Новогодние торжества, итоговые конференции и церемонии награждения близко. Чтобы не омрачить впечатления и усилить безопасность на ивентах, подготовили чек-лист, на который можно опереться.
1. Дата проведения
Пара недель до Нового года — время регулярных пробок, ведь много людей едет покупать подарки или закупаться к застолью. На дату проведения также могут наложиться массовые городские мероприятия, например соревнования или локальные праздники.
Что делать? Заранее продумайте маршруты, по которым смогут двигаться гости и расскажите о них гостям.
2. Стоянки и развоз гостей
Обратите внимание на парковку и её размеры. Сможет ли она вместить десятки машин гостей, организаторов и артистов? Проще всего эта проблема решается при организации корпоративов. Попросите гостей отказаться от машин, если в них нет острой необходимости. Закажите несколько автобусов или такси, которые развезут гостей.
А чтобы было проще ориентироваться, внесите всю информацию о трансфере на сайт события, в социальные сети или приложение.
Если же это мероприятие внешнее, например церемония награждения, нужно заранее договориться с площадкой о предоставлении максимума свободных парковочных мест и очистке от посторонних машин.
3. Команда на площадке
При выборе команды оценивайте профессионализм. Помните, что желание сэкономить может дорого обойтись. Если мероприятие массовое, не забудьте о работниках первой медицинской помощи и охране, сотрудниках, которые могли бы разделять большие потоки людей на выходе.
Кроме того, координаторы активно взаимодействуют с гостями, помогают ориентироваться на площадке и отвечают на различные вопросы.
Наймите талантливых и обаятельных хостес, которые встретят гостей и займутся рассадкой приглашённых. Если предполагается фуршет с напитками, закажите выезд официантов и барменов. Так блюда будут подаваться оперативно и в лучшем виде, и ни один гость не останется без внимания.
И не забудьте договориться с подрядчиками о дресс-коде. Возможно, не все гости захотят видеть охрану в черной форме.
4. Безопасность детей и подростков
Мероприятие рассчитано не только на взрослую аудиторию? Тогда, помимо детской зоны с аниматорами и приставками, нужно позаботиться, чтобы родители не потеряли детей.
- Установите стенды с волонтёрами и рупорами, чтобы сопровождающих ребёнка было проще найти, если он уже потерялся.
- Подготовьте бейджи-наклейки и выдайте их перед началом мероприятия. На таких бейджах пишутся имя и фамилия ребёнка, а сами они с лёгкостью крепятся к одежде.
- Раздайте бумажные браслеты на клейкой застёжке. Их почти невозможно потерять благодаря прочности, несмотря на материал.
Ещё больше лайфхаков в статье:
5. Техническая составляющая
Автоматизация и цифровизация многих процессов на ивенте — главный ключ к успеху. Чтобы участники были в курсе возможных изменений из-за смены погодных условий или особенностей площадки, настройте пуш-уведомления. Это современный и удобный инструмент, который можно использовать прямо в приложении Event Rocks и разослать в любой момент времени, мгновенно оповестив всех участников о форс-мажоре.
Ещё один инструмент — карта. Участники с большей вероятностью смогут без происшествий добраться до места назначения, если настроить навигацию. Недавно в приложении появилась функция встроенных VK карт, на которых вы сможете отметить нужные точки с пояснениями для удобства участников.
6. Забота о гостях
Продумайте зоны отдыха с зарядными станциями и Wi-Fi, чтобы гости не боялись остаться без связи и активно пользовались телефонами, делая совместные фото.
Позаботиться о вместительной гардеробной и нескольких сотрудниках, которые будут оперативно забирать и выдавать одежду, исключая возможность толкучки. Если фуршета на мероприятии не предполагается, подготовьте бутылки с водой на случай, если гости захотят пить или в помещении будет жарко.
Даже незначительные мелочи могут испортить впечатление от праздника, так что даже концертная программа или фуршет не смогут его исправить.
