыми людьми, они также надеются получить особый опыт, попробовать новые технологии и решения. 

Мы изучили опыт топовых событий и подготовили для вас 10 актуальных идей, которые помогут выделить мероприятие из множества других, сделают его интересным и запоминающимся для участников.  

1. Сенсорные стенды

Сенсорные информационные стенды или экраны — пожалуй, одно из самых популярных решений для крупных мероприятий. И дело не только в том, что они упрощают навигацию на площадке. Такие стенды могут повысить вовлеченность участников, дать больше информации об активностях, докладах и спикерах. Еще на панель можно вывести ответы на часто задаваемые вопросы, например, как это сделали организаторы «Казань Экспо»: участники могли узнать нужную информацию, развернув раздел с вопросами, или задать свой, наведя камеру на QR-код внизу панели. Сенсорные стенды программируются под потребности события, поэтому наполнение может быть любым. 

И хотя все чаще организаторы мероприятий переносят всю информацию для участников в телефоны, используя специальные приложения-конструкторы, целые разделы на сайте или телеграм-ботов, стационарные стенды по-прежнему пользуются спросом для решения точечных задач.

2. VR-зона 

VR-зоны до сих пор вызывают интерес и восторг у аудитории. После прошлогодней презентации очков от Apple, к этой технологии вновь вернулись и в ивент-индустрии. Организовать подобную зону с VR можно с помощью гарнитуры, которая продается комплектами и также доступна в аренду. Важно позаботиться о наличии администраторов для таких зон, которые будут отвечать за чистоту и дезинфекцию, за правила использования и помощь, так как для некоторых участников VR на вашем мероприятии будет первым опытом. 

В целом зона виртуальной реальности может стать не только развлечением, но и инструментом показа технологий, которые невозможно принести на офлайн-площадку: например, демонстрация графических решений, использование искусственного интеллекта для генерации окружения в режиме реального времени и т.д.

На сегодняшний день виды VR-механик бывают разными: от вышеупомянутой гарнитуры до VR-трансляций и показов, которые только продолжают набирать популярность. Отличным примером реализации таких технологий можно назвать Фиджитал выставку о культуре будущего, которая включала в себя VR-игру и погружение участников в неё.

3. Мультимедийное окружение

Мультимедийные показы и выставки всё больше завоевывают любовь по всему миру. Интерес участников к таким событиям гораздо выше из-за динамичных образов на экранах и соответствующей атмосферы. Если вы никогда не пробовали такой формат, сейчас самое время обратить на него внимание. 

Например, голограммы и проекции на специальных экранах могут создать впечатление парящих в воздухе объектов, чтобы лучше изучить свойства предлагаемого продукта или задать нужное настроение на площадке.

На выставке Consumer Electronics Show (CES) изображения и видео преобразовывались в голограмму с помощью специального устройства на базе Android и IOS. Устройство делало контент объемным и помогало лучше ознакомиться с представленными материалами.  

В 2024 году разработчики Holoconnects представили будку для создания голограммы, которая сканирует пользователя с помощью умного дисплея. Идея такого проекта заключается в создании консультантов, которые смогут взаимодействовать с людьми. Подобный формат можно взять на вооружение для конференции и реализовать его, чтобы привлечь внимание участников с опорой на технологии будущего.  

Вообще такие пространства на конференциях — ещё и хорошая точка притяжения для получения UGC-контента: необычные зоны помогут достичь большего охвата и знания о вашем событии, когда гости мероприятия начнут публиковать фотографии в своих социальных сетях.

4. Станции для заряда мобильных и компьютерных устройств

Любое мероприятие предполагает использование смартфонов, ноутбуков и планшетов: кто-то много фотографирует и снимает, кто-то решает параллельно рабочие вопросы, а кто-то обменивается практическими решениями прямо на мероприятии. Чтобы каждый участник мог чувствовать себя комфортно, позаботьтесь о зарядных станциях. 

Станции всегда можно арендовать или предложить партнерство специализирующейся на этом компании, которая установит базы подзарядки телефонов и ноутбуков на площадке. 

Рядом со станциями можно организовать точки для знакомства и нетворкинга, например, разделив их по тематикам, чтобы участники могли группироваться, исходя из интересов. 

