4 кейса, как ивент-приложение стало гидом по городу

Ивент не заканчивается, когда с площадки вывезли последнюю машину оборудования. В «длинном хвосте» послевкусия есть впечатления от города, где прошло мероприятие.

Сотрудничество организаторов событий с отвечающими за развитие внутреннего туризма властями и локальным бизнесом идет на пользу всем. Город получает возможность рассказать о своих туристических возможностях, бизнес — доход, отзывы и рекламу, а организаторы — новые направления спонсорских интеграций и участников, довольных проявленной об их досуге заботой.

Мобильные приложения мероприятий могут стать отличным инструментом и диджитал-площадкой для такого взаимодействия.

Два подхода к использованию приложений на мероприятиях

Как правило, организаторы подходят к разработке мобильного приложения крупного городского мероприятия с двух разных позиций.

Первый вариант — приложение как «цифровой компаньон» события. Фестиваль, форум или конференция проходит офлайн на одной конкретной площадке и основная задача приложения — помогать участникам, улучшать их опыт взаимодействия с ивентом. Расписание, схемы залов, подробная информация обо всех активностях — ивент-приложение — это удобно, дружелюбно, экологично и современно.

Второй вариант — приложение как основная диджитал-площадка. Для длительных, многоформатных, распределенных во времени и пространстве событий цифровая площадка может стать главным связующим центром, точкой входа и навигатором по мероприятию.

В приложении участники составляют персональное расписание, записываются на активности и участвуют в них, узнают новости, проходят квесты по локациям фестиваля, зарабатывают баллы, знакомятся и общаются.

Если в первом случае участники вполне могут обойтись и без приложения, хотя с ним будет намного удобнее, то во втором варианте именно приложение помогает правильно взаимодействовать с контентом события.

Но и в том и другом подходе у организаторов есть возможность представить на цифровой площадке ивента туристические возможности региона. Посмотрим, как это может выглядеть на примерах.

Форум «Россия — Спортивная Держава!», Казань, 2021

Форум «Россия — Спортивная Держава!»— первое крупное офлайн событие международного масштаба в России после смягчения антиковидных ограничений. Организатором выступило Министерство спорта Российской Федерации. За три дня форума его посетили более 3000 человек, которые приняли участие в круглых столах, панельных дискуссиях, стратсессиях и любительских спортивных состязаниях.  

Организаторы стремились показать красоту и гостеприимство Казани со всех сторон. Для этого в мобильное приложение форума был добавлен раздел с афишей культурных событий города. Организаторы не создавали раздел с нуля, а просто интегрировали уже существующую мобильную афишу Казани.

Участники могли в один клик посмотреть, что интересного проходит в столице Татарстана в дни фестиваля — выставки, концерты, постановки и сразу же приобрести билет.

Совет организатору:
Узнайте какие цифровые площадки регионального туризма уже есть в вашем городе и интегрируйте их на диджитал-платформу ивента.

Фестиваль набережных ВолгаФест, Самара, 2021

В течение двух недель с 7 по 20 июня 2021 года на городской набережной Самары проходил масштабный фестиваль искусства, творчества и самовыражения Волгафест 2021. Программа фестиваля включала в себя более 100 мероприятий: концерты, театральные представления, мастер-классы, лекции и так далее.

Навигатором по всему многообразию активностей стало мобильное приложение фестиваля. Его установили более 4000 пользователей, а каждую активность добавляли в избранное от 200 до 400 раз. И это при том, что приложение было далеко не единственной площадкой для коммуникации организаторов с участниками.  

Организаторы разместили в приложении подробную карту фестиваля и афишу, а пользователи создавали собственные программы и маршруты посещения. Последние синхронизировались с календарём в смартфоне, а напоминания не давали пропустить главное.

Совет организатору:
Если вы планируете масштабный проект с большим количеством активностей на большой территории, приложение может здорово помочь участникам ориентироваться в многообразии возможностей, а вам оставаться на связи с участниками. Не забудьте заложить его в смету.

Фестиваль 404, 2021

Фестиваль 404 — легендарный ивент для разработчиков сайтов и приложений, IT-специалистов, маркетологов и продакт-менеджеров цифровых решений и всех чья карьера связана с технологиями. Для нас это личная история и любимейший кейс. Команда Event Rocks участвует в организации фестиваля, мы активно экспериментируем с возможностями приложения, чтобы потом передать лучшие практики нашим заказчикам.

Более 60% участников Фестиваля — гости из других городов. Как организаторы мы хотели показать им все красоты Самары и места отдыха. В специальный раздел приложения мы добавили короткий экскурсионный гайд по городу с интересными местами, которые сами любим и ценим, и договорились с владельцами о скидках и подарках при предъявлении бейджа участника.

Кроме того, мы пригласили местные ресторанчики и организовали фестивальный фудкорт на открытой площадке фестиваля, а приложение стало навигатором по этой фестивальной площадки.

Совет организатору:
Гид по городу не обязательно должен включать в себя только достопримечательности и рестораны. Для делового форума можно разместить, например, информацию об инвестиционных проектах и программах, для фестиваля здорового образа жизни — спортивные объекты и магазины здорового питания и так далее.

Фестиваль бар-хоппинга

Бывает, что формат ивента не подразумевает чёткого времени проведения и единой центральной площадки. Пример такого события — фестиваль бар-хоппинга, который проходил осенью 2021 года в Москве. Присоединиться к тусовке участники могли в любой момент, выбрать один из 18 маршрутов-квестов по барам столицы и отправиться в путь. В каждой точке маршрута участников ждали комплименты от заведения, концерты, дегустации и другие ивенты, которые делают «хоппинг» еще более увлекательным.

Всю информацию о маршрутах, заведениях и событиях участники находили в приложении. Там же оставляли отзывы, рекомендовали друг другу напитки, знакомились, искали компанию на вечер.

Подобная механика хорошо работает при распределённых активностях, вроде «Ночи музеев» или «Фестиваля науки». Тогда единая цифровая платформа свяжет в единое пространство площадки, районы и города.

Совет организатору.
В приложение ивента можно загрузить несколько туристических маршрутов-квестов, различной тематики: бизнес, культура, достопримечательности, тематические места или просто красивые виды.

Резюме

Платформа Event Rocks очень гибкая, она адаптируется к любому сценарию использования и легко масштабируется для событий любого масштаба.

Организаторам стоит использовать возможности мобильных приложений, чтобы помочь иногородним участникам лучше узнать город, привлечь в качестве партнеров местный бизнес и городские власти.

Для этого есть минимум 4 способа:

• Интегрировать существующие цифровые ресурсы для туристов в мобильное приложение делового, спортивного или развлекательного ивента.
• Сделать специальные разделы-гиды и привлечь к участию в нем местный бизнес.
• Использовать диджитал-площадку для масштабного или продолжительного фестиваля, городского праздника или другого события.
• Организовать в приложении квесты-маршруты по достопримечательностям или интересным местам механику.