Мы опросили организаторов бизнес-ивентов, спикеров и участников и составили список неприятных мелочей, которые способны испортить всё впечатление от хорошо организованного мероприятия.
Так устроен наш мозг: то, что вписывается в ожидания, как будто не замечаем. Считаем само собой разумеющимся. Но стоит появиться какой-то мелочи или детали, которая выбивается из представлений о норме, и она точно не