Уникальный технологичный форум, покоривший пермский рынок

URAL EVENT FORUM — новый успешный формат

URAL EVENT FORUM — это формат, который мы попробовали впервые. До этого мы проводили обучающий курс и узкоспециализированные встречи. Возможно, в будущем форум состоится вновь, но пока окончательного решения о периодичности проведения мероприятия нет.

На форуме присутствовали более 300 человек. Он состоял из двух площадок, одна из которых — основной зал, посвящённый трендовым и визионерским темам, где выступали лидеры мнений и трендсеттеры. В другом зале «Совесть» в течение дня освещались узкоспециализированные блоки: вопросы, посвящённые креативам, ведущим свадебной индустрии и другие.

Такой формат оказался успешным — людям интересны разные аспекты. Во-первых, они могли свободно перемещаться между площадками без ограничений. Во-вторых, могли послушать разные темы: новые и те, что им более близки.

Аудитория форума

На мероприятии предусмотрено несколько треков для разной аудитории: представителей ивент-индустрии в широком смысле, организаторов, фотографов, видеографов и специалистов самых разных event-направлений. С другой стороны, мы приглашали маркетологов частных компаний, крупных предприятий Перми, пиар-специалистов и тех, кто отвечает за продвижение и СМИ в небольших организациях. У нас также были отдельные блоки по упаковке. А ещё мы пригласили блогеров, потому что сейчас каждый из них проводит мини-мероприятия, встречи, конференции и нетворкинги.

Интерактивные зоны и мир digital

Наш форум отличается от других конференций множеством интерактивных зон. В течение встречи участники могли делать digital-фотографии, фотографии в классической фотозоне. Были музыкальные группы, диджеи, а также фееричное и красочное after party, после которого прошла ещё более классная вечеринка.

Мы исходили из того, что ивенторы — это те люди, которые всегда делают праздник для других, а сами очень мало отдыхают. Поэтому нам было важно, чтобы они и поучились, и отдохнули.

В небольшом зале, посвящённом узкоспециализированной тематике, темы выступлений менялись каждый час: кухня ивента, креатив в ивенте, свадебная индустрия. В основном зале освещались темы, которые объединяют разные отрасли: особенности брендинга событий, продвижение, как собрать команду, упаковка продукта и себя как специалиста, юридическая безопасность в ивенте, как продавать себя и свои услуги.

Нюансы и особенности подготовки к форуму

Когда делаешь такое событие впервые, важно получить доверие аудитории. На первых этапах нюансы были связаны с привлечением трафика на мероприятие. У людей было много вопросов, например, кто будет спикером. Как мы знаем, программа мероприятия может меняться вплоть до начала самой встречи, поэтому нельзя было заранее с точностью проинформировать участников о спикерах.

Нам было важно донести ценность до наших посетителей и рассказать, почему нужно обучаться новому в индустрии ивента — профессиональной отрасли, где люди строят компании, бизнес-корпорации.

В остальном подготовка к форуму заключалась в поиске и подборе декора, площадки и продвижения программы. Эти этапы для нас понятны, поэтому мы шли по заранее разработанной схеме.

VIP-зоны и свобода выбора тем

У нас был билет категории VIP и отдельная VIP-зона, где участники, которые приобрели эти билеты, могли пообщаться со спикерами, задать вопросы, разбирать конкретные кейсы. Большинство спикеров находились на площадке весь день, и это очень здорово, потому что они были открыты к общению и постоянно находились в лёгкой коммуникации с гостями.

Также было разнообразие digital-зон от коллег из Екатеринбурга. В этом нет ничего нового, но зоны добавили ивенту технологичности. Возможность перемещаться между локациями — ещё одна фишка. Можно выбирать то, что более интересно — строить свой персональный трек на конференции. Люди это очень ценят.

Идея создания приложения для мероприятия в Перми

Мы ездили в Сочи компанией пермских организаторов на Global Event Forum. Мы прожили и прочувствовали мероприятие в приложении Event Rocks. Я, как организатор в Перми, раньше уже проводила мероприятия с данной платформой. Так как мероприятие заточено под сферу ивент-индустрии, хотелось вложить частичку своих знаний, возможностей и поделиться с коллегами, с аудиторией, кто не был знаком с платформой (а их 99,9%), новыми решениями.

Приложение — открытие для пермского рынка

То, что у нас было своё приложение — это отдельный вау-эффект для пермского рынка. На встрече люди это отмечали. Идея внедрения приложения пришла к нам от Оксаны, за что большое ей спасибо. Хотя с платформой я познакомилась давно, когда принимала участие в конференции в Москве.

В ивент-индустрии есть стереотип, что приложение — это сложная многоуровневая разработка с нуля и особые инвестиции. У вас всё удобно, уже есть понятные шаблонные решения, нужно лишь добавить какие-то нюансы.

Также мы пригласили партнёров — это преимущество для них: возможность интеграции и продвижения, бонусы к упаковке их партнёрского пакета. Приложение — это удобство для гостей в плане навигации по программе, потому что тем было много. В параллельном узконаправленном зале на панельную дискуссию садились от 3 до 5 спикеров. Запомнить, кто в какое время выступает, сложно. Мы отправляли гостям push-уведомления и направляли их потоками — это очень удобно.

С другой стороны — это возможность коммуникации. Я понимаю, что, возможно, она не до конца была нами использована, но на будущее всегда есть что улучшить. Например, для общения и нетворкинга. На форуме люди предпочитали живое общение, но я знаю, что переписки и знакомства через приложение тоже случились. Также мы попробовали собрать обратную связь с помощью платформы, но из-за того, что создали анкету поздно, получили мало ответов. В следующий раз будем публиковать анкету заранее, чтобы получить больше вовлечения.

Была позитивная, активная обратная связь от гостей в моменте, потому что приложение — это открытие для них. На welcome мы доброжелательно показывали и рассказывали, как скачивать программу Event Rocks, как ею пользоваться. В течение дня подходили к каждому гостю, проговаривали, что они могут сделать и какие фишки найти для себя в приложении.

Креативная геймификация с партнёром в приложении

У нас была реализована геймификация с партнёром кафе «Пастарь», которое находилось на площадке, где проходило мероприятие. Цель партнёра состояла в том, чтобы привлечь новых посетителей.

Партнёры разработали тест из 5 креативных вопросов о приготовления пасты. За ответы дарили подарки. Гости, которые пошли на обед в это кафе, могли получить подарок или прийти уже в другой день за бонусами, вкусным ужином и приятным времяпровождением.

Остальные наши партнёры и спонсоры мероприятия не успели придумать геймификацию: у нас было ограничение по времени для реализации этой активности. В следующий раз было бы здорово предлагать конкретные кейсы взаимодействия партнёрам мероприятия в рамках геймификации.

Вывод

Мы бы хотели сказать большое спасибо команде Event Rocks, которая оперативно сработала, постоянно давала обратную связь и поддерживала нас на нашем мероприятии. Поблагодарить специалистов, которые разработали платформу под наше мероприятие, а также коллег, которые приехали к нам в Пермь и выступали на ивенте.

Хочется всегда больше времени и рук, поэтому давайте дружить и делать ещё больше мероприятий в будущем!