Кейс. Решение Ивентишес для гибридного форума «ИнтерВолга»
В начале октября форум «ИнтерВолга» собрал на дискуссионной площадке профессионалов по внешним связям из разных регионов страны. Часть спикеров и участников присутствовали на форуме очно, а другая — в онлайн-формате. Обеспечить и тем, и другим комфортное участие помогло решение от Ивентишес.
Никита Востриков, консультант департамента внешних связей Администрации Губернатора Самарской области, поделился опытом организации межрегиональных правительственных форумов в сегодняшних непростых условиях.
НИКИТА ВОСТРИКОВ
Несмотря на пандемию коронавируса, международное сотрудничество продолжает развиваться. В августе во время ВКС сессии с руководителями ведомств ответственных за внешние связи в регионах ПФО мы выявили запрос на более интенсивные и регулярные контакты.
В сложившихся условиях нам было чрезвычайно важно создать хорошую площадку, где специалисты по развитию международных контактов могли бы обмениваться опытом и успешными кейсам с коллегами из других регионов. Кроме того, такая площадка полезна представителями федеральных органов власти, чья деятельность связана с координацией внешнеэкономических связей регионов.
И 8-9 октября по инициативе Администрации Губернатора Самарской области состоялся первый межрегиональный форум по международному сотрудничеству «ИнтерВолга».
Форум состоялся в гибридном формате. Все спикеры и участники из Москвы подключались в режиме видеоконференции. Делегации от регионов были минимальны. При этом мы организовали онлайн-трансляцию, чтобы рядовые сотрудники профильных департаментов в регионах могли также принять участие в работе форума.
При подготовке мы задумались, как нам дать полную информацию о спикерах и докладах и оперативно оповещать участников об изменениях в программе.
Плюс мы хотел помочь всем участникам — и тем, кто был на площадке, и тем, кто смотрел трансляцию, — познакомиться, обменяться контактами. Форуму необходимо было мобильное приложение.
Мобильная трансляция
Мы обратились в Ивентишес, так как это международная компания, состоящая из компетентных и профессиональных людей. Менеджеры Ивентишес подсказали что можно организовать онлайн-трансляцию прямо в приложение, и это оказалось очень удобно.
Мы организовали съемки трансляцию из аудитории с нескольких ракурсов, чтобы картинка выглядела более динамичной.
Мы также использовали приложение, чтобы вывести в эфир вице-губернатора Самарской области В.Н.Терентьева, который обратился к участникам с приветственным словом, находясь в дороге между Самарой и Казанью. Ему не нужно было ничего дополнительно устанавливать, получать ссылки, вводить пароли — всё уже было интегрировано в приложение “ИнтерВолга”.
Культурная программа
Некоторые из участников форума прибыли в Самару впервые, другие были в нашем городе, но давно, до ЧМ-2018, и не видели всю новую построенную инфраструктуру. Для них мы сделали в приложении раздел с гидом по городу — «Куда пойти?», «Что посмотреть?», «Что привезти в подарок из Самары?». Мы собрали интересные факты о городе, подготовили подробные описания для каждой точки и фотографии.
Мы также создали в приложении раздел с картой города и отмеченными на ней достопримечательностями, чтобы участники могли самостоятельно посетить какие-то культурно значимые объекты.
Ещё один раздел приложения — «При участии». Обычно этот модуль используют для спонсорских интеграций. У нас спонсоров не было, потому что организатор мероприятия — Администрация Губернатора. Но мы использовали раздел, чтобы обозначить наших «больших» коллег из федеральных ведомств — Совета Федерации, Министерства иностранных дел, Минэкономразвития и т.д. Мы разместили в разделе логотипы ведомств и ссылки на сайты.
Раздел «фотогалерея» нужен в приложении, чтобы участники могли скачать себе на смартфон в хорошем качестве снимки от нашего фотографа.
Push-уведомления я лично прописывал. Признаюсь, задача «обернуть» приложение в уведомления показалась мне непростой. Потом проджект-менеджер Ивентишес дал шаблон, и я с удовольствием оперативно смог расписать каждое уведомление.
Мы присылали участникам уведомления с напоминаниями о расписании, приглашениями на кофе-брейки и обеды, приветственными словами. Попытались сделать это не слишком шаблонно, чтобы участникам было интересно взаимодействовать с приложением.
Сервис и выездная поддержка
Нашим спикерам и участникам приложение очень понравилось, а нам, как организаторам, безумно понравилось работать с командой Ивентишес. Наш проджект-менеджер был постоянно с нами в контакте, быстро реагировал и вносил изменения.
Государственные структуры все немного неповоротливые, и тем приятнее иметь дело с подрядчиком, где всё — на расстоянии щелчка мыши. Я думаю, это потому, что Ивентишес — часть крупной международной ИТ-компании. С какими-то локальными маленькими разработчиками у нас вряд ли получилось бы создать такой вау-эффект.
У нас на мероприятии присутствовал сотрудник выездной техподдержки от Ивентишес. Это было крайне круто, что можно подойти и на месте решить какие-то вопросы.
Было пару моментов, когда у нас затягивались панельные дискуссии и приходилось быстро вносить изменения в расписание и график push-уведомлений. И когда модератор говорит: «Я приглашаю вас в следующий зал для проведение следующей сессии», – в эту же секунду у участников пиликают телефоны — пришло уведомление с приглашением.
Мы обязательно будем в дальнейшем использовать решения Ивентишес и рекомендовать коллегам.