В чек-листе организатора бизнес-конференции сотни задач. И если одно решение позволяет поставить галочки напротив нескольких пунктов сразу, оно придется очень кстати. Для организаторов ежегодной конференции Autodesk University Russia в Сколково такой палочкой-выручалочкой стало ивент-приложение на платформе Ивентишес.
Мы поговорили с Татьяной Куликовой, ивент-маркетологом и продюсером Autodesk University Russia, о том, что важно для организаторов в ивент-приложениях.
ТАТЬЯНА КУЛИКОВА:
Autodesk University Russia — это главное событие года для всех, кто активно формирует облик окружающего нас мира. Ежегодно мы собираем 1000+ профессионалов — архитекторов, инженеров, строителей. У нас очень большая программа мероприятия. Доклады идут в 8-10 залах параллельно, плюс работает выставка технологий.
Интерактивное расписание
Раньше мы всегда делали бумажную программку. Это были толстые брошюры с подробным описанием каждого доклада, которые обходились нам в 300 000 рублей. Раскладывать эту тысячу брошюр по пакетам участников было то ещё удовольствие. А потом в последний момент происходила какая-нибудь замена в программе и приходилось прямо на площадке доставать брошюры и подклеивать бумажки в расписание.
Мы стали искать альтернативное решение. Основная задача была — помочь участникам разобраться с тем, куда им пойти и что делать. Программа должна быть в цифровом формате, интерактивной, с гиперссылками, чтобы из расписания можно было перейти в описание доклада, а из описания доклада — к информации о спикере. Важно, чтобы расписание можно было фильтровать по дням, залам и тематикам. По этим критериям мы выбрали решение Ивентишес.
Ещё одна возможность ивент-приложения, очень важная для нас — push-уведомления. Бывают какие-то изменения в расписании или просто надо привлечь внимание участников к каким-то активностям — уведомления очень выручают.
Оценка докладов и опросы
Кроме удобного интерактивного расписания, нам в мобильном приложении очень помогает функционал оценки докладов. До этого мы несколько раз затевали оффлайновую оценку выступлений. Раздавали карточки с названием каждого доклада, просили людей выставлять оценки по пяти- или десятибалльной шкале, дальше эти карточки собирали и оцифровывали. Процесс был очень и очень трудоёмким.
То, что теперь в приложении участники могут оценить доклады в несколько кликов и мы получаем в итоге готовую аналитику — большой плюс.
На Autodesk University Russia мы практикуем проведение опросов и голосований участников в режиме «онлайн» с выводом результатов на экран. Раньше мы использовали для этого специализированные сервисы опросов. В этом году мы впервые использовали функционал опросов в приложении Ивентишес. Удобно, когда все интерактивные элементы собраны в одном решении и нам не нужно подключать ничего дополнительно.
Нетворкинг и общение
Конференция Autodesk University Russia проходит ежегодно. Вокруг мероприятия сформировалось своё коммьюнити профессионалов. Для них конференция стала традиционным местом встречи, сюда приходят скорее повидать старых знакомых, чем завести новые связи. Тем не менее мы хотели бы дать такую возможность нашим участникам и спонсорам.
Мы пользовались разными решениями для нетворкинга, но ни одно не «взлетело». Мы сделали вывод, что наша аудитория просто не склонна знакомиться. Гораздо более востребован у нас функционал вопросов докладчику через приложение. Удобно, что в решении от Ивентишес есть и то, и другое — и система назначения встреч, и вопросы заказчику, а еще чаты для общения участников между собой.
Связь с организаторами и другие возможности
Как показывает практика, участникам важно иметь возможность в любой момент обратиться к организаторам и оперативно получить ответ на свой вопрос. Мы сделали в приложении чат «Задать вопрос организаторам», которым участники активно пользовались.
«Недоиспользованный» нами пока функционал ивент-приложения, но чей потенциал я оцениваю очень высоко, это работа с партнерами и спонсорами.
На Autodesk University Russia проходит выставка технологий, на которую мы привлекаем партнеров. Ивент-приложение может стать отличной площадкой для продвижения экспонентов. Push-уведомления для привлечения внимания к активностям на стендах, промо-страницы в приложении для самых важных партнеров — возможностей много, но они нами пока не освоены.
Для нас ивент-приложение Ивентишес — это решение четыре-в-одном: навигация по программе, оценка докладов, опросы и нетворкинг, который у нас не очень большой, но тем не менее. Нам очень понравился процесс подготовки приложения, интерфейс панели администрирования дружелюбный и интуитивно понятный.
Я сама могла бы набивать контент, ничего сложного, но хорошо, что есть служба контента, которая готова взять эту работу на себя и освободить руки организаторам в самую горячую пору подготовки.
Мероприятие для организаторов — пик всяких накладок, «пожаров» и всего такого, поэтому если есть ресурсы, которые могут снять с организаторов целый фронт работ, организаторы будут только счастливы.
Больше кейсов: