По данным международной консалтинговой компании McKinsey, общая цифровизация и внедрение технологий в нашу жизнь помогли обществу совершить скачок вперед как минимум на пять лет. Это, безусловно, касается и индустрии встреч и мероприятий.

В этой статье мы рассмотрим, как изменилась ивент-индустрия и какие стратегии стоит использовать для организации успешного гибридного мероприятия.

Что такое гибридное мероприятие?

Пространство мероприятий изменилось навсегда — теперь многие организаторы пробуют гибридный формат, и остаются в восторге от его возможностей.

Чтобы понять эти изменения, давайте начнем с признания того, что существует много точек зрения, какое мероприятие можно назвать гибридным. Однако, на самом базовом уровне, большинство гибридных мероприятий содержат следующие элементы:

две совершенно разные аудитории, которым необходимы индивидуальные программы мероприятия, чтобы сделать его посещение увлекательным и подстегнуть вовлеченность;
некоторые элементы, которые будут общими для обеих аудиторий, чтобы каждая их них чувствовала себя частью существенного и важного общего опыта.

В пост-пндемийном будущем гибридные мероприятия становятся частью «новой нормальности». Они сочетают глубокую вовлеченность, возможную при общении лицом к лицу, с неоспоримо широким охватом, который стал возможным благодаря виртуальными технологиями.

Вы по-прежнему работаете с одним мероприятием, но теперь вам нужно адаптировать его к двум разным опытам: живому и виртуальному.

Как гибридные мероприятия меняют «ландшафт» ивент-индустрии?

Все, кто занимается организацией, планированием и участием в мероприятиях, сталкиваясь с гибридными мероприятиями, вынуждены перестраивать свое мышление. Гибридные мероприятия меняют очертания индустрии, потому что они:

позволяют организаторам максимально увеличить охват аудитории, повысив доступность события;
получить более высокую отдачу от инвестиций (ROI);
уменьшить ущерб для окружающей среды от проведения ивента;
предлагают гибкие варианты как в плане стоимости участия, так и в плане времени, которое будет необходимо посвятить мероприятию;
дают возможность привлечь больше участников и получить больше информации о них;
предлагают более ощутимые возможности для спонсорства;
требуют новых технологий и аудиовизуальных стандартов как для самих организаторов, так и для площадок;
предоставляют основу для постоянного взаимодействия с существующей или новой аудиторией;
в краткосрочной и среднесрочной перспективе обеспечивают безопасность очно присутствующих участников и соблюдение санитарно-эпидемиологических требований.

Ваша виртуальная аудитория — это не та же самая аудитория, которую вы видели раньше на уже «классических» офлайн-мероприятиях. Они могут быть меньше знакомы с вашим мероприятием, могут быть младше или старше привычной аудитории, могут искать совершенно другой для себя контент или впечатления.

Шесть столпов гибридного ивента

Решение «пойти по гибридному пути» означает, что многие знакомые вам элементы организации и проведения мероприятия становятся более сложными. В конце концов, вы приглашаете новую аудиторию (виртуальную), у которой другие потребности, ожидания и мотивация посещения вашего мероприятия.

Но с какой стороны лучше подойти к планированию гибридного мероприятия? Для ответа на этот вопрос существуют шесть ключевых элементов гибридной стратегии. Вы можете использовать их как основу для планирования мероприятий в целом.

Маркетинг. Определите для себя план коммуникаций, нацеленный на различные аудитории с подходящим опытом в рамках вашего мероприятия.
Площадка. Выбор площадки для вашего мероприятия должен основываться на двух вопросах: как обеспечить безопасный опыт на площадке и как уникальная среда площадки повлияет на впечатления от мероприятия.
Контент. Продумайте все проблемы созданий контента и доставки его офлайн- и онлайн-участникам.
Сообщество. Попробуйте спланировать, как вы сможете обеспечить участникам единый опыт, который объединит эти разные аудитории.
Спонсоры и экспоненты. Используйте новые масштабы гибридного мероприятия для повышения осведомленности и привлечения потенциальных клиентов для спонсоров и экспонентов.
Аналитика. Сбор и активация данных среди лично присутствующей и виртуальной аудитории поможет получению новых идей, максимизации ценности мероприятия и подтверждения его эффективности.

Цели и задачи гибридного мероприятия

При планировании гибридного мероприятия необходимо сначала определить свою цель и задачи (как и в случае с любым другим мероприятием). Когда вы проясните свою цель, вы сможете начать построение прочного фундамента для своей гибридной стратегии.

Чтобы не прогадать в постановке целей события, ответьте для себя на следующие вопросы:

Какой виртуальный и живой опыт вам необходимо предложить, чтобы привлечь и заинтересовать участников по обе стороны взаимодействия?
Как гибридное мероприятие и общий опыт его участников в целом будут отражать бренд вашей компании?
Как общий тон, посыл и тематика мероприятия повлияют на предлагаемый вами контент?
Как среда и форматы доставки контента добавят ценности вашему мероприятию и повысят вовлеченность участников?
Нужно ли вам получить доход от мероприятия сразу же?
Как вы обеспечите ценность и рентабельность инвестиций для спонсоров?
Какие механики лидогенерации вы сможете применить?
Как вы сможете поддерживать интерес к мероприятию или к участникам после его завершения?

Необходимость угодить двум разным аудиториям позволяет охватить более широкий диапазон целей. Что становится хорошей новостью для спонсоров и других поставщиков, которые могут извлечь выгоду из этих расширенных возможностей.

Стараемся избежать распространенных ошибок

При организации гибридного мероприятия, вы должны быть уверены, что не совершаете распространенных ошибок, в числе которых:

Экономия на ресурсах. Не пытайтесь обеспечить одинаковый опыт всем участникам мероприятия. Лучше выберите более увлекательные активности, используя преимущества формата для каждого участника. Перестройте свое мышление, чтобы взглянуть на мероприятие целиком. Не забудьте подумать и о том, как они будут сочетаться друг с другом.
Изоляция виртуальных участников. Благодаря мобильным устройствам, современным платформам и другим технологиям можно обеспечить полноценный и увлекательный опыт для всех. Не совершайте ошибку, просто транслируя офлайн-часть мероприятия онлайн-зрителям. Подумайте, что вы можете добавить, чтобы сделать его более привлекательным и интерактивным для виртуальной аудитории.
Пренебрежение финансами. При проведении гибридного мероприятия необходимо подготовить экономическое обоснование дополнительных расходов, которые вы понесете, показать ценность всех компонентов, которые вы собираетесь добавить, и то, как все они объединятся для создания наилучшего опыта.
Отсутствие эффективной спонсорской стратегии. Гибридные мероприятия открывают новые возможности для спонсоров и поставщиков. Не забывайте работать с ними, чтобы исследовать новые способы разработки контента и его продвижения.

Тщательно продумайте внутренние ресурсы и опыт, необходимые для проведения гибридных мероприятий. Их организация занимает больше времени, так как режиссирование и постановка мероприятия могут потребовать проведения тендеров, а также творческой разработки. Что-то из этого можно выполнить собственными силами, но также может потребоваться аутсорсинг, что усложняет жизнь организаторам мероприятия.