Мир меняется, технологии идут вперед, а ивент-отрасль остается достаточно консервативной. На деловые конференции по-прежнему проходят по бумажным пригласительным, регистрируют по распечатанным спискам, раздают участникам анкеты-опросники, которые никто не заполняет, и организуют нетворкинг в формате доски с визитками.

Между тем, использование технологий помогает намного эффективнее решать задачи организаторов, экономить бюджет и повышать ROI ивентов, утверждает Екатерина Норкина — сооснователь и партнер Newsroom, сети высокотехнологичных площадок для проведения мероприятий в Москве, продюсер деловых событий, а в прошлом — руководитель отделов конференций в газетах The Moscow Times и Ведомости.

Екатерина Норкина:

Ивенты в нашей стране — это по-прежнему очень классическая история. Я много бываю на конференциях и постоянно вижу бумажные пригласительные, регистрацию по списку, бейджи, которые никому не идут.

Мне всегда хотелось привнести технологий в любые события, которые мы делали. Сразу скажу, я против инноваций ради инноваций. Главное в технологиях — практическая польза, выраженная в эффективном решении насущных задач и экономии бюджета мероприятия. Поделюсь итогом своих пятилетних поисков лучших технологических решений для деловых ивентов любого масштаба и длительности.

Задачи, которые решают технологии

У всех ивент-менеджеров есть типовые «боли», они же – приоритетные задачи, стоящие перед организаторами на разных этапах подготовки мероприятия. Использование технологий может существенно помочь в их решении.

1. Продажи и явка. Долгий цикл продаж — обычная проблема для платных ивентов. Я сама сталкивалась с этим не раз и думала, как продавать большинство билетов заранее.

Для бесплатных мероприятий главная задача другая — обеспечить явку. Статистика говорит, что средняя явка на такие мероприятия 40-60%. Это на самом деле очень мало! Половина усилий ивент-менеджера по привлечению участников уходит впустую.

Технологии могут помочь продавать билеты эффективнее и обеспечить более высокий процент явки.

2. Автоматизация. Для того, чтобы подготовить деловое мероприятие на 100 человек, нужна команда из 3-5 организаторов. Одному делать такие ивенты чертовски тяжело. А вот одному, но с использованием технологий — вполне реально, как показывает мой опыт.

Технологии помогают автоматизировать рутинные процессы и повышают эффективность работы в разы.

3. Экономия на персонале и оборудовании. Этот пункт тесно связан с предыдущим.

Технологии могут помочь сэкономить бюджет ивента за счет уменьшения затрат на персонал и аренду оборудования.

4. Нетворкинг. Я много раз проводила опросы участников бизнес-конференций. Люди больше не приходят на спикеров. Приходят на аудиторию. Нетворкинг стал основной ценностью деловых мероприятий. При этом 80% людей испытывает проблемы с коммуникацией. Им сложно просто подойти к кому-то и познакомиться.

Технологические «штучки» помогают участникам сделать первый шаг к знакомству, а значит, делают мероприятие эффективнее и повышают его востребованность.

5. Информационный шум. Что и как участники мероприятия постят в соцсетях, очень сильно влияет на капитализацию ивента. Информационный шум вокруг ивента здорово помогает продажам на следующий год.

Технологии помогают создавать и поддерживать шум вокруг ивента в социальных сетях.

6. Анализ данных. Люблю диджитал за возможность получить прозрачные отчеты и актуальный срез данных. Удовлетворенность участников мероприятия зачастую определяется тем, насколько хорошо люди поели, насколько вежливы и дружелюбны были хостесс, какой было атмосфера и т.д. Такую аналитику, например, очень ценят бренды, когда принимают решение о спонсорстве. Срез данных с прошедшего мероприятия помогает «продать» ивент будущим партнерам.

Технологии позволяют отслеживать обратную связь в реальном времени, чтобы гибко реагировать на ситуацию, и готовить объективные отчеты по итогам ивентов.

7. Создание контента после мероприятия. Делать видео докладов по итогам ивента давно стало правилом хорошего тона.

С помощью технологий можно делать качественные видеозаписи докладов почти автоматически. Гораздо проще, быстрее и дешевле традиционного видеопродакшена.

Технологии, которые решают задачи

Ниже представлен обзор конкретных сервисов и технологий, которые я использую в своей работе и которые могу смело рекомендовать коллегам.

