Карта идей и 400+ встреч. Кейс фестиваля ПиР.

История фестиваля «ПиР. Практики развития» насчитывает 11 лет. И каждый год у ивента своя тема и свое настроение. Зато участников из года в год становится только больше, а кто хоть раз побывал на «ПиРе» сразу вносит его в свой календарь на будущий год. Что делает фестиваль таким особенным, как устроено событие и почему для него важно собственное приложение рассказывает Юрий Горбак, руководитель фестиваля «ПиР».

Мероприятия-парки и мероприятия-сады

Фестиваль ПиР придумал бизнес-тренер Марк Кукушкин. Его день рождения приходится на начало сентября, и в один год Марк собрал в этот день друзей, чтобы обменяться знаниями и опытом в неформальной обстановке. Так, в формате празднования дня рождения, прошли первые два фестиваля.

Дальше фестиваль начал жить своей жизнью, и сегодня многие участники уже не знают предысторию события, да и самого Марка Кукушкина.

Но осталось главное: ПиР объединяет людей, позволяет показать свои разработки, практики, «опылиться» новыми идеями.

Фестиваль создает эффект ярмарочной площадки: бизнес может увидеть интересные ему продукты, найти и познакомиться с подрядчиком, обсудить все нюансы работы в живом общении.

Интересное описание «ПиРа» дал один из наших участников. Есть конференции -«парки»: вылизанные и чёткие, со строгим контролем контента, разделением на VIP-участников и простых смертных. А ПиР — это конференция-«сад», где могут проявиться разные люди с самым разным контентом от Гандапаса, до тренера-новичка, который только начинает практику. А потом они вместе общаются, обедают. Вот такой ПиР.

Участие в фестивале — это постоянное движение по «саду» в поисках интересных идей. Есть залы, где работают спикеры, чьи доклады прошли премодерацию. А есть свободные пространства, где спикер может выступать вне основной темы и просто делиться новостями, наработками, экспертизой.

Приложение как место для встреч

Мы используем приложение фестиваля уже пять лет. Расписание, чаты, оповещения — всё, что нужно для работы с большими потоками и группами людей.

Наша задача как организаторов — дать участникам карту для путешествия по мероприятию, построить CJM и обеспечить как можно больше точек соприкосновения и взаимодействия.

В этом году мы провели эксперимент, решили сделать приложение инструментом для встреч и общения участников.

Участники могли в приложении познакомиться с экспертами и согласовать консультацию.  Встречи, согласованные через приложение, проходили на фестивале и после него.

Например, можно было записаться на ознакомительную коуч-сессию или получить консультацию тьютора.

Тьюторы — это люди, которые помогают разобраться в сложных структурах, а ПиР как раз такой. Он многослойный и от количества возможностей гость может впасть во фрустрацию. Общение с тьютором помогает сформировать личные цели и глубже погрузиться в сумасшедшую суперинтенсивную атмосферу фестиваля.

А еще были встречи с консультантами по имиджу, стилю, продажам, с нутрициолог, экспертами по цифровизации бизнеса и проектов от 1С и Битрикс и так далее.

Всего через мобильное приложение была организована 431 консультация. Что просто невероятный результат.

Практически в каждом направлении 100% людей использовали функцию «Бронирование встречи» и в отзывах мы получили много положительных оценок.

Ещё один эксперимент был связан с организацией «Мистерии квази-магии». Автор проекта — Михаил Кларин, достаточно известный бизнес-тренер, методолог, писатель. Параллельно на шести площадках происходило некое действие. С помощью приложения мы организовали многослойный поход: группы по пять человек переходили из зала в зал и проникались концепциями автора.

Организация потоков участников

В этом году ПиР посетило 1334 гостей, а в программе было 400 выступлений. Трансляции на пике смотрело порядка 700 человек, в том числе из тех, кто был на фестивале лично.

С такими масштабами вопрос навигации по мероприятиям становится особенно важным. Во-первых, участнику нужно выбрать на какие выступления или тренинги идти сегодня и сформировать собственную карту посещений. Во-вторых, нужно понять в каком из 15 залов будет проходить каждая из активностей.

Мы оставили сайт с расписанием, но приложение играет одну из важных ролей — помогает участникам ориентироваться в программе с огромным количеством мероприятий.

А вот от бумажных программ мы отказались. Начнём с того, что это не экологично. К тому же наша программа занимает 40 страниц А4. И если мы бы давали участникам такую книгу, это было бы просто издевательством.

Я не представляю, как администрировать 400 мероприятий вручную.

Да, у нас были сдвиги и переносы. Но мы тут же вносили правки в расписание на сайте, которые через API уходили в приложение. И потом команда оповещала об изменениях через push и посты в общей ленте.

Технологическая связка с приложением — очень ценна, особенно для масштабных мероприятий вроде наших.

Практики развития и тайная комната

Для нас очень важно создавать, поддерживать и передавать атмосферу фестиваля. Мы не стандартная конференция с обедом и кофе-брейком.

Для нас важно сохранять свободу фестиваля, атмосферу сада, где каждый может найти свой тихий уголок с приятными ему цветами. И это большая работа для команды. Например, нужно составить программу, которая бы закрывала максимум потребностей участников. Но не менее важно проверить описания выступлений спикеров, чтобы гости заранее понимали, что будет и какие ожидания от фестиваля выстраивать. За 11 лет мы многое сделали в этом направлении, у нас появилась репутация.

Можно сказать, что мы «детский лагерь для взрослых». Фестиваль всегда проходит за городом. День начинается в семь утра и заканчивается только в час ночи. И то потом люди собираются с гитарой или играют в настольные игры. Они знают про многогранность и витиеватость фестиваля.

А для новых участников это порой стресс. И у нас не всегда получается выстроить CJM. Мы понимаем из отзывов, что есть какие-то элементы ивента, которые остались непонятыми или нераскрытыми участниками.

Так, в этом году мы проводили эксперимент «Секретная комната». Это была комната, которой не было в программе и её нельзя было так просто найти. Но мы пытались рассказать о ней разными методами. Те, кто узнал, были в восторге, потому что комната была посвящена образованию изнутри. Когда человек сталкивается сам с собой и может провести внутренний разговор, а не слушать других.

Мы планируем и дальше плотно использовать приложение, чтобы каждый участник мог создать собственную карту фестиваля.

Например, хотим расширить возможность тегов в расписании. Сейчас они работают как фильтры, благодаря которым мы собираем отдельные выступления в секции. В следующем году хотим попробовать сегментировать выступления не только по секциям, но и по темами. Например, кому-то интересно про корпоративную антропологию, кому-то нужны доклады о продажах. Посмотрим, что из этого получится.