Выездное мероприятие: успех за 5 ходов
Есть старая легенда про мудреца Сиссу, который изобрёл шахматы. Правитель страны, восхищённый глубиной игры, предложил Сиссе любое вознаграждение, какое тот только пожелает.
Мудрец попросил положить на первую клетку шахматной доски 1 зерно, на вторую два, на третью уже четыре и так далее. И оказалось, что оплатить заслуги Сиссы невозможно, ведь придётся осушить все океаны и моря, засеять их и быть может тогда получится вознаградить мудреца.
Организация выездной корпоративной конференции в чем-то схожа с доской мастера Сиссы. Только вместо зерен — накладки, сбои и мелкие неприятности.
И чем сложнее логистика ивента и чем больше участников, тем больше клеток надо закрыть. А заодно решить лавину возникающих проблем, немалую часть которых составляют организация потоков гостей и оповещения о событиях.
Ход 1. Расписание активностей
Самый популярный вопрос, который задают участники мероприятия: «А что там будет?» Лучший ответ — показать будущим участникам всю программу и тайминг, хотя бы примерный. Никто не любит неизвестность и хочется иметь опору при планировании своего времени.
Удобней всего выложить расписание в приложении мероприятия. Его можно разбить по направлениям и в удобном формате представить деловые и развлекательные активности. К тому же расписание штука нестабильная и в цифровом виде его всегда легко поправить.
А ещё есть разделение контента по группам, что добавляет удобства гостям. Можно разделить мероприятия на рабочие и активности для гостей. Разделение можно сделать ещё глубже, если рабочие встречи отсеивать по направлениям: маркетинг, стратегическое планирование и так далее.
Так, компания Visotsky Consulting проводила выездную конференцию в Турции. На одной площадке собрались бизнесмены их семьи и многочисленные спикеры. Потому было важно не только провести лекции и нетворкинг, но и организовать семейный отдых. И в рамках одного приложения расписанием пользовались сразу все гости независимо от статуса, все знали, что и на какой площадке будет происходить.
Ход 2. Собрать всю нужную информацию в одном месте
Что нужно рассказать участникам выездного ивента:
- Время и место проведения
- Как добраться на машине и сколько это может занять времени
- Где будут автобусы для трансфера (и высший пилотаж — указать марки, цвета и госномера)
- Как одеваться и какие вещи взять
- Какие планируются активности и что для них взять
Если ивент планируется в другой стране, то ещё пригодится информация о документах и прививках.
Но где хранить эти списки? Можно сделать бумажные распечатки, или почтовую рассылку, создать групповой чат в мессенджере — вариантов потерять важное сообщение множество.
Люди не выпускают смартфоны из рук и потому разместить там важную информацию — самое естественное решение. Создайте отдельный раздел «Важное», внутри ивент-приложения мероприятия, в котором всё структурировано в каталоги и подробно описано.
Тогда гостям не придётся искать по чатам или почте и лишний раз нервничать в поисках нужного сообщения.
Например, компания «Зарубежнефть» проводила выездной экофлешмоб, в ходе которого 100 семей сотрудников сажали деревья.
Компания разместила в приложении подробную карту, где отметила места посадки в автобусы и материалы с лекций по экологии.
Ход 3. Бронирование
У вас сотня гостей, несколько десятков номеров в отеле и автобусов для трансфера. Как распределить всех участников? Разложить такой пасьянс сложно, да и не нужно. Ваши гости сами могут со всем разобраться в приложении.
Загрузите список автобусов, укажите количество доступных мест и расскажите, как пользоваться функцией. Как только места в автобусе закончатся, запись автоматически закроется, так что никакого овербукинга не случится.
Бронирование можно использовать и для других задач. Например, выбрать коттедж для проживания или места за столом, записаться на экскурсию или прогулку на квадроциклах. Вариантов много, а решение простое.
В своё время McDonald's проводил большую выездную конвенцию. Они опубликовали приложение в маркетплейсах за месяц до ивента. Помимо квизов и квестов, в приложении была функция, которая позволяла выбрать себе соседа по отельному номеру.
Ход 4. Уведомления
Создайте цепочку сообщений, которая будет постоянно сопровождать участников. Начать можно с напоминания о точке сбора для трансфера, потом рассказать о месте регистрации, пригласить на первый доклад или активность.
Также можно разбить пользователей на группы и отправлять уведомления строго для них, ведь сборной по волейболу мало интересно, что там за мастер-класс у логистов.
Но настоящая мощь уведомлений раскрывается, когда нужно срочно о чём-то объявить. Например, спикер попал в пробку, опаздывает и его выступление задерживается. Или зал для выступления остался без света, нужно срочно переходить в другую аудиторию.
Тогда организаторы могут отправить уведомление о переносе времени и места, а потом уже спокойно внести правки в расписание.
Ещё уведомления пригодятся, когда вы заготовили для участников скрытую активность. Например, специальный мастер-класс, игру, небольшое соревнование или зону отдыха. Одно уведомление может принести много радости.
На своей цикловой конференции уведомления активно использовала Chiesi Pharmaceuticals. Они заранее разработали план коммуникаций, посты для ленты новостей и push-сообщений. Также в приложение добавили приглашение на индивидуальную оценку — у каждого участника было указано своё место и время.
Ход 5. Чаты и ленты новостей
Бурные обсуждения, новые идеи, нелепые фотографии и другие вещи ради которых люди куда-то выезжают — всё это нужно сохранить. Давайте представим, что у вас четыре секции. И каждый модератор фиксирует важное по-своему: в бумажном блокноте, программе-заметочнике, в наспех созданном чате или на доске.
Как потом собрать и сохранить все идеи? Создайте отдельные чаты и ленты для обсуждений в ивент-приложении. Как и уведомления их можно разделить по группам и темам, так что путаницы не будет.
В общую ленту можно постить напоминания или новости о каких-то изменениях, полезную или спонсорскую информацию, отвечать на возникшие вопросы.
Также отдельное приложение создаёт свою особенную закрытую атмосферу. Компания Playrix проводила большую конференцию для сотрудников. Команды распределены по разным городам и странам, так что очень важно собрать их вместе и познакомить, обсудить вживую какие-то сложности. Чтобы полностью погрузить участников в мероприятие, организаторы отказались от чатов в популярных мессенджерах — все коммуникации были только в приложении. Заодно такое решение позволило сконцентрировать участников на текущем моменте и не позволило отвлекаться на посторонние сообщения.
За пять ходов мы прошли из дебюта в эндшпиль и выиграли партию. Да, накладки всегда случаются и нельзя их избежать. Но вот снизить их негативное влияние можно. И поможет в этом ивент-приложение.