1. Билетные сервисы
Существуют несколько удобных билетных сервисов. Я обычно использую TimePad. Мое знакомство с ним началось больше трех лет назад, и с тех пор я практически все свои мероприятия делаю в нем. Timepad сильно автоматизирует работу. То, для чего раньше требовались недели работы и команда из 5 человек — лендинг, документооборот, организация продажи билетов, реклама ивента — теперь занимает 10 минут.

Даже бесплатное размещение ивента на билетном сервисе дает хороший трафик, а за небольшие деньги можно получить очень целевое продвижение.

Я особенно рекомендую использовать подобные билетные сервисы, когда нужно сделать ивент быстро, аудитория есть и она понятна, и задача просто продать билеты и собрать деньги.

2. Онлайн-сервисы для регистрации и нетворкинга
Четыре года назад я возглавляла отдел конференций The Moscow Times и проводила по 40 конференций в год минимум на 100 участников каждая. Когда я только начала этим заниматься, меня дико бесили бумажные списки на регистрацию.

Кроме того, что они ужасно неудобные, их использование еще и рискованно. Персональные данные участников никак не защищены. Например, ничего не мешает девочкам с ресепшн продать списки с телефонами и e-mail участников конкурентам.

И тогда мы начали использовать онлайн решения, в частности, MeetFormer. Он похож на TimePad, но более удобен для регистрации на ивент и нетворкинга. На MeetFormer вы также создаете страницу события, участники заходят на нее, авторизуются. Теперь они могут пройти на площадку мероприятия просто считав QR-код на экране своего смартфона. Сервис также позволяет участникам видеть друг друга и знакомиться, а организаторам контролировать присутствие гостей. Единственное условие ― стабильный wi-fi на площадке в любое время. Это не единственный такой сервис, есть еще несколько аналогов.

Онлайн-сервисы регистрации оптимальны для небольших ивентов на несколько часов и до 500 участников.

3. Мобильные приложения
Для масштабных событий с высоким уровнем персонализации можно сделать мобильное приложение. В отличие от веб-сервисов, приложение сохраняет функциональность даже при медленном интернете и дает множество возможностей повысить ценность мероприятия для участников.

Чтобы приложение оправдало себя, его должны установить большинство участников. Но тут все в руках организаторов. В ноябре прошедшего года я была на Web Summit,  конференции на 7000 участников, где установку приложения сделали обязательной частью регистрации. Проход на конференцию выглядел как регистрация на рейс в аэропорту: нужно было приложить к сканеру приложение с индивидуальным QR-кодом, чтобы пройти на площадку.

Приложения здорово помогают, если мероприятие очень насыщенно контентом, когда у вас много площадок, где параллельно идут мероприятия. В приложении участник может заранее сформировать индивидуальное расписание, уточнять расположение площадок на карте и т.д.

Использование приложений позволяет полностью отказаться от полиграфии — ни брошюрок, ни буклетов, ни бумажных планов экспозиции. Все, что нужно участникам, есть в смартфоне.

Это страшно звучит для некоторых организаторов. Бытует представление, что участники, особенно из старшего поколения, не готовы к отказу от полиграфии, но на практике еще никто не жаловался на отсутствие бумажек.

Еще один способ сэкономить с помощью приложений — это опросы. Еще два года назад были популярны пульты для голосований, которые прикручивались к креслам в конференц-зале и позволяли участникам участвовать в опросах. Аренда каждого девайса стоила 300 рублей. Для ивента на 5000 гостей это были просто сумасшедшие деньги.

С приложением можно проводить опросы, викторины, тесты и выводить результаты сразу на экран, что делает мероприятия интерактивными и позволяет настраивать контент под аудиторию.

Разработка собственного приложения с нуля стоит больших денег и оправдана только для очень масштабных или очень специфичных событий. Есть более простой путь — собрать брендированное приложение из готовых компонентов в конструкторе Eventicious. Это выйдет намного дешевле и быстрее.

Слабое место приложений — необходимость заранее публиковать их в AppStore и GooglePlay.  Если у вас нет на это времени, можно использовать уже предустановленное приложение-контейнер, например Event.Rocks от Eventicious.Участники загружают приложение Event.Rocks из сторов, вводят код мероприятия и «проваливаются» уже в свой ивент с брендированием и всем функционалом.

Я встречала такой вариант приложений даже на очень крупных мероприятиях. Это неплохая история, когда мало времени, чтобы запустить отдельное приложение с публикацией в сторах.

banner_1-5

4. Чат-боты
Несколько раз на мероприятиях я тестировала решение ConfBot для Telegram. Неплохо работает. Есть возможность работать с расписанием, проводить опросы, оценивать доклады, знакомиться по принципу бизнес-тиндера. Все настраивается за час в админ-панели сервиса. Но чтобы ConfBot хорошо работал, у всех должен стоять Telegram, а это довольно проблематично.

Такие же чат-боты, насколько я знаю, делают и для других мессенджеров ― для Facebook Messenger ,в частности. Но в любом случае этот сервис ограничен каким-то одним мессенджером.

5. «Говорящие слайды»
Один из моих любимых сервисов — «говорящие» слайды от Penxy. В нашей стране он пока нечасто используется, в отличие от США, где находятся 80% клиентов Penxy. Сервис записывает слайды презентации, синхронизируя их с голосом спикера или видео с камеры.

В итоге сразу же по завершении доклада у вас есть готовые видеоролики выступлений, которые вы можете публиковать, разослать участникам или даже продавать, как это делают, например, американские медики после своих конференций.

Затраты на использования сервиса несоизмеримо ниже стоимости видеопродакшена, особенно если скорость и контент вам важнее, чем красивая картинка.

6. Онлайн-сервис синхронных переводов
Еще один мой любимый сервис — стартап SpeakUS ― синхронный перевод онлайн. Сервис подключает синхронистов дистанционно и предоставляет онлайн-доступ аудитории к переводу.

Во время доклада звук с микрофона докладчика передается переводчикам через онлайн-платформу, а слушателям – через приложение на их мобильном телефоне. Переводчики при этом работают удаленно из любого места в мире.

Основатель стартапа рассказывал мне историю про форум на 10 тысяч человек в Олимпийском, на котором участникам не хватило приемников для синхронного перевода. За одну ночь организаторы с помощью сервиса SpeakUS решили проблему синхронного перевода для четырех тысяч участников.

Организаторам сервис экономит до 50 т.руб. на будке для переводчика и трансмиттерах. Идеальное решение, если у вас спикер, говорящий на экзотическом языке, для которого сложно найти синхрониста, особенно если ивент проходит где-нибудь в регионах.

7. Сервис исходящих звонков
Новый сервис, который мы только начинаем тестировать — Smartcall.io. Я знаю, что решения такого рода уже активно применяют в продажах, но и для ивентов это суперактуально.

Представьте ситуацию: у вас ивент на 500 или 1000 участников и нужно их всех обзвонить за один день. Раньше в такой ситуации мы платили девочкам-студенткам по 15-20 рублей за звонок, и они сидят и звонят целый день. Сервис Smartcall.io совершает 500 вызовов за одну минуту.

Причем это не просто автомат, который звонит и воспроизводит сообщение. Робот распознает речь и может вести диалог. Система позволяет настроить сложные сценарии разговоров в графическом редакторе.

Например, спросить: «Планируете ли вы завтра принять участие в мероприятии», в зависимости от ответа спросить: «Нужна ли вам парковка?» и занести ответ в базу данных. Очень удобно для верификации данных, в базе участников, например.

При этом такой сервис обходится в разы дешевле, чем девочки-студентки и полностью исключает человеческий фактор. У меня были прецеденты, когда я вдруг узнавала, что девочки кому-то просто не позвонили. С сервисом исходящих звонков такие ситуации исключены.

8. Wi-Fi аналитика данных
Стартап Wimark предлагает интересное решение для крупных конференций, фестивалей. Что-то вроде тепловых карт трафика. Сервис позволяет автоматически фиксировать количество участников, задержавшихся у того или иного стенда или посетивших какую-то конкретную площадку, оценивать конверсию.

В ключевых точках площадки устанавливаются wi-fi-сенсоры, которые анализируют трафик по количеству устройств с включенным wi-fi в зоне его охвата. Сервис не только анализирует количество посетителей, но и позволяет собрать информацию о них и их поведении на ивенте в виде удобных отчетов. Результаты приходят на почту организатора.

В следующем году мы с партнерами открываем новую конференц-площадку в Москве и планируем там этот сервис по умолчанию включать в пакет аренды.

Больше вдохновения от профессионалов:

banner-2-4