Онлайн-корпоратив на 1500+ участников для Inventive Summit

Ежегодно гости охотно пользуются функциями платформы и участвуют в активностях. В будущем мы продолжим внедрять цифровые возможности в наши мероприятия и уверены, что Event Rocks снова поможет нам создать событие, которое объединит участников вне зависимости от географии их проживания! — Евгений Титов, продакт-менеджер корпоративного портала.

Организация корпоративных мероприятий — это искусство создания событий, способных объединить сотрудников, укрепить корпоративную культуру и замотивировать команду. В эпоху цифровизации такие мероприятия всё чаще переходят в онлайн-формат, открывая новые возможности и ставя перед организаторами ряд задач.

Онлайн-ивенты требуют особого подхода: необходимо обеспечить техническую стабильность платформы, создать интерактивные элементы для вовлечения участников и сохранить ощущение присутствия гостей, несмотря на их физическую удалённость. Кроме того, важно учитывать часовые пояса участников, обеспечить доступ к материалам и возможность взаимодействия между коллегами.

В таких условиях платформа Event Rocks, становится незаменимым помощником. Она предоставляет организаторам инструменты для создания полноценной экосистемы мероприятия: от проведения интерактивных сессий до геймификации и сбора обратной связи. 

В феврале этого года состоялся Inventive Summit — ежегодное корпоративное онлайн-мероприятие, организованное для сотрудников группы компаний. Чтобы узнать больше о специфике его проведения, мы взяли интервью у Евгения Титова, продакт-менеджера корпоративного портала и получили обратную связь от проджект-менеджера Event Rocks, Елены Зубаревой.

О саммите 

Inventive Retail Group — один из лидеров на рынке ритейла в России, который объединяет и развивает известные бренды. Уникальная российская группа компаний, которая объединила в себе B2C, D2C и B2B сегменты. Inventive Summit — ежегодное мероприятие для сотрудников нашей компании. Руководители собирают команду, чтобы подвести итоги года, обсудить планы и просто провести время вместе. В этом году саммит прошёл онлайн, и это уже не первый раз, когда мы используем платформу Event Rocks для его организации.

Для нас было важно не просто провести онлайн-встречу, а создать целое событие — с интерактивами, общением и торжественной атмосферой. Онлайн-формат даёт много возможностей, но у него есть свои нюансы. В этом случае особенно важно удержать внимание участников, наладить удобную коммуникацию и сделать так, чтобы каждый чувствовал себя частью команды: задавал вопросы, участвовал в конкурсах и не только.

Брендированная платформа — инструмент для продуктивного взаимодействия 

Одна из ключевых задач онлайн-мероприятия — сделать его удобным для участников и спикеров. Мы используем платформу Event Rocks с 2020 года, поэтому сотрудники хорошо знакомы с её возможностями и легко ориентируются в интерфейсе. Это позволило нам сразу сосредоточиться на контенте и взаимодействии, а не на технических моментах.

Сотрудничество с Евгением прошло динамично и без сложностей. Как обычно, он сразу запросил доступ к админке, отметив, что интерфейс понятный и всё можно быстро настроить самостоятельно. После обновления графики и технической версии приложения мы передали готовый проект клиенту. — Елена Зубарева, проджект-менеджер Event Rocks.

Важным инструментом стало расписание. В нём была детально прописана программа саммита: время выступлений и интерактивных сессий. Участники добавляли интересующие их события в избранное, чтобы не пропустить ключевые моменты. А если возникали вопросы к спикерам, можно было сразу перейти во вкладку «Обсудить» и оставить комментарий.

Также активно использовался раздел «Спикеры». Здесь сотрудники находили информацию о каждом выступающем: должность и контактные данные. Благодаря этому участники заранее знакомились с экспертами и могли выйти с ними на связь после саммита.

Евгений быстро настроил профили участников и подготовил платформу к запуску. Основной функционал, который использовался: трансляции, расписание, опросы и общий чат. На ближайшие три месяца команда планирует активно использовать чат — готовимся к повышенной активности. — Елена Зубарева, проджект-менеджер Event Rocks.

Единое цифровое пространство для гостей и организаторов

Мы добавили в платформу раздел с презентациями спикеров. Во время трансляций гости в один клик открывали доклад в формате PDF и следили за ключевыми тезисами. Это позволило участникам не только лучше воспринимать информацию, но и сохранить материалы для дальнейшего изучения.

Ещё одним важным инструментом стал общий чат. Здесь участники активно общались друг с другом, делились эмоциями, загружали фото и обсуждали выступления до, во время и после саммита. Кроме того, чат также использовался и организаторами для оперативной публикации важных объявлений и напоминаний о ключевых моментах программы. 

Опросы и обмен контентом — залог комфортного ивента

На платформе работали два специальных раздела: ФотоLife и Видеохаб. В ФотоLife участники загружали фотографии, делились яркими моментами и добавляли мемы, а в Видеохабе были собраны нужные видеоматериалы в формате интервью. Они оставались доступными после завершения мероприятия.

Кроме того, мы использовали опросы, которые помогали понять, насколько участникам нравится программа и какие активности заходят лучше всего. Голосования проходили в режиме реального времени, а их результаты помогали сразу адаптироваться к настроению аудитории.

Геймификация — неотъемлемая часть корпоративной культуры 

Кульминацией Inventive Summit стало традиционное подведение итогов года. В разделе «Прямая трансляция» участники смотрели трансляцию, где президент компании рассказал о достижениях команды, объявил победителей в различных номинациях и отметил вклад каждого сотрудника в развитие компании. Этот момент особенно важен — признание успехов мотивирует сотрудников и укрепляет командный дух, даже если мы находимся в разных уголках страны.

Однако саммит — это не только подведение итогов, но и активное участие. Одним из самых вовлекающих элементов мероприятия стала геймификация. В ходе саммита сотрудники выполняли задания и зарабатывали баллы, которые отображались в разделе «Рейтинг». Там же была вкладка с правилами, где подробно объяснялось, за какие действия начисляются баллы: добавление фото в профиль, прохождение опроса, публикация постов в соцсетях и многое другое.

Главным стимулом для участия стали призы. За накопленные баллы сотрудники получали брендированный мерч компании, гаджеты и другие полезные подарки. Призовой фонд был внушительным, а победитель, занявший 1 место, получил робот-пылесос Xiaomi.

Вывод 

Благодаря платформе Event Rocks сотрудники получили удобный инструмент для взаимодействия, а организаторы — экосистему, которая помогла сделать саммит динамичным, интерактивным и запоминающимся.

Ежегодно гости охотно пользуются функциями платформы и участвуют в активностях. В будущем мы продолжим внедрять цифровые возможности в наши мероприятия и уверены, что Event Rocks снова поможет нам создать событие, которое объединит участников вне зависимости от географии их проживания!