Виртуальная площадка на трех языках. Кейс международного форума Trans Expo Odesa 2020

Шестеренки экономики должны вращаться, несмотря на связанные с пандемией ограничения. Международные деловые события могут и в онлайн-формате быть столь же полезными и продуктивными, как и в офлайн – доказано организаторами форума Trans Expo Odesa – компанией «МедиаКомпасс» (25 лет опыта в инвент-индустрии) и международным журналом «Судоходство».

Как провести мероприятие онлайн на трех языках, как сделать виртуальный форум полезным для участников и партнеров и почему нельзя верить спикерам, рассказывает Ольга Зеркалова, руководитель департамента выставок и конференций компании «Медиа Компас».

ОЛЬГА ЗЕРКАЛОВА:
Мы планировали проводить форум в гибридном формате (оффлайн и онлайн), и у нас всё было готово к этому. Но обстоятельства нам не дали, и 23-й международная конференция по транспорту и логистике Trans Expo Odesa 2020 состоялась 27-28 октября в онлайн.

По нашей статистике на конференции было 249 участников из 22 стран, более 40 спикеров. Аудитория мероприятия — руководители и топ-менеджеры транспортных и логистических компаний, перевозчиков, представители государственных структур, а также представители иностранных посольств и консульств.

Целью было — дать площадку для общения, решения насущных проблем транспортной отрасли, актуальных обсуждений. У нас было несколько секций, были аналитические доклады, доклады по инвестициям в транспортную инфраструктуру Украины, панельные дискуссии.

Виртуальная площадка

С виртуальной площадкой конференции мы определились заранее, еще когда планировали гибридный формат мероприятия и думали, как объединить участников на площадке и участников онлайн. Мы остановились на платформе Ивентишес, как на наиболее приемлемой для решения наших задач.

Платформа позволила нам сделать онлайн-мероприятие интерактивным. С ее помощью мы проводили опросы, голосования. Задействовали возможность геймификации и подарили бесплатные билеты на следующее наше онлайн-мероприятие в 2021-м году четырем самым активным участникам конференции. Баллы начислялись за активность в официальном приложении и за вопросы спикерам.

Вторая задача, которую решала платформа — взаимодействие между участниками и нетворкинг. Как оказалось, участники чаще использовали платформу для знакомства и обмена контактами, а потом переходили для личного общения в привычные им мессенджеры или продолжали общение по почте.

Онлайн-формат был для многих участников непривычен. Когда мы общались с участниками, говорили, что будет онлайн вместо офлайн, многие не понимали, как это и что это. Здорово, что сегодняшние технологии онлайн позволяют уйти от формата просто говорящих голов к чему-то более интерактивному.

Участники в итоге оценили, что у нас было приложение. Оценили возможность при помощи приложения, поддерживать связь друг с другом еще длительное время после мероприятия. Оценили, что у них в мобильном телефоне остаются все контакты, все презентации спикеров и другие полезные материалы.

Мы делали приложение на трех языках: на русском, украинском и английском. Это было очень непросто для нас, потому что каждое предложение нужно было на три языка переводить. Это была не простая задача и для команды Ивентишес, от которой требовалось быстро размещать огромное количество контента. Но тем не менее наши усилия того стоили и мероприятие прошло на высоком уровне.

Работа со спикерами

Наша команда не заказывала специальную студию, а устроили студию непосредственно в своем офисе. У нас было два модератора: основной модератор конференции и модератор чата. Была команда тех. поддержки, которая нам гарантировала бесперебойный интернет и так далее.

За несколько дней до мероприятия мы естественно протестировали связь со всеми спикерами, проверили, чтобы у них работали микрофоны, камеры, дали свои рекомендации по освещению, помогли с установкой виртуального фона. Многие спикеры, например, не знали, что фон можно и нужно брендировать под себя, под свою компанию. В этом плане мы дали несколько советов и рекомендаций, чтобы сделать их участие более результативным.  

По опыту прошлого нашего онлайн-мероприятия Smart City Odesa мы знали: чтобы мероприятие прошло четко и слаженно, нужно предварительно хорошо поработать со спикерами.

Многие спикеры тогда говорили нам, что им тест не нужен: «мы в Зуме много раз работали, у нас все хорошо, все здорово.» А вот, когда мы начинали подключаться, оказывалось то какие-то проблемы с микрофоном, то проблемы с камерой, которые нужно было срочно решать. Сейчас, во время Trans Expo Odesa, мы учли этот опыт и каждого спикера тестировали в обязательном порядке.

Технические вопросы: хороший и надежный интернет, отсутствие технических проблем у спикеров — это musthave онлайн-мероприятия, то что просто необходимо.

Партнерские интеграции

В монетизации форума акцент был сделан на партнерские интеграции и нам было важно сделать участие партнеров максимально полезным. Мы задействовали для этого множество интерактивных возможностей.

Например, генеральный партнер, КТО HHLA (Контейнерный терминал Одесса), хотел пригласить всех участников конференции к себе на терминал чтобы провести живую экскурсию. Когда стало понятно, что из-за ограничений это невозможно мы решили сделать виртуальную экскурсию.  Буквально за день до мероприятия сняли презентацию. Видео было быстро смонтировано и запущено в эфир на форуме. Эта фишка оказалась очень интересной, необычной и позволила участникам погрузиться в виртуальную реальность. На этой презентации было видно море и ветер, гуляющий по терминалу.

Итоги и результаты

Trans Expo Odesa это третий опыт в проведении онлайн-мероприятий для нашей команды.

В первый раз, это был просто небольшой вебинар в ZOOM, который мы проводили для наших постоянных партнеров. Второй опыт — форум Smart City Odesa, который тоже состоялся полностью онлайн в сентябре. И  Trans Expo Odesa — самый масштабный и статусный проект из всех — больше спикеров, больше тем, больше интерактива.

Хотя я, как организатор мероприятия, нашу работу оцениваю достаточно критично, участники дали мероприятию высокую оценку. Мы провели опрос в приложении, чтобы собрать обратную связь и видим, что участники в целом довольны форматом и содержанием. Полезность мероприятия участники оценили на 9,65 баллов из 10, качество выступлений — на 9,74, формат проведения — на 9,65.

Наш опыт показал, что за гибридными ивентами будущее. Мы, конечно, стремимся в офлайн и будем проводить офлайн-мероприятия при первой же возможности. Но цифровые технологии придадут нашим событиям больше интерактивности, обеспечат более широкими возможностями для нетворкинга, новыми впечатлениями.

Наша компания и дальше будет искать новые возможности, чтобы обеспечить максимально интерактивный онлайн нашим партнерам и клиентам.