Александра Жирновская: Инструменты вовлечения участников деловых событий
Вовлечённость участников — задача №1 для организаторов мероприятий. От того, удастся ли превратить посетителей в активных участников, зависит польза и эффективность ивента для его стейкхолдеров, уверена Александра Жирновская, руководитель центра по связям с индустрией школы MACS и организатор мероприятий с 15-летним стажем.
Теме вовлечённости и управления ею был посвящен вебинар Александры «Микс-форматы и инструменты вовлечения участников деловых событий» в рамках сообщества организаторов мероприятий Timepad. С разрешения автора публикуем основные идеи из вебинара.
АЛЕКСАНДРА ЖИРНОВСКАЯ:
Бенджамин Франклин говорил: «Скажи мне — и я забуду. Учи меня — и я попробую запомнить. Вовлеки меня — и я научусь». Только так — через вовлечение — учатся взрослые люди.
Есть много определений вовлечённости аудитории мероприятия. Мне нравится такое: «Это целенаправленная стратегия трансформации посетителей в активных участников для достижения целей как организаторов, так и участников события».
Ключевое слово здесь — «стратегия». Мы должны постоянно, на всех этапах подготовки ивента, держать в фокусе внимания всё, что влияет на вовлечённость.
Факторы, влияющие на степень вовлеченности
Я выделяю восемь таких факторов.
1. Лояльность. Если мы работаем с лояльными участниками, у нас есть фора. Нам не нужно тратить усилия на установление доверия между организаторами и аудиторией, оно у нас уже есть. Дальше ― задача управлять ожиданиями и фокусом внимания.
2. Физическая активность. Пригласите гостей мероприятия объединяться в группы, перемещаясь по залу, поднимать руки при голосовании, больше аплодировать или помочь реорганизовать сетап в зале. Физическая активность участников на мероприятии поможет снять усталость и напряжение и лучше воспринимать информацию.
3. Релевантность интересам. Сосредоточиться на неинтересных вещах участник может лишь очень короткое время и до тех пор, пока не появится первая возможность переключиться на что-то более интересное или важное: соцсети, кофе, рабочие вопросы. Вернуть такого участника в рабочее поле сложнее, а выводы, которые он сделает о мероприятии, будут не в вашу пользу. Тематические треки, смена форматов, лаунж для интровертов, нетворкинг-зоны помогают «не упустить» участника.
4. Увлекательность Переживание участниками ярких положительных эмоций качественным образом повышает вовлечённость. Через эмоциональное воздействие, элементы шоу, иммерсивность донести ключевое сообщение проще, а обратную связь получить быстрее. Важно не потерять содержание в погоне за wow-формой.
5. Соревновательность. Добавьте элемент соревновательности в мероприятие: самый интересный вопрос спикеру, наибольшее число знакомств среди гостей, максимальная активность в соцсетях, самые продуктивные идеи и т.д. Соревноваться могут как группы, так и индивидуальные участники. Важно, чтобы соревнования соответствовали общим задачам мероприятия, а их условия были прозрачны и доступны всем гостям.
6. Признание. Внедряйте форматы, которые дадут участникам возможность поделиться своим опытом и знаниями друг с другом, расширить их «зоны влияния» и получить обратную связь.
7. Большая цель. Что стоит за рамками конкретного мероприятия? Что мы вместе хотим изменить? Сформулируйте «большую цель» вашего проекта и транслируйте ее аудитории. Объединение вокруг общих ценностей ― фундамент для создания комьюнити вашего проекта.
Meeting design
С понятием вовлечённости тесно связано еще одно понятие, единой трактовки и перевода которого нет ни в русском, ни в английском, ― meeting design.
Понятие meeting design популяризирует и раскрывает Маартен Ваннесте в книге «Архитектура делового мероприятия. Манифест», а множество идей в этой области можно почерпнуть из книги Into the Heart of Meetings: Basic Principles of Meeting Design Майка ван дер Вийвера.
Целенаправленная работа над формой и контентом события позволяет:
- достигать цели мероприятия;
- вовлекать участников;
- улучшать нетворкинг;
- эффективнее обучать;
- управлять фокусом внимания аудитории;
- повышать явку участников;
- отстраиваться от конкурентов;
- легче получать обратную связь.
Типы мероприятий в концепции Meeting Design
1. Elementary Meetings. Попробуйте трансформировать ваши мероприятия, опираясь на культурные метафоры. В основе meeting design таких мероприятий лежат понятные социальные ритуалы, обычаи и традиции. Мы предлагаем участникам «зайти» в событие с понятным кодексом поведения.
Например, происходит слияние двух компаний. Это болезненный процесс как для сотрудников, так и для руководства, и часто ивент является значимым элементом переживания этой трансформации. Здесь очень логично ложится метафора свадьбы, на основе которой выстраивается событие.
За ежегодными собраниями компании может стоять метафора диалога, когда руководство и сотрудники выступают партнерами. Поддержать эту метафору может сетап без «пропасти» между сценой и залом. Физическое расположение участников мероприятия наравне, в едином пространстве эффективно транслирует установки компании и способствует коммуникации в нужном ключе.
2. Participation-rich format. Обогатите мероприятие интерактивными форматами, когда участники взаимодействуют в группах и учатся через опыт друг друга:
- Case Study
- Pair Share
- World Cafe
- Fishbowl
- Solution Room
3. Participant-driven format. Нестандартным решением может стать включение в программу блока, контент которого создается самими участниками. Формат unconference активно развивается в России и может стать новым этапом в организации внутрикорпоративных конференций с максимальным вовлечением сотрудников при соблюдении технологии организации.
4. Post it. Универсальный формат, который можно использовать как для больших, так и для малых групп. Участники управляют контентом мероприятия, оставляя свои пожелания о темах, которые они хотят услышать или осветить, на стикерах в специально выделенной зоне.
5. Surprising Meetings. Это мероприятия, у которых есть два сценария. Первый ― анонсированный участникам, второй, в котором «зашит» сюрприз ― неожиданный гость, необычный формат или флэшмоб.
Eventech для вовлечения участников
Технологии ― неотъемлемая часть «продвинутых» мероприятий. Благодаря eventech достичь поставленных целей проекта можно быстрее и эффективнее. Важно органично вписать технологию в проект, сделать доступ максимально легким и понятным любому участнику.
AI (искусственный интеллект)
Искусственный интеллект может объединять людей по интересам, усиливая эффект от нетворкинга. Технология Brain Dating соединяет пары участников, исходя из информации, которые они оставляют о себе в приложении мероприятия.
Облачные технологии
Редактирование общих документов, получение обратной связи от участников и спикеров, адаптация формата post-it ― легко и просто в любом из доступных облачных сервисов.
Networking
Специализированные web-сервисы или мобильные приложения с функцией нетворкинга, чата и назначения встреч незаменимы для организаторов событий от 100 и более участников. При меньшей аудитории «аналоговые» инструменты знакомств все еще востребованы, но требуют ресурсов и навыков со стороны организатора.
Голосования
Быть значимым и услышанным ― дайте участникам мероприятий эту возможность с помощью технологии голосования через онлайн-сервис или приложение. Покажите результаты на экране и получите 100% внимания аудитории.
Опросы
Бумажные анкеты остались в прошлом. В арсенале организаторов десятки вариантов сбора обратной связи онлайн от бесплатных версий Surveymonkey и Google-форм до сбора обратной связи в кастомизированных сервисах и приложениях.
QA
Облако, чат, онлайн-сервис или приложение помогут организаторам оперативно реагировать на просьбы участников. Вопросы к спикерам можно выводить на экран, поддерживая интерес к теме. Digital-инструменты с возможностью задать анонимный вопрос повышают вовлечённость и выявляют «болевые» точки аудитории.
Как измерить вовлеченность?
До начала изменений зафиксируйте, что и зачем вы планируете измерять, как это связано с целями и задачами вашего мероприятия. « SMARTуйте» ваши цели. Избегайте абстрактных формулировок типа «улучшить нетворкинг» или «обучить новому».
Откуда можно получить данные для анализа?
- Аналитика сайтов
- Системы голосований «
- Умные бейджи»
- Bluetooth-маячки
- Фотостены
- Стримминг
- Метрики приложения
- Хэштеги
- Реакции в соцсетях
В анкетах просите участников ответить на вопросы, которые помогут оценить, насколько вы приблизились к поставленным вами целям:
- Сколько новых контактов вы получили?
- Какой % новой информации вы получили?
- Какой % полученной информации вы сможете использовать в работе в ближайшие x месяцев?
- Насколько вероятно, что вы……?
- Как изменилось ваше понимание …..?
А что делаете вы, чтобы посетители ваших мероприятий были реальными участниками?
Больше идей и советов от экспертов: