Как приложение помогает поддерживать статус и заботиться об участниках. Кейс Форума «Россия — Спортивная держава»

С 17 по 19 октября в Уфе прошёл XII Международный Форум «Россия — Спортивная держава» — крупное и статусное деловое событие с разнообразной и сложной программой. Когда мероприятие предполагает сразу несколько направлений, включает множество залов и выставочных стендов, приложение — залог удобства и участников, и организаторов. 

Рассказываем, какие функции платформы помогли гостям не пропустить ни одного выступления и успеть на все запланированные встречи. 

О форуме

Площадка объединяет представителей государственных и региональных органов власти, спортсменов, бизнес и СМИ для комплексного обсуждения ключевых вопросов, решений и дальнейших планов по развитию спортивной отрасли. Именно на форуме «Россия – спортивная держава» подводятся итоги работы и ставятся новые задачи по достижению национальных целей развития спорта в нашей стране. По традиции каждый год мероприятие проходит в новом городе, и этот не стал исключением. Событие 2024 года проходило в Уфе — столице Республики Башкортостан.

На мероприятие приехали не только представители российских регионов, но и зарубежные гости из более чем 50 стран. 5000 представителей индустрии посетили трёхдневную деловую программу, состоявшую из 40 круглых столов, панельных дискуссий, лекций и сессий. В 3 музеях были представлены 100 тематических стендов, где участники знакомились с богатым наследием Башкирии: флорой, фауной, пчеловодством, музыкальной культурой и многим другим. 

Насыщенная программа, удобное расписание и нетворкинг 

Так как программных потоков много: от стратегических сессий до соревнований, было важно, чтобы участники могли легко переключаться между ними в зависимости от того, какой трек их интересует. В ходе ивента они открывали программу, где было разделение по локациям: Дворец борьбы, зал №1, зал №2, Центр фехтования и видели, какое событие проходит на площадке. Интересующая сессия добавлялась в «избранное» и календарь смартфона с автоматическим напоминанием за 5 минут до начала. 

В ходе ивента более 1000 участников назначили встречи в приложении. Гости заходили во вкладку «встречи» и нажимали на кнопку «выбрать собеседника». В поисковой строке вводились интересующие должность, ФИО и компания. Со списком участников гости заранее знакомились в соответствующей вкладке. Это позволило назначать более продуктивные встречи и устанавливать партнёрские связи.

Новости, push-уведомления и онлайн-трансляция 

Организаторы активно пользовались функцией «уведомления», отправляя информацию на смартфоны гостей. Также в приложении была вкладка «новости». В ходе форума гости знали, где и когда проходят торжественные вручения, конкурсы, презентация спортивных объектов. 

Площадка была большая — на этажах проводились встречи, заседания, активности. Чтобы участники видели, что происходит в каждом из залов, организаторы добавили функцию трансляции, интегрировав в приложение ссылки на стриминговую платформу. 

Она велась с нескольких площадок, и в приложении было удобно выбрать интересующий зал и присоединиться в один клик со смартфона или компьютера. 

Выставочная экспозиция со схемой 

Одновременно с деловой программой на форуме работала выставка «Современный спорт. Инновации и перспективы», где ведущие представители индустрии показывали свою продукцию. Так как стендов было много, в приложении создали подробную схему выставочного зала и составили список экспонентов.

Участник заходил во вкладку «партнёры» и мог ознакомиться с каждым, чья продукция представлена на выставке: была добавлена общая информация, род деятельности, контакты и сайт. Нажав на кнопку «показать на карте», участник «проваливался» в схему выставочной экспозиции, где было видно расположение интересующего стенда. 

Навигация и трансфер 

Международный форум — это всегда волнительно. Важно, чтобы все гости добрались до отеля/гостиницы, смогли отдохнуть и успеть на все активности. Специально для решения этой задачи на платформу добавили карту мест, где проходили деловые и культурные активности. Все точки были кликабельные. Участники нажимали на место, например, Спортивный комплекс «Динамо» и видели расписание сессий, проходивших там. 

Чтобы все участники не опоздали на свои рейсы и добрались до отелей, добавили в приложение документы с подробной информацией: временными промежутками, таблицами с запрещёнными для переноса вещами и шаттлами. 

Вывод

Приложение не только упростило навигацию и коммуникацию для участников, но и стало важным инструментом повышения эффективности всего ивента. С его помощью удалось синхронизировать множество параллельных программ, улучшить взаимодействие между участниками и оптимизировать логистику, что особенно важно для международного ивента.