Инклюзивный маркетинг на мероприятиях: чек-лист подготовки

В медийном поле определённо прослеживается тренд на инклюзивность. Сегодня поговорим про  инклюзивный маркетинг на мероприятиях.

Что такое инклюзивный маркетинг

«Инклюзивность» — это включение кого-либо или чего-либо в общественный процесс.

В случае мероприятий это понятие используется для того, чтобы учитывать потребности разных гостей: в питании, площадке, месте для проведения и т.д.

Мы решили разобраться и составить чек-лист для тех, кто планирует мероприятие, где к гостям нужно особое внимание. Например, люди с ограниченными возможностями, вегетарианцы, представители разных религий и т.д.

Доступность контента

Если на мероприятии будут люди с ограниченными возможностями, то стоит:

• Обеспечить перевод речи ведущего/спикера в субтитры в режиме реального времени. Это может быть полезно не только людям с ограниченными возможностями, но и тем, кто говорит на русском языке как на втором
• Обеспечить присутствие на мероприятии переводчика с жестового языка
• Уточнить у гостей, как им будет комфортно воспринимать контент
• Предоставить после ивента материалы (субтитры, аудио) для монтажа видео.
  

Организация пространства мероприятия

Парковка и вход

• Убедитесь, что парковочные места расположены рядом со входом. Это будет удобно, в том числе тем, кому сложно долго идти
• Организуйте вход на мероприятие по времени, чтобы людям не пришлось стоять в очередях, если у вас планируется регистрация
• Разрешите вход на мероприятие за 30-40 минут до начала, чтобы гости могли найти место, которое соответствует их потребностям. Сообщите об этом участникам заранее
• Убедитесь, что пандусы находятся в доступе для гостей и вход на мероприятие ничего не преграждает

Мебель

• Назначьте сотрудников, которые помогут людям добраться до своих мест
• Важно спросить гостя заранее, какое ему подобрать место: свободный вход/выход, места рядом с мониторами, где транслируются субтитры и т.д.
• Для гостей на инвалидных колясках нужно бронировать сразу два места, чтобы было куда поставить оборудование. Либо к каждому гостю поставить отдельного человека, кто будет привозить и увозить коляску в специальное помещение, а также будет помогать с перемещением
• Убедитесь, что размеры стульев подходят для всех типов тела

Помещение

• Большинство столов должны быть высотой от 70 до 75 см и иметь не менее 70 см зазор для колен. Это обеспечит людям на инвалидных колясках комфорт
• Убедитесь, что дорожки имеют ширину не менее 1 м, а границы у них чёткие
• В любом месте площадки мероприятия гость, имеющий дополнительное оборудование для перемещения, должен иметь вокруг не менее 1,5 м пространства
• Лучше ограничить использование стробоскопов. Если вы их используете, предупредите участников об этом заранее
• Туалетные комнаты должны быть оснащены для всех групп людей и иметь дополнительные комнаты для малоподвижных людей
• Выделите место, где люди могут оставить своих служебных животных и собак поводырей в течение дня

Дизайн и декор

• Убедитесь, что вывески, надписи понятны и читаемы. Добавьте цветовой контраст, оптимальный размер шрифта
• Не используйте декор, который может задеть чувства людей. Избегайте стереотипности или хайпа на новостной повестке. Все должно быть уместным и комфортным для участников.

Организация питания

• Запросите пожелания по питанию. Предоставьте варианты различных диетических ограничений / предпочтений, особенно если ваше мероприятие проходит во время религиозного праздника
• Назначьте конкретное место для получения специальных блюд (например, кошерных и халяльных), чтобы их по ошибке не забрал другой гость. Сообщите об этом месте заранее
• Не забудьте про безалкогольные напитки
• Займите места в зонах банкета/фуршета для участников с ограниченными возможностями
• Убедитесь, что для людей с ограниченными возможностями достаточно места, блюда промаркированы и персонал готов помочь получить еду

Политика коммуникации на мероприятии

Как правильно

• Если у вас закончились забронированные места, скажите: «Извините, у нас закончились доступные варианты мест. Я рад сопроводить вас на другое, если вам так будет комфортно», а не: «Этот человек инвалид, и ему нужно уступить. Можете, пожалуйста, пересесть?»
• Проявляйте инициативу и спрашивайте, прежде чем помогать. Если вы видите того, кому нужна помощь, обратитесь так: «Здравствуйте, я один из сотрудников. Дайте мне знать, если я могу что-то сделать, чтобы помочь вам сегодня»
• Будьте готовы к возражениям. Некоторые люди ценят свою независимость. Но это не повод, чтобы человеку совсем не помогать. Действуйте мягко
• Не бойтесь спросить гостя, как вы можете обеспечить его комфорт. Вместо того чтобы сказать: «Нет, извините», попробуйте спросить: «Какие удобства вам необходимы? Может быть, мы сможем найти другое решение» или «У меня нет ответа на этот вопрос, но позвольте мне найти кого-то, кто может помочь.»

Как не стоит

• Не используйте «громкие» слова для обозначения групп людей - это может звучать слишком стереотипно, например, «инвалид», «недееспособный», «травоядный» и т.д.
• Люди с ограниченными возможностями не всегда видны, и человек может не захотеть раскрывать инвалидность. Но всегда будьте с ним в контакте и в любой момент будьте готовы помочь
• Не повышайте голос, избегайте чрезмерного зрительного контакта с людьми, идеология которых вам не близка
• Поговорите напрямую с человеком с инвалидностью, а не с его сопровождающим

Музыка

• Плейлисты должны откликаться аудитории. Избегайте песен с непристойными, сексистскими или пренебрежительными текстами
• Выбор музыки может укрепить стереотипы. Не используйте провокационные песни
• Фоновую музыку не делайте громкой, это может понравиться не всем
  

Подготовка спикеров

Если на мероприятии планируется выступление спикеров:

• Попросите всех докладчиков устно представиться перед выступлением
• Спикеры должны говорить медленно и чётко, чтобы информация легче воспринималась
• Стремитесь к разнообразному составу выступающих, чтобы программа откликнулась наибольшему количеству гостей. Свяжитесь со спикерами заранее, чтобы обсудить, какие темы запрещены
• Пусть будут разные точки зрения на темы. Консультируйтесь с представителями групп, которые планируются на мероприятии
• Рассмотрите выступающих на всех профессиональных уровнях. Проведите исследование и найдите докладчиков, у которых есть интересные истории и разнообразный опыт. Не приглашайте только медийных личностей
• Разработайте с модератором тайминг так, чтобы у всех было одинаковое время на выступление
• Предоставьте копии не конфиденциальных презентаций по запросу

Мероприятия онлайн

Если ваше мероприятие планируется в online-формате:

• Каждый участник события должен познакомиться с платформой, учтите, какие препятствия могут возникнуть. Протестируйте работу сайта на фокус-группе
• Во время мероприятия обеспечьте субтитры, жестовое сопровождение
• Предоставьте людям различные способы вовлечения, помимо прямых вопросов спикеру (например, отправка вопросов через чат). Для этого подойдёт специальное приложение для мероприятий.
• Помните о тайминге и предоставляйте 5-10 минутные перерывы каждый час, если выступление планируется длинное
• Модераторы должны периодически читать вслух любой контент из чатов, чтобы все получили доступ к информации
• Остановитесь после того, как был задан вопрос, дайте возможность всем успеть его понять

Мерч

• Убедитесь, что мерч имеет отношение только к событию, а не относится к происхождению, полу, чертам гостей и т. д.
• При заказе одежды убедитесь, что у вас есть размеры для всех фигур, включая прямые и приталенные модели, унисекс, женские и мужские

Дополнительные рекомендации

Они не обязательны, но сделают мероприятие еще комфортнее:

• Пригласите гидов (это могут быть работники вашей компании), чтобы помочь слепым участникам ориентироваться
• Предоставьте инвалидные коляски или электрические скутеры, которые посетители могут забронировать на время мероприятия
• Если возможно, разрешите спикерам делиться материалами в цифровом виде
• Подготовьте встречающую команду, которая поможет людям с ограниченными возможностями
• Перевод контента мероприятия на другие языки повысит инклюзивность ивента. Поэтому обеспечьте перевод в реальном времени, чтобы охватить более глобальную аудиторию

Мы постарались собрать в статье полезные рекомендации для инклюзивных мероприятий. С изменением мировой ситуации, растет и потребность обеспечения комфорта разных групп людей на событиях.

Если учесть потребности гостей заранее, то мероприятие пройдет гладко, как для организаторов, так и для всех участников.

Надеемся, что эта статья поможет вам сделать мероприятие комфортным, а люди оставят положительные отзывы. А для того, чтобы сделать мероприятие удобным как для организаторов, так и для участников, используйте современные диджитал решения для мероприятий.

Желаем удачи!