На любом деловом мероприятии — от форума до внутреннего корпоративного события — общение между участниками играет ключевую роль. Именно через коммуникацию формируются новые деловые связи и укрепляются внутренние команды.
Однако практика показывает, что эффективное взаимодействие между участниками не возникает само по себе. Даже при продуманной программе и качественном контенте люди могут остаться «в изоляции», если не создана понятная и удобная инфраструктура для общения.
Рассказываем, как выстроить коммуникацию на мероприятии, используя проверенные подходы и современные цифровые инструменты.
Зачем управлять коммуникацией на мероприятии?
Оставлять взаимодействие между участниками без внимания — значит терять часть ценности мероприятия. Среди основных рисков:
- слабый уровень нетворкинга, даже при потенциально ценной аудитории;
- низкая вовлечённость отдельных групп, особенно новых участников или гостей из регионов;
- ограниченный объём обратной связи для организаторов;
- отсутствие ощущения участия в общем процессе.
Организованная коммуникация помогает устранить эти проблемы и повысить уровень общения.
Практические способы улучшить коммуникацию
1. Дать участникам возможность познакомиться друг с другом заранее
Если у гостей будет доступ к информации о других участниках до начала мероприятия, им будет проще начать общение и найти точки пересечения.
Помочь можно через:
- электронную рассылку с короткими описаниями, например, должностью и интересами;
- личные кабинеты в мобильном приложении;
- тематические чаты, где можно обозначить цели участия в ивенте и задать вопросы.
Такая подготовка помогает людям приходить на мероприятие с чётким пониманием, с кем они хотят пообщаться, и по каким темам, как это было на международном фестивале MEGUSTRO. Участники заранее получили персональный доступ к приложению Event Rocks и просматривали профили участников: должность, город и цели знакомства.
Event Rocks Team
2. Структурировать каналы общения во время события
Если на мероприятии используется чат, он должен быть функциональным и структурированным. Рекомендуется:
- разделение по столам (актуально для деловых и государственных событий) или тематике;
- отдельный канал для технических и организационных вопросов;
- модерация от команды организаторов, чтобы поддерживать актуальность и корректность общения.
Цифровая платформа (например, мобильное приложение) позволяет реализовать чат централизованно и без привязки к сторонним мессенджерам. Так, например, на III Цифровом Форуме «Здоровье населения» 240 участников заранее распределили по 12 круглым столам. В приложении гость мог заранее посмотреть, за каким столом ему предстоит работать.
Event Rocks Team
3. Использовать QR-визитки для быстрого обмена контактами
Удобный способ упростить знакомство между участниками — цифровые визитки, доступные по QR-коду. Такие визитки могут быть встроены в приложение и считываться камерой телефона. Преимущества:
- моментальное добавление в список контактов;
- возможность получить больше знакомств за короткий период времени;
- необычный цифровой формат, который оценят участники.
Это особенно актуально на мероприятиях с большим количеством гостей и ограниченным временем на общение. Так, организаторы серии воркшопов BE IN RUSSIA отметили: с помощью QR-визиток было назначено свыше 2600 встреч за 1 день.
Event Rocks Team
4. Внедрить возможность назначения личных встреч
На форумах, b2b-саммитах и отраслевых конференциях часто требуется запланировать индивидуальные встречи.
Функция «назначить встречу» помогает:
- заранее выбрать удобное время и место для общения;
- избежать ситуаций, когда участники вынуждены искать друг друга по площадке;
- равномерно распределить поток общения на протяжении дня или всего мероприятия.
На ежегодной конференции Mountain Ridge участники активно использовали функцию «встречи» в ивент-приложении. За несколько минут до назначенного времени им приходили push-уведомления, которые помогали не пропустить беседу в насыщенном потоке ивента.
Event Rocks Team
5. Предложить формат обратной связи и оценки взаимодействий
После мероприятия важно не просто собрать общий отзыв, но и понять, как участники оценили коммуникацию.
Варианты реализации:
- короткие опросы по завершении сессий;
- возможность «отметить» интересные знакомства или полезные обсуждения;
- аналитика на стороне организатора по активности в чатах, назначенным встречам и вовлечённости в общение.
Эти данные помогают сделать выводы для будущих мероприятий и повысить ценность общения в рамках событийной стратегии. Так, на бизнес-форуме «Грани личного бренда» во время мероприятия было организовано голосование за лучший доклад среди спикеров. Можно было выбрать 1 вариант ответа или несколько.
Event Rocks Team
Вывод
Управление взаимодействием на мероприятии должно быть частью сценарной и технической подготовки, особенно если речь идёт о форумах, конференциях или корпоративных событиях.
Чем проще участникам знакомиться, обмениваться контактами и договариваться о встречах, тем выше вовлечённость, качество нетворкинга и общее впечатление от события. Современные цифровые инструменты — встроенные чаты, QR-визитки, мобильные приложения и системы назначения встреч — выстраивают удобную и структурированную коммуникацию без лишней нагрузки на организаторов.
