Как приложение объединило 240 делегатов из 30 регионов страны

Event Rocks Team -

В апреле в Южно-Сахалинске прошёл III Цифровой форум «Здоровье населения как индикатор социально-экономического развития региона и страны в целом». Мероприятие объединило представителей медицинского сообщества, органов власти, IT-отрасли и бизнеса. Главная цель форума — обсудить роль цифровых технологий в повышении качества и доступности медицинской помощи.

Организаторы сосредоточились на удобстве участников. Например, сократили время на распределение гостей по деловым столам, заранее сформировав списки. Так как участники были из разных регионов России, организаторы «разбавили» деловую программу активностями — экскурсиями, которые можно было выбрать самостоятельно. Платформа Event Rocks помогла решить все поставленные задачи и усилила удобство и технологичность форума. 

О форуме 

Участники обсудили ключевые направления цифровизации, здравоохранения, внедрение технологий в систему медицинской помощи, роль межведомственного взаимодействия в повышении качества жизни граждан. Были приглашены более 240 делегатов из 30 регионов России — представители федеральных и региональных органов власти, руководители медицинских учреждений, эксперты в области цифрового здравоохранения, представители бизнеса и IT-сообщества.

Форум включал пленарные заседания, дискуссионные площадки и презентации проектов. Основные темы обсуждения касались развития цифровых технологий в медицине, повышения доступности и качества медицинской помощи, а также роли межведомственного взаимодействия.

Цифровая программа и эффективный нетворкинг 

В приложении Event Rocks участники просматривали программу в удобном формате, добавляли выбранные выступления в «Избранное» и получали автоматические напоминания за 5 минут до начала сессии. Это помогало заранее планировать свой день, а организаторам — повышать посещаемость мероприятий без дополнительных усилий.

Одна из ключевых целей форума — не только передать знания, но и способствовать профессиональному общению между делегатами из разных регионов. Для этого в приложении был реализован список участников с возможностью написать личное сообщение в чате и просмотреть контактные данные для связи. Благодаря этому функционалу участники легко находили нужных коллег, договаривались о встречах и обменивались опытом, а организаторы создавали условия для эффективного нетворкинга без дополнительных бумажных списков и презентаций.

Чтобы сделать обмен контактами ещё удобнее, в приложении была доступна функция QR-визитки. Каждый участник мог показать свой персональный QR-код на экране устройства — другой участник просто сканировал код, и контактные данные автоматически сохранялись в телефонной книге. Для организаторов это сняло необходимость печатать визитки, раздавать бумажные списки и упростило задачу: участники быстро знакомились и продолжали общение уже за пределами мероприятия.

Лёгкая координация участников: круглые столы, трансферы и экскурсии 

Участников заранее распределили по 12 круглым столам, по 10 человек за каждым. В приложении гость мог узнать, за каким столом ему предстоит работать. Для удобства в системе была предусмотрена отметка о наличии свободных мест для тех, кто не попал в основную рассадку, чтобы все желающие могли присоединиться к обсуждениям.

Поскольку форум проходил сразу на нескольких площадках, для перемещения были организован раздел с транспортом. В приложении участники находили номер своего автобуса, количество пассажиров и видели список попутчиков. Это помогло избежать задержек при посадке и обеспечило чёткую координацию всех трансферов.

После завершения деловой части для участников форума была организована бесплатная экскурсионная программа. Благодаря приложению участники смогли записаться на интересующую их экскурсию: поездку на фуникулере в горы или посещение островных музеев. Формирование групп проходило автоматически, а организаторы всегда видели актуальные списки для корректировки программы при необходимости.

Презентации, вопросы спикерам и общение в чате 

Чтобы участники глубже погрузились в материалы форума и всегда имели под рукой полезную информацию, в приложении Event Rocks был реализован удобный доступ к презентациям спикеров. Материалы были структурированы по дням: участники открывали нужные в формате PDF, без необходимости скачивать файлы отдельно или искать их в почте. Это особенно помогало тем, кто хотел сразу закрепить информацию после выступления или вернуться к важным слайдам позже. Участники задавали свои вопросы через приложение, а модераторы оперативно передавали их докладчикам во время сессии, создавая живой диалог. 

Для связи между организаторами и участниками работал общий чат. Организаторы отправляли через него напоминания о начале сессий, информацию о трансфере и другие важные обновления. Участники в свою очередь тоже переписывались в чате: договаривались о встречах, делились впечатлениями и находили коллег.

Фотогалерея и сбор обратной связи 

Чтобы сохранить яркие моменты форума и дать возможность участникам ещё раз пережить атмосферу события, в приложении Event Rocks была доступна фотогалерея. 

Кроме того, организаторы получили возможность быстро собирать обратную связь через встроенный опрос. Участники проходили завершающий анкетный опрос прямо в приложении: оценивали качество программы, организации, работы площадок и трансферов. Результаты собирались автоматически и помогали оперативно проанализировать впечатления гостей и учесть их мнение при планировании следующих мероприятий.

Вывод 

Благодаря приложению Event Rocks организаторам удалось решить сразу несколько ключевых задач:

  • обеспечить удобную навигацию по программе форума и отдельным активностям;
  • наладить оперативную коммуникацию с участниками;
  • упростить логистику между площадками. 

Все процессы — от рассадки за круглыми столами до записи на экскурсии и отправки уведомлений — были организованы в одном цифровом пространстве. Это позволило минимизировать очереди, избежать путаницы и сделать участие в форуме максимально комфортным для представителей разных регионов России.