Как отстроиться от конкурентов и задать тренд в своей узкой нише? Рассказала Александра Заикина, директор компании-организатора деловых мероприятий 3К Ивентс:
— Быть в некотором роде трендсеттерами — непросто. Именно так и произошло с нами, когда мы решили использовать приложение для камерных мероприятий с не очень большим количеством делегатов. В результате у нас получилось не просто попробовать, но сделать наличие мобильного приложения одной из ключевых фишек наших мероприятий.
Почему же пришлось плыть «против течения»? Потому что есть мифы, из-за которых решиться на использование мобильного приложения при не очень большом масштабе — тяжело.
Об этих мифах и пойдёт речь.
Миф 1: Приложение нужно только для больших и масштабных мероприятий
Если на мероприятии присутствует до нескольких сотен человек, приложение не требуется. Именно так может показаться по разным причинам.
Во-первых, из соображений экономии. Во-вторых, из-за кажущейся ненадобности: ведь все и без этого видят друг друга, находясь на одной площадке, и имеют возможность поговорить с кем угодно и когда угодно. Тем не менее, для мероприятий даже небольшого формата наличие приложения – важный шаг в сторону качества и удобства.
Дело в том, что это материализованная забота о делегате, потому что:
- Далеко не всем и не всегда комфортно знакомиться, завязывать разговор, и приложение с этим очень выручает
- Физически невозможно запомнить всю необходимую информацию о каждом присутствующем на площадке
- Подходящий момент для очного общения иногда бывает трудно выбрать
Как раз для всего этого и разрабатывается приложение, и оно становится ничуть не менее полезным даже при условии небольшого количества делегатов. Ведь с ним можно:
- Назначить встречу без очной договорённости, а локацию выбрать на своё усмотрение: можно переговорить в отдельной зоне, которая оборудована специально под встречи, или просто у стойки регистрации
Мы, кстати, тоже это делаем: в приложении оперативно зовём коллег или наших участников на встречи, например, если нужно взять интервью
- Вступить в переписку
- Ознакомиться со сферой профессиональных интересов предполагаемого собеседника
- Обменяться контактами для последующего общения
Золотой стандарт 3К Ивентс — камерные мероприятия на 120-150 человек. Это специалисты таких сфер, как: логистика, автобизнес, геосинтетика, дорожное строительство, маркетплейсы и т.д.
Такое количество делегатов сравнительно небольшое с точки зрения стандартной практики проведения мероприятий. Мы долго шли именно к такому формату, и по результатам уже проведённых мероприятий (а их было достаточно), можем с уверенностью сказать: именно такое количество для нас оптимально. И мы считаем, что нашим делегатам должно быть комфортно. В том составе, в котором они присутствуют на площадке.
Миф 2: Приложение — это дорого
Мы знаем, что часто приложение не включают в смету из-за того, что это дополнительный расход на этапе планирования и организации мероприятия.
Однако за локальной экономией при таком векторе размышлений теряется перспектива: удобный инструмент, благодаря которому делегаты с большим комфортом взаимодействуют и обмениваются опытом, конвертируется прежде всего в лояльность.
Конкуренция за счёт «вау-эффекта» уже давно сдаёт позиции, уступая место заботе о клиенте, сервису. Именно это подразумевается, когда мы говорим о разработке приложения для мероприятия. Внимательное отношение и повышение комфорта в зоне, которая для многих все ещё остаётся слепой, позволяет отстроиться от конкурентов и превратить впервые пришедшего на мероприятие делегата в постоянного участника.
К слову, наши партнёры — платформа Event Rocks —далеко не самые бюджетные на рынке. И перед тем как к ним прийти, мы, конечно же, пытались оптимизировать расходы, сделать приложение дешевле. В итоге мы там, где мы есть: опыты были неудачные, поэтому не советуем экономить.
Миф 3: Приложение — это что-то лишнее, без него легко можно обойтись
На самом деле приложение — это не только про удобство, но и про конструктивную экономию. Без него действительно можно обойтись, что многие и делают. Однако при его отсутствии возникают дополнительные расходы на:
- Раздаточный материал в распечатках
Программа, информация о площадке, список делегатов и всё необходимое уже содержится в приложении, обновляясь в режиме реального времени.
- Визитки
Мы сами практически перестали их печатать для себя (они у нас только для случаев, когда мы с кем-то ведём переговоры вне рамок мероприятий) и автоматически избавляем делегатов от необходимости это делать: в приложении по каждому участнику отображается намного больше информации, чем в принципе может поместиться на визитке.
- Оповещение участников обо всех изменениях в программе как до, так и во время мероприятия
Чтобы сообщать участникам о корректировках, необходимо регулярно задействовать мощности рассылок и SMS-оповещений, в то время как в приложении достаточно сделать просто push-уведомление.
- Коммуникацию между делегатами
Организаторам и делегатам нужно прикладывать гораздо больше усилий, чтобы общаться; с приложением же всё как на ладони, и сразу понятно, с кем нужно пообщаться в первую очередь.
Важно: общаться друг с другом в приложении участники могут не только во время мероприятия, но и три месяца после него.
- Платформы для онлайн-трансляций
Не во всех наших офлайн-мероприятиях предусмотрена возможность онлайн-участия, но на тех, на которых она есть, все вопросы с отдельной трансляционной площадкой сразу отпадают, даже не появившись: в приложении она уже есть.
А ещё (это не входит в категорию «расходы», но не упомянуть не можем): приложение – это что-то вроде оберега от спама. В нём можно обмениваться с другими участниками не только сообщениями, но и документами, видео и фото. И мы все отчёты (презентации, фото и видео) тоже размещаем там.
Однако, при всём при этом, заходя в приложение, делегат не ощущает переизбытка, потому что всё, что публикуется и пересылается – строго по делу.
Миф 4: Приложение – это сложно
Интуитивно понятный интерфейс позволяет упростить всё, что связано с коммуникацией на площадке, и собрать необходимые материалы в одном месте.
Функционал всегда детально обсуждается с командой разработчиков платформы Event Rocks, поэтому чего-то сверх того, что необходимо, в приложении не будет. Глаза у делегатов не разбегутся от изобилия возможностей.
Тем не менее чрезмерно минимизировать количество доступных опций тоже не стоит: например, приложение можно использовать для геймификации и других подобных механик, чтобы к удобству добавить ещё интерактив и мотивацию регистрироваться в приложении.
У нас это работает так: делегат, зайдя в приложение, может увидеть все компании-экспоненты, которые представлены на мероприятии в выставочной зоне, удостовериться, что ничего важного не пропустил, и последовательно выполнить задания в рамках активности, если таковая заявлена.
Например, часто на наших мероприятиях среди делегатов, прошедших всю выставочную зону, разыгрывается приз. Приложение здесь помогает фиксировать прогресс участников и усиливает вовлечение в соревновательный момент.
Миф 5: Приложение никак не соотносится с принципами компании
Наличие приложения (а с точки зрения цели – удобство для клиента) можно легко вписать в стандарты компании.
Например, у нас это выглядит вот как. Организуя мероприятия, мы используем три принципа, которые в совокупности позволяют проводить всё максимально интересно и продуктивно:
- Первый принцип — качественная программа. И это не размытое слово, а концепт. Под качественной программой мы понимаем наполнение её самыми злободневными и горящими темами, которые созвучны сегодняшнему дню, без ангажированности и пристрастности. У нас независимая площадка, поэтому в рамках одного мероприятия можно услышать выступления экспертов, чьи мнения отличаются друг от друга, и выбрать те тезисы, которые для вас ближе. Приложение же помогает держать всё наполнение программы в актуальном состоянии в любой момент времени, изменения отображаются у каждого делегата.
- Второй принцип — продуктивная бизнес-атмосфера. Её мы создаём, тщательно подбирая спикеров и контингент. Те, кто выступает на наших конференциях с докладами, — профессионалы, которые давно на рынке, к чьему мнению хочется прислушиваться. А наши делегаты — преимущественно собственники, учредители и топ-менеджеры своих бизнесов. Когда в одном месте собираются коллеги с таким конкурентным опытом, формируется максимально продуктивная среда, в которой действительно хочется общаться. Здесь без приложения тоже не обойтись: в нём можно ознакомиться с информацией по каждому спикеру и любому из делегатов, чтобы сделать общение максимально продуктивным и прицельным.
- Третий принцип — неформальное общение. Дело в том, что исключительно деловая составляющая достаточно быстро провоцирует расфокус и усталость. А вот чередование полезной информации и обмена опытом с отдыхом и развлекательной программой в оптимальных пропорциях, напротив, стимулирует делегатов к общению, достижению договорённостей и заключению контрактов. В приложении всегда можно посмотреть весь ход мероприятия. Кроме того, некоторые развлекательные элементы программы благодаря приложению можно сделать интерактивными.
Arina Chernavtseva
Вместо выводов
Не сделать что-то всегда проще, чем сделать. С приложением именно такая история: есть некоторая «колея», в которой принято двигаться, и часто её ошибочно принимают за стандарт, высеченный на камне.
На самом же деле шаг в сторону отстройки от привычного сценария – это всегда про преимущества. И весьма вероятно, что вы будете первым (или одним из немногих) в своей сфере, кто делает это. Именно благодаря этому вас и запомнят ваши клиенты.
Инструменты, хоть иногда и с оговорками, – это совершенно точно про «да». Поэтому и мы говорим приложению на камерных бизнес-мероприятиях «да».