5. Проекционные столы 

Отличная возможность задействовать по-настоящему запоминающиеся технологии, если на конференции предусмотрено какое-то закрытое мероприятие наподобие VIP-ужина или бизнес-завтрака. С помощью таких проекционных столов можно сделать целое шоу, которое точно станет изюминкой вашего события.

Подобная практика сейчас в основном используется в ресторанах, где проходят мероприятия, приуроченные к важным датам и темам. Но никто не запрещает переносить это решение и в другие сферы. Так, например, Еврейский музей и центр толерантности организовал в кафе «Ришон» вечер с проекционными столами. Посетители могли узнавать состав и тонкости приготовления блюд, листая цифровую панель непосредственно за столиком. Цифрам по суммарному охвату пользовательских публикаций и впрямь можно было позавидовать.

6. Встречи в метавселенных 

Конференции в метавселенных позволяют общаться в виртуальном пространстве с расширенными возможностями. Сейчас это не вызывает такой ажиотаж, как было пару лет назад, но если вы хотите разнообразить онлайн-часть своего гибридного мероприятия, можно смело использовать подобный вариант. 

Контент в локации может быть трехмерным или в виде трансляции на плоском экране. Выбирайте то, что нравится вам и подходит формату события больше всего. 

Первыми, кто начал переносить формат выступлений в метавселенные, стали организаторы концертов. В феврале 2022 года David Guetta DJ Party провёл межгалактический концерт, который сопровождался световыми огнями и лазерами. Фанаты могли участвовать в батлах и даже покупать мини-модель диджея за внутреннюю валюту.   

7. Интерактивная фотозона

Существуют самые разные интерактивные фотозоны, которые удивят гостей и помогут создать эффектные фото и ролики. Из стильных и необычных решений можно выделить видеокомиксы, LED-коридор, проекционные фотозоны и не только. 

Преимущество интерактивных фотозон в том, что каждый участник получает стильные и динамичные клипы с яркой графикой, которыми можно сразу поделиться в социальных сетях. 

8. Мобильное приложение

Приложение-конструктор — ещё одно довольно популярное решение у организаторов, которые стараются следовать трендам и использовать современные инструменты на своих мероприятиях. А для конференции, где большое внимание уделяется именно диджитализации и инновациям, это особенно актуально.  

Участник с его помощью может узнать схему площадки, изучить программу и составить персональное расписание, пообщаться со спикерами и другими посетителями, получить раздаточные материалы в электронном виде, забронировать места на отдельные активности и пр.

Для самого организатора приложение — своеобразный пульт управления событием, в котором есть возможность оперативно вносить изменения в программу, отправлять пуш-уведомления, вовлекать и удерживать внимание участников, проводить опросы и т.д.

9. Активности, основанные на геймификации

Геймификация — хороший способ вовлечения и мотивации участников, который одинаково хорошо подходит для онлайн, офлайн и гибридных мероприятий. Она также помогает организатору донести определенное сообщение и достичь важных метрик, будь то охваты, количество UGC-контента с площадки, число установленных контактов между участниками или что-то ещё. При этом способы внедрения игровых элементов могут быть разными. 

Так, например, на конференции Tinkoff eCommerce организаторы проводили игру, которая включала в себя прохождение 5 этапов, предусмотренных для получения призов. В качестве подарков компания использовала фирменный мерч, партнерские подписки и не только. Но основная цель состояла в том, чтобы участники прошли весь запланированный путь на мероприятии: посетили все стенды экспозоны, установили несколько полезных связей, побывали на разных потоках докладов и попробовали новые продукты.

10. Релакс-зоны 

Отдохнуть от формальности и насладиться общением в нешумной обстановке участники смогут, если на площадке появятся отдельные комфортные релакс-зоны. Форматы могут быть разными: так, например, на мероприятии TED Conferences для участников устроили пикник, но корзинки с едой выдавались только тем, кто объединялся в группы по 7 человек. 

Некоторые организаторы предлагают пообщаться и отдохнуть за небольшими настольными играми.

Вместо выводов

По-настоящему удивить участников события иногда бывает довольно сложно, но не невозможно. Однако помните, что важнее всего сделать мероприятие максимально полезным и комфортным для всех его участников. А вот подсматривать идеи для запоминающегося события можно не только у организаторов в своей сфере, но в смежных отраслях и форматах.