Как провести идеальное деловое мероприятие?
Спросите об этом того, кто посетил сотни бизнес-конференций по всему миру в роли спикера и участника!
Леонид Бугаев — ведущий эксперт по нетворкингу, автор двух книг-бестселлеров о мобильности, маркетинге и коммуникациях, ментор стартапов и спикер международных форумов — на своей странице в facebook опубликовал текст-призыв к организаторам мероприятий. Нам он очень понравился и, с разрешения и согласования автора, мы оформили его в статью.
ЛЕОНИД БУГАЕВ:
Хотите сделать идеальное деловое мероприятие? Сначала ответьте себе на вопрос: «А зачем идут на деловые мероприятия?»
Во-первых, это удобно. Можно встретить в одно время и в одном месте сразу множество нужных людей, которые имеют отношение к определенной индустрии (на отраслевых форумах) или занимаются определенным видом деятельности (конференция маркетологов или «недели продаж»).
А во-вторых, на деловых мероприятиях можно получить информацию. Но тут не все так очевидно. Абстрактной информации в интернете пруд пруди — ешь бесплатно каждый день.
Контент
По отзывам организаторов успешных конференций участники идут за вполне определенной информацией:
- Инсайдерской. Внутренние детали организации проектов и процессов, которые привели к успеху компанию. Кейсы, лайфхаки и инсайты из первых рук.
- Достоверной. Информация на конференции верифицирована участниками рынка — организаторами, экспертами, программным комитетом, который своей репутацией отвечает за качество предоставляемых докладов и достоверность цифр. Хотя на практике это не всегда спасает.
- Актуальной. Её можно сразу использовать в своем бизнесе и проектах, не делая поправку на прошедшее время и изменившуюся ситуацию.
- Полезной. Множество посетителей могут её использовать.
- Обсуждаемой. Участники ценят возможность обсудить сразу информацию в формате диалога. Дайте участникам микрофон и возможность дополнить или скорректировать доклад. Зачастую активный участник из зала может быть более ценным источником достоверной информации чем спикер на сцене.
Состав участников
Организаторам стоит уделять не меньше внимания составу рядовых участников конференции, чем составу докладчиков/выступающих. В идеале это должны быть не «люди с улицы», а представители сообщества, которые получают синергетический эффект от взаимного общения.
Кофе-брейки и время на общение
Дайте участникам время (от 20 минут до 1 часа) между докладами и позаботьтесь об удобном месте для встреч и общения без толпы, шума и помех.
«Кулуары»
Большинство участников приходит на деловые конференции ради спикеров — так дайте им возможность задать свои вопросы и получить ответы экспертов в неформальной обстановке. На форуме Dive In Sales организаторы выделили каждому докладчику зону для общения до и после выступления. Это позволило участникам спокойно общаться с интересными докладчиками «в кулуарах».
Мелочи и детали
Идеальным деловое мероприятие делают детали. Расположение и доступность площадки. Парковка. Гардероб. Даже наличие вентиляции. Казалось бы — банально, но некоторые мероприятия до сих пор проводятся летом/зимой на неподготовленных для приёма большого количества человек площадках в душных помещениях.
Wi-Fi
Особенно «трогательно» выглядят IT-конференции, на которых нет доступа к открытому Wi-Fi или доступ ограничен в силу слишком большой нагрузки. Наличие беспроводной сети для больших форумов и мероприятий критично важно. Об этом стоит позаботиться заранее, рассчитать нагрузку и протестировать.
#Hashtags / Хештеги
Используйте официальные хештеги мероприятия. Они помогут отследить реакцию посетителей до, во время и после события и оперативно реагировать на какие-то ситуации, которые могут случиться на любом мероприятии.
Информационная стойка
Дайте возможность задать обычные и базовые вопросы специально выделенному человеку: что и где, какие изменения в программе, где её можно посмотреть и когда начало выступления интересующего спикера.
Networking-стенд
Выделите стену со стикерами, на которой участники мероприятия могут разместить свои визитки или написать свои контакты. Как показывает практика, возле такого стенда начинается активное и непринужденное общение, участники охотнее знакомятся и обмениваются контактами.
Мобильное приложение
Созданное для вашего мероприятия мобильное приложение поможет участникам в общении. Используйте проверенные решения, не занимайтесь созданием «своего уникального приложения». Это либо очень-очень дорого, либо очень-очень плохо работает. На рынке есть готовые решения, которые отлично себя зарекомендовали, например, Ивентишес.
Что обязательно должно делать мобильное приложение:
- предоставлять доступ к списку участников мероприятия и докладчикам;
- искать человека среди участников по имени, фамилии, названию компании, должности;
- показывать деловой профиль участника, включая его фото, контакты в соцсетях, e-mail / телефон. Пусть участник выбирает, открывать эти данные или нет;
- давать возможность инициировать переписку – написать и договориться о встрече;
- содержать актуальную программу мероприятия;
- рассылать push-уведомления — обновление в реальном времени; уведомления об изменении в расписании;
- помогать в навигации по площадке;
- собирать вместе фотографии с хештегом мероприятия и геолокационной меткой.
Хорошее мобильное приложение помогает перевести виртуальное общение в реальный результативный контакт и живое общение. Активный нетворкинг на площадке – основная задача вашего мобильного приложения и необходимое условие идеального делового мероприятия.
Больше идей и советов: