Ведущий или модератор? Почему для деловых ивентов только один ответ?

На каком месте по значимости стоит для организаторов деловых мероприятий вопрос о ведущем программы? Нередко где-то в конце списка. О ведущем вспоминают в последний момент — ведь «что сложного в том, чтобы предоставлять слова спикерам и объявлять перерывы? С этим любой справится». И это ошибка, которая дорого обходится.

Деловые события трансформируются, и один из важных элементов этой трансформации — изменение роли ведущего. На смену «бизнес-конферансье» приходят профессиональные модераторы.

Модератор выходит на сцену

Еще несколько лет назад (некоторые скажут – пять, а совсем придирчивые – семь) ни о каких модераторах деловых событий никто и не слышал. На деловых мероприятиях порой и вовсе не было никакого специального ведущего — эту роль выполнял кто-то из команды организаторов, либо кто-то из дружественных спикеров. И сейчас нередко бывают мероприятия вообще без центрального ведущего — спикеры просто сменяют друг друга по таймингу.

Но общий тренд на «фестивализацию» деловых мероприятий диктует свои правила — никакой скуки и занудства, никакого лишнего пафоса, простое, дружелюбное и полезное общение. Не каждый эксперт и организатор способен работать с аудиторией в таком режиме. И организаторы для начала стали приглашать вести программу профессиональных ведущих вечеринок и корпоративов. Это был не лучший выбор.

«Деловые мероприятия стали все больше приобретать неформальный характер, и для их ведения стали привлекать ведущих ― в том числе из развлекательного сектора. Но конференция или форум ― это всё-таки не бесшабашный новогодний корпоратив или юбилей компании. Любая нелепая ужимка, неловкая шутка или яркая манерность может испортить всё мероприятие, вызвать негативную реакцию участников или возмущение задетого высокого гостя. А это уже отражается на экономике и политике отношений с целевой аудиторией», — рассказывает Григорий Айриев, профессиональный модератор деловых событий и один из со-организаторов сообщества TOP Moderator.

Пришло время для профессиональных модераторов деловых событий — ведущих особого толка, умеющих быть одновременно неформальными и уместными, понимающих, что такое стиль и tone of voice бренда мероприятия, и умеющих им соответствовать.

Задачи модератора

«В моей практике и в моём представлении модератор — это специалист, который чётко знает предмет, цели встречи, обсуждения и управляет его ходом, — раскрывает Екатерина Коляда, директор и дизайнер проектов и конференций АКМР. — Он следит за временем и фокусом каждого участника на его роли, помогает уточняющими вопросами и собственными высказываниями максимально раскрыть тему и взаимодействует с аудиторией. Именно от него зависит атмосфера, темп, вовлечённость всех участников в работу, качественная проработка темы и подведение итогов в заданный промежуток времени».

Модератор на деловом мероприятии — не герольд, провозглашающий спикеров и не шут-тамада, а гостеприимный хозяин, умело управляющий коммуникацией между участниками и спикерами.

Татьяна Анисимова, руководитель департамента «Фонда стратегических разработок» так определяет задачи модератора: «Профессиональный модератор готовит сценарий проведения сессии, знакомит с ним спикеров, также разрабатывает и согласовывает представления спикеров, подводки между их выступлениями. Он даёт высказаться участникам из зала и управляет дискуссией, следит за таймингом, чтобы у каждого спикера было время высказаться, а также гуманно относится к участникам, дабы избежать информационного перегруза».

Таким образом, задачи модератора:

подготовка сценария сессии, согласование выступлений с глубоким погружение в тему;
участие в обсуждениях на уровне эксперта;
профессиональная организация групповых коммуникаций (обмен знаниями/опытом, дискуссии, мозговые штурмы, голосование, нетворкинг и др.) в том числе с использованием современных диджитал-инструментов;
контроль эмоционального состояния аудитории и его коррекция (айсбрейкеры, активаторы, провокации);
управление дискуссией;
контроль тайминга и соблюдения сценария;
проведение экспертных интервью со спикерами и участниками мероприятия;
стимулирование и модерация общения на платформе мероприятия.

Хорошо также, если модератор может «переобуться на ходу» в ведущего торжественной и развлекательной части мероприятия — церемония награждения, гала-ужин, афтепати.

«В наших мероприятиях один и тот же человек может начинать как ведущий церемонии открытия, а потом пересаживаться в кресло модератора и продолжать именно модерировать деловую сессию. Но это разные роли. И я эту разницу всегда подчеркиваю» — рассказывает Наталья Евневич, председатель правления ГК «Конкорд» и организатор проекта «День MICE в регионах России».

Есть у модератора и ещё одна важная функция, о которой организаторы часто забывают: быть, по сути, лицом бренда компании-организатора или бренда самого ивента, если он публичный.

Григорий Айриев: «Ведущий делового мероприятия - этуцо тот человек, который воспринимается участниками, как его "лицо" или "хозяин", который стоит на первой линии контакта и олицетворяет собой имидж и репутацию всего мероприятия. Именно он задает качество коммуникаций и формирует впечатление от предоставляемых услуг».

Модератор VS Ведущий

Ключевое отличие модератора от ведущего в более глубоком погружении в тему и высокой степени самостоятельности.

«Ведущий работает только по сценарию, модератор умеет самостоятельно принимать решения, вести и направлять дискуссию. Он, по сути, и сценарист, и режиссёр, причём одновременно в моменте», ― подчеркивает Татьяна Флеганова, руководитель уральского «Конгресс-бюро».

С ней согласна и Екатерина Коляда: «От ведущего требуется чёткое ведение мероприятия, в своей манере либо по текстам, заготовленным для него. Погружение в тему и знание людей в данном случае не требуется. Главное - создание определённого настроения, следование сценарию и таймингу и увязывание всего происходящего вокруг под заданную тему. Модератору же необходимо быть в теме: знать каждого спикера и содержание его выступления, познакомиться заранее и со спикерами, и с их материалами, возможно, уточнить или скорректировать их выступления, выстроить свой сценарий обсуждения, последовательность спикеров и, возможно, предложить лучший формат».

Бывает, что на мероприятии заявлен модератор, но его роль ограничивается словами приветствия, заключения и фразой «слово предоставляется...». По мнению Татьяны Анисимовой, именно наличие этой фразы показывает, что на площадке ведущий, а не модератор.

Время найти модератора

Когда организатору мероприятия стоит начать поиски модератора? Все опрошенные нами эксперты согласны, что делать это нужно в самом начале подготовки мероприятия.

«Лично я стараюсь делать все заранее. Поэтому на некоторые события договариваюсь с модераторами за год, — рассказывает Влад Метревели – президент М.А.М.А (Международного Альянса Модельных Агентств). — На мой взгляд, модератора нужно согласовывать в тот момент, когда становится понятно, кто будет спикером. Спикеры и модератор должны говорить на одном языке, это точно!»

Наталья Евневич старается найти модератора даже раньше, чем завершён поиск спикеров: «Я всегда в поисках модератора и хедлайнера, а лучше парочки, с запасом. Это две ключевые фигуры, остальные спикеры проявятся в ходе подготовки. Поэтому искать начинаю в самом начале подготовки. Это сразу задает правильный уровень и обеспечивает внутреннее спокойствие для меня как организатора».

Главный совет экспертов – не затягивать с выбором персоны, которая в итоге станет лицом мероприятия. Дело — это тонкое, неторопливое и озаботиться им стоит заблаговременно.

Где искать?

Хорошо, если среди экспертов отрасли есть достаточно известный и харизматичный человек, обладающий профессиональным навыком управления дискуссией. И хорошо, если такой человек согласиться стать модератором.

Екатерина Коляда: «Когда я готовлю конференцию, семинар или сессию и у меня есть состав спикеров, и среди них есть человек с навыками модератора (отслеживание времени, фокус, умение вовлекать в беседу, интерактивность), то предлагаю эту роль ему. Если таковой отсутствует, и участники сложные или мало друг друга знают, я приглашаю эксперта, который спец в данной теме и одновременно обладает отличными навыками модератора и коммуникатора. Но даже в этом случае мне всегда нужен и общий ведущий/модератор мероприятия, который следит за общим регламентом и может помочь любому модератору по отдельной сессии, если всё-таки что-то пошло не так».

Если среди доступных экспертов рынка нет никого с навыками ведущего или нужен «универсальный солдат», чтобы организовывать коммуникации на сложных межотраслевых событиях или работу в деловом и развлекательном стиле одновременно, можно и нужно привлечь на эту роль профессионального ведущего-модератора деловых событий.

Сама профессия «модератор деловых событий» в России пока только формируется. Приходят в неё разным путем.

Кто-то начинал как ведущий развлекательных мероприятий, но углубился в сферу бизнес-обучения или событийного маркетинга. Опыт в развлекательных мероприятиях обеспечивает такому модератору лёгкость слога, умение зажечь аудиторию и держать напряжение. А бизнес-бэкграунд дает необходимый уровень экспертности и умение быстро вникать в тему и управлять коммуникацией на экспертном уровне.

Второй вариант — профессионалы из деловых медиа. Их «фишки» – понимание экономических тенденций в целом и отраслевой специфики в частности, умение мгновенно вникнуть в тему и общаться на равных с людьми высокого уровня. Такой бэкграунд залог уверенного ведения и модерации на солидных мероприятиях.

И, наконец, третий путь – люди из бизнеса, как наёмные менеджеры, так и собственники. Те, кто много лет вел деловые сессии, тренинги или бизнес-дискуссии в своих рынках. Они давно чувствуют себя уверенно и в работе со спикерами и в общении с залом и готовы развиваться в этой нише. Такие топ-менеджеры — идеальное «лицо» для событий с аналитическим уклоном или с острой дискуссионной повесткой.

«На наших с вами глазах появляется новая востребованная профессия, — отмечает Елена Конвисар, основатель проекта “ЭКСПОшкола” и продюсер деловых событий, — в России, где ивент-бюджеты B2B заказчиков неумолимо перетекают из развлекательного сектора в нишу деловых мероприятий, работающих на бизнес их компании, потребность в профессиональных деловых ведущих и модераторах будет только расти».

Больше про организацию деловых событий: