Кейс: 250 встреч на DIY&Household Retail Russia 2021

В кейсе мы расскажем о том, как B2B Conference Group организовали саммит для участников рынка DIY и создали лучшие условия для заключения крупных сделок. В мероприятии приняли участие такие гиганты как Leroy Merlin, Петрович, ВсеИнструменты.ру, Hoff, 220 Вольт и другие ключевые игроки.

К DIY&Household Retail Russia 2021 присоединились более 400 человек, треть из них подключилась онлайн. Организаторы полностью захватили внимание гостей: сделали трансляцию через веб-платформу, а нетворкинг вынесли в приложение. А еще устроили сессию переговоров на 30 столов и совершили одно потрясающее открытие.

Но, обо всем по порядку.

Рынок DIY: так много вопросов

Пандемия стала катализатором роста рынка DIY. Запертые в четырех стенах россияне по-новому взглянули на свои квартиры и взялись их ремонтировать и благоустраивать. Это позволило развиваться отрасли DIY которая, в отличии от многих других, избежала кризиса.

2021 стал годом надежд на восстановление и возрождение. Несмотря на кризисные времена, DIY оказался в выгодном положении, в отличие от других отраслей ритейла. Именно это позволило DIY-отрасли перестраиваться и адаптироваться под новые изменения. Как же выглядит DIY-ритейл сейчас через призму изменений, которые он претерпел за последний год?

Эти и многие другие вопросы участники обсуждали на пятнадцатом саммите DIY&Household Retail Russia 2021. Гости мероприятия — представители компаний-производителей и дистрибьюторов товаров для ремонта, маркетплейсы, онлайн-магазины, девелоперские компании, а также поставщики технологических решений и услуг.

Кейс от руководителя отдела качества и инноваций B2BCG Овсанны Аджамоглян

В этот раз мы проводили саммит в гибридном формате. Чтобы объединить людей из онлайн и офлайн создали единую среду с помощью платформы и приложения Event Rocks. 70% участников установили приложение.

Связи решают — рекордный нетворкинг

Сессия переговоров

Сессия переговоров — это сердце мероприятия. Участники всегда ее очень ждут, ведь здесь можно реализовать стратегические задачи компании. В этом году мы сделали 30 переговорных столов — рекордное количество за все годы саммита!

И, конечно, координировали все встречи — запросили у байеров расписание переговоров и загрузили его в мобильное приложение. Люди назначали встречи, которые появлялись в календарях. Мы настроили push-уведомления, чтобы заранее напомнить участникам о договоренностях.

Конечно, люди назначали встречи и самостоятельно — забронировали 250 собраний! Такое у нас впервые.

Push-уведомления

Мы подготовились к возможным неожиданностям, ведь при таком количестве встреч расписание переговоров могло измениться в любой момент. Поэтому мы поделили список участников на группы, чтобы в случае необходимости направить таргетированные push-уведомления.

Например, была вероятность, что к одному из байеров на встречу запишутся несколько участников, а если байер задержится — все переговоры сдвинутся по времени. Чтобы быстро предупредить эту группу людей мы создали отдельную категорию. И так работали со всем списком.

Push-уведомления — незаменимый помощник организатора. Донести до участника важные новости можно в считанные секунды.

Единый чат

Чтобы объединить всех на одной площадке, мы создали один общий чат.
В нем команда организаторов размещала информацию для участников, и сами гости проявляли активность.

Это только кажется, что на саммите собрались жесткие «акулы» бизнеса. На самом деле это невероятно приветливые и внимательные друг к другу люди. Аудитория очень добрая: каждое утро все здоровались в чате, желали коллегам хорошего дня. Было очень мило, когда участники писали всему саммиту, что немного задержатся и просили их извинить.

Трансляция: тренды нашего времени

Мир быстро трансформируется и каждое мероприятие удивляет. Для меня стало открытием, что сейчас для офлайн-участников трансляции важны не меньше, чем для гостей, которые присутствуют онлайн.

Многие люди не сидят в зале, а располагаются в ресторанах, фойе или могут отъехать ненадолго по своим делам. И все это время они смотрят трансляцию через приложение. Технические возможности дают людям больше свободы, а те ими с удовольствием пользуются.

Повлияла и обострившаяся ситуация с COVID-19. Есть гости, которые предпочитают находиться в отдалении и избегают эпицентра событий. Смотреть трансляцию, когда мероприятие проходит в соседней комнате? Легко! Так что онлайн-трансляция теперь входит в топ-возможностей для всех участников.

Приложение и веб-версия

Так как треть участников присоединилась к саммиту онлайн мы решили сделать их виртуальное присутствие максимально комфортным. Традиционное приложение впервые дополнили веб-версией.

Мы предложили людям смотреть трансляцию и задавать вопросы спикерам на веб-платформе, так как на большом экране монитора это делать удобно.

А для нетворкинга использовать мобильное приложение, ведь смартфоны — это привычный инструмент для общения. Так мы «заняли» все девайсы участников, сосредоточили их внимание на мероприятии и создали максимально комфортные условия.

97% гостей были русскоговорящими, для иностранных участников мы позаботились о контенте на английском языке для мобильного приложения и платформы.

Приправы event-кухни

Спонсоры

В этом году у нас было 11 спонсоров и 12 инфопартнеров, в числе которых HomeCredit bank, NLT, Pilot, Saint Gobain — постоянные партнеры саммита, наша опора. Мы сформировали спонсорские пакеты под запросы и дали компаниям возможность предложить кейс или продукт и, конечно, сделали для них раздел в приложении.

Каждый год появляются новые партнеры. Некоторые сначала посещают саммит в качестве слушателей-делегатов, изучают аудиторию, а потом решаются выступить с докладом или сделать экспозицию своих продуктов или товаров.

Статистика

Мы всегда выгружаем максимально подробную статистику, чтобы лучше узнать наших клиентов и в будущем предложить им больше возможностей. Анализируем какие сессии участники добавили в избранное, какие спикеры понравились больше.

Данные из приложения выгружаем, чтобы обновить собственные базы — за год у людей меняются должности, места работы, контакты. Для нас это бесценная информация — наши списки всегда актуальные.

Админка организатора

Всю информацию в приложение и на веб-платформу я загружаю сама. Поэтому мне важно, чтобы это было максимально просто. В Event Rocks достаточно один раз пройти этот путь и все становится понятно, вопросов «как сделать» не возникает. Мне есть с чем сравнивать, это не первая платформа для мероприятий с которой я работаю.

Но, главный аргумент при выборе платформы — отзывы гостей. Для нас это ключевой показатель. В первую очередь участникам должно быть удобно.

~~~~~~