Возвращение в офлайн? Ближайшее будущее корпоративных мероприятий

За месяцы локдауна ивентщики освоили виртуальные мероприятия и оценили преимущества онлайн формата. Одновременно стали очевидны и его недостатки. Мы спросили ивент-менеджеров компаний, планируют ли они возвращаться офлайн в ближайшие месяцы и каким видят будущее корпоративных мероприятий.

Суровый локдаун позади, регионы постепенно снимают ограничения на проведение мероприятий, индустрия оживает. Но планирование офлайн мероприятий все ещё рискованное дело со множеством «если» в уравнении успеха — «если не будет второй волны ограничений», «если откроют авиасообщение», «если будут соблюдены все требования безопасности» и т.п.

Некоторые компании уже успели провести первые офлайн-события в новых условиях, другие так хорошо освоились в реалиях онлайн-коммуникаций, что пока не видят смысла рисковать. Но и те и другие сходятся во мнении, что виртуальные мероприятия не смогут на 100% заменить живое общение, но позволяют решать много задач не менее эффективно.

Когда без офлайн-встречи можно обойтись

При определении формата мероприятия — онлайн, офлайн или гибрид, — в первую очередь надо смотреть на цель.

Для чего компании проводить это мероприятие и можно ли достичь цели без живой встречи и рукопожатий.

«Хотим мы все встретиться очно? Безусловно хотим! Есть ли в этом необходимость? Не всегда, — говорит Али Батукаев, ивент-менеджер Faberlic, — Надо ли везти в Москву людей из других городов и стран, чтобы прочитать им лекцию о новом продукте, если это можно прекрасно сделать с помощью вебинара или цифровой конференции?»

За месяцы локдауна организаторы стали хорошо разбираться в технологиях и инструментах для организации виртуальных событий. Да и сами технологии шагнули вперед — появились новые решения, позволяющие эффективно решать многие задачи.

Вторая причина, почему компании не спешат в офлайн — забота о потенциальных участниках, которые могут быть не готовы к массовым скоплениям людей.

Елизавета Григорьева, руководитель направления организации деловых поездок ГК «Ланит», рассказала, что все мероприятия для сотрудников и партнеров компании, которые планировались на осень, отложены на неопределенный срок.

Вопрос о них даже не поднимается в компании, и причина этого — в потенциальных участниках. «Мы видим что среди наших партнеров есть много тех, кто очень серьезно относится к соблюдению мер безопасности. Просить их рисковать своим здоровьем ради очной встречи мы не хотим», — говорит Елизавета.

Желание сэкономить бюджет тоже может быть серьезным аргументом в пользу онлайн-форматов. Виртуальные мероприятия обходятся компаниям дешевле за счет экономии на трансфере и проживании участников. Но дешевле — не значит бесплатно.

Качественное виртуальное мероприятие тоже стоит немало, — согласны организаторы корпоративных событий, — а экономия на виртуальной площадке и качестве трансляции может свести на нет все усилия команды.

«У нас появилось понимание, что онлайн — это тоже дорогая история, если мы хотим делать его качественно, — добавляет Али Батукаев, — тот „онлайн“, который мы делали раньше — совсем не тот „онлайн“, который мы стали делать в период изоляции.»

С ним согласна Ксения Пучкова, руководитель административного отдела АО SoftLine: «Нельзя сказать, что онлайн мероприятия это бюджетно. Качественные онлайн-мероприятия это дорого».

Чем плох онлайн

Все эксперты согласны, что онлайн-формат никак нельзя назвать панацеей от всех проблем. У него много особенностей и ограничений.

Первое и главное, что отмечают эксперты — в онлайн гораздо сложнее удерживать внимание участников, сохранять вовлеченность.

«Мы проводили обучающие онлайн-мероприятия для сотрудников, и нам было важно, чтобы все участники усвоили материал, — рассказывает Ксения Пучкова, — Помимо того, что участники оказались в условиях, когда вокруг куча отвлекающих факторов — у кого-то дома нет рабочего места, кого-то отвлекается на смартфон или работу — некоторым из них просто сложно воспринимать информацию визуально или на слух».

Ксения рассказала, что после первого опыта в онлайн, когда стали видны проблемы с удержанием внимания, её команда провела типирование участников. Результаты анкетирования показали, что около четверти участников — кинестетики.

«Мы поняли, что внимание этих 25% мы, как бы ни старались, скорее всего потеряем. Просто потому, что этим людям надо потрогать, понюхать, почувствовать энергию вокруг себя, чтобы быть вовлеченными», —делает она вывод. Сейчас Ксения с воодушевлением готовит первые офлайн-мероприятия и ждёт их как праздника.

«Самая большая активность онлайн-участников была у нас в марте. Потом как у всех: люди поехали на дачу, на шашлыки, и мы стали терять участников в эфире, — рассказывает Надежда Дмитриева, генеральный директор «Синергия Тревел» и организатор онлайн-форумов «Синергия». Надежде и её команде пришлось приложить немало усилий, чтобы удержать участников.

«Пандемия взбодрила наш мозг, — признается Надежда Дмитриева, — Мы раньше знали, как сделать интересное мероприятие на 300, 500, 1000 человек. Привезти, увлечь, развлечь — спикеры, танцы, фуршет. А вот как удержать участников онлайн-мероприятия в эфире, чтобы они не убежали от компьютера? Это бодрило мозг, приходилось придумывать каждый раз что-то новое, чтобы они также остались с нами»

Контент — вторая большая сложность онлайн форматов. Диджитал предполагает совершенно иные требования к содержанию мероприятия и форме подачи.

Елизавета Григорьева поделилась опытом участия в большом количестве онлайн-конференций и форумов, в том числе международных. В большинстве этот опыт был печальным: «Во время пандемии я видела много попыток имитировать офлайн онлайном, сделать виртуальное мероприятие максимально похожим на реальное. Мое субъективное мнение: эксперимент провалился».

Третий аргумент против онлайна — он всем уже порядком надоел.

«У нас в рамках нашей европейской команды проходил онлайн-тимбилдинг, — рассказывает Елена Веселова из Marriott International, — Да, это было интересно, мы с коллегами пообщались, боевой дух поддержали. Я хотела сделать что-то подобное и для партнеров, но в итоге передумала. После того, как карантин сняли, все настолько устали от онлайна, что принимать участие в каких-то онлайн активностях стали намного реже».

Елена решила, что её команда лучше будет планировать какие-то небольшие, но офлайн мероприятия на начало осени.

Риски офлайн

Около половины (46,7%) организаторов корпоративных мероприятий, участвовавших в онлайн-встрече «MICE-метаморфозы», уже успели провести первые офлайн-мероприятия после снятия запретов.

В большинстве своем это были небольшие встречи до 100 участников. Но даже если вы не планируете масштабного массового мероприятия, выход в офлайн может быть сопряжен с рисками.

Самый очевидный риск — действующие ограничения на проведение мероприятий. Никаких единых инструкций и регламентов не существует, решение об условиях проведения мероприятий принимают регионы. В каждом регионе свои требования к площадкам, организаторам, форматам, порой совершенно странные.

«Еще в феврале мы договорились с площадкой в одном из ближайших к Москве регионов о проведении в августе программы для абитуриентов „Школы Лидерства“ с ежедневными тренингами, спортом и обливанием холодной водой, — рассказывает Надежда Дмитриева, — За четыре дня до мероприятия площадка говорит, что не может нас принять, потому что у нас участникам 17 лет, и они должны быть только в сопровождении родителей. Такие ограничения действуют в регионе».

В итоге команде организаторов пришлось срочно искать альтернативу. Вместо военно-спортивной базы в регионе, участников заселили в московскую гостиницу, а обливания пришлось проводить на автомобильной парковке.

Если нет возможности перенести площадку, остается только экстренный переход онлайн. Так случилось с другим мероприятием, которое готовила команда «Синергии» в Архангельске. Сотни тысяч туристов со всей страны посещают регион, но провести деловое мероприятие там нельзя из-за ограничений.

Второй большой риск офлайна связан с авиаперевозками и закрытием границ. Даже если сегодня в какую-то из стран уже можно спокойно улететь, это не означает, что запрет не вернется в октябре-ноябре вместе со второй волной эпидемии ковида.

Чтобы планировать выездные мероприятия за границей или мероприятия с участниками из других стран, требуется изрядная доля смелости.

«Мы идем к офлайну очень осторожно, маленькими шажками, — говорит Ксения Пичугина, — мы десять раз продумываем, как всех обезопасить, как сделать участие максимально комфортным для всех».

Ксения, скрестив пальцы, готовит первое выездное мероприятие в Стамбуле, где планирует собрать участников из разных стран присутствия компании. Она надеется, что границы к тому времени не закроют опять и коллеги смогут наконец встретиться лично после нескольких месяцев изоляции.

Потому что живого общения, в конечном счете, ничем не заменишь.

Материал подготовлен на материале онлайн-дискуссии «Мероприятия нашего времени: реалии, впечатления, результаты» проекта «MICE Метаморфозы».