Как вовлечь и объединить сотрудников по всей стране. Кейс от Макдоналдс Россия
О том, как проходила подготовка к одному из самых ярких мероприятий компании Макдоналдс, нам рассказал Андрей Воробьев, бизнес-партнер отдела по развитию людских ресурсов.
О Конвенции Макдоналдс Россия 2021
Конвенция Макдоналдс Россия — одно из масштабных бизнес-мероприятий, которое вдохновляет на объединение семьи Макдоналдс. А также отличная площадка для общения, нетворкинга и, конечно, для отдыха и развлечений.
Топ-менеджеры компании подводят итоги года, рассказывают о стратегии лидерства на следующие годы, отмечают достижения и выдающиеся результаты отдельных сотрудников, а сотрудники вдохновляются на новые свершения в компании.
Цели, задачи и сложности
Конвенция в этом году проходила с 28 по 30 ноября 2021 года в Дубае на искусственном острове Палм-Джумейра в отеле Атлантис, а значит, перед организаторами стояла задача не только помочь участникам сориентироваться в программе мероприятия, но и:
- познакомить с традициями и особенностями ОАЭ;
- подготовить участников к мероприятию и проверить их знания;
- «подогреть» интерес и вдохновить участников перед долгожданным мероприятием;
- обеспечить комфортное и безопасное участие каждого сотрудника.
В этом году в Конвенции Макдоналдс Россия принимали участие более 1 300 участников — директора и сотрудники центрального офиса компании и партнеры- франчайзи. География участников измеряется километрами от Калининграда до Владивостока. Еще до мероприятия нужно было «подогреть» сотрудников и создать ощущение большой единой команды.
О подготовке к мероприятию и важности геймификации
Мы изначально рассматривали приложение как платформу, которая позволит вдохновить перед долгожданным мероприятием и станет помощником для всех участников. И мы точно не рассматривали приложение только на период самой поездки. Ровно за месяц до начала Конвенции мы выпустили приложение в AppStore и PlayMarket для скачивания участниками, и начали большую работу по вовлечению сотрудников.
Несмотря на то, что мы использовали платформу-конструктор Event Rocks, наше приложение получилось точно не похожим на другие.
Ежедневно мы добавляли на платформу новые задания и постоянно мотивировали участников. Они получали баллы за выполнение заданий и стремились удержаться на лидирующих позициях рейтинга.
Функция ручного начисления баллов позволяла нам придумывать любые задания: лучший блогер в чате, лучший вдохновляющий ролик, оригинальное фото подготовки к Конвенции.
Задолго до «дня Х» мы реализовали таймер обратного отсчета и разместили его в приложении в специальном разделе. Участники считали дни, минуты до мероприятия и постоянно обменивались скриншотами таймера в чате.
Мы также запустили в мобильном приложении квест из 3-х этапов. Таким образом мы познакомили участников с традициями и особенностями ОАЭ, а также проверили знания участников в тесте «Насколько ты готов к Конвенции».
Ну и конечно, через систему пуш-уведомлений все время до мероприятия мы управляли настроением участников, ведь девиз Конвенции Макдоналдс Россия 2021 был «Inspire!» или «Вдохновляй!».
Это был не просто продолжительный ивент, это был продолжительный MICE-ивент
Так как Конвенция проходила на огромной территории отеля, важно было помочь участникам сориентироваться на площадке и продумать логистику.
И тут нам тоже помогло приложение. Мы заранее распределили участников по ресторанам и столикам и в персональном разделе приложения разместили всю информацию. Каждый участник видел только свой номер стола, за которым он сидит.
Также мы проинформировали участников об индивидуальном «Confirmation number», участники, зная этот номер, смогли заранее промаркировать свой багаж.
У нас был особый раздел «Бронирование пожеланий», через который наши участники перед Конвенцией могли выбрать себе пару для совместного проживания в номере на период Конвенции. Если двое указывали в пожеланиях друг друга, мы определяли их в один номер.
Такого функционала не было в конструкторе Event Rocks, мы сами сделали веб-страницу и легко встроили его в приложение. Бронирование пожеланий по расселению сэкономило нам массу времени.
Еще одним специальным и важным дополнением стал раздел «Билеты», где мы разместили билеты участников, сортированные по городам вылета.
Диджитал-конференция в прямом смысле слова
Прямая трансляция Конвенции шла прямо в приложении – для участников, которые не смогли посетить мероприятие.
На Q&A-сессии с топ-менеджерами компании мы использовали демонстрацию вопросов из приложения на экран. Это добавило сессии интерактивности и позволило участникам почувствовать, что каждый вопрос для компании важен и не останется без внимания руководителями.
Сами залы мероприятия были также тотально диджитализированы. По всей территории мероприятия мы расположили цифровые фото-зоны. Навигация по залам также не обошлась без цифровых решений — указатели представляли из себя интерактивные экраны и подсказывали участникам, где происходят главные события.
Такая тотальная диджитализация — это прежде всего удобство. Мы могли эффективно управлять навигацией и фото-зонами, меняя заставки в зависимости от хода события.
Наши итоги
Чтобы понять, насколько хорошо прошло мероприятие, мы всегда проводим опрос участников по его завершению. И в этом году результаты нас сильно порадовали. Рейтинг приложения составил 4,95 баллов из 5,00.
Участники писали нам слова благодарности не только о проведении самого ивента, но и о том, насколько удобным, комфортным и информативным было техническое решение.
А после Конвенции приложение и вовсе стало площадкой для обмена контентом – участники выкладывали туда свои фотографии, писали отзывы, получили вдохновение на весь следующий год и делились им друг с другом.
Некоторые из наших сотрудников и вовсе коллекционируют приложения с предыдущих ивентов и это тоже становится трендом в нашей компании.
Благодаря приложению мы получили высокий уровень информированности и вовлеченности среди участников — за период мероприятия мобильное приложение нашей платформы было просмотрено участниками более 630 000 раз.
Мы как технологичная компания при организации мероприятий используем любые новые диджитал – решения. И мы доказали, что невозможное возможно.
Любая задача может быть реализована и специалисты из команды реализации Event Rocks всегда готовы порекомендовать решение для достижения любой задачи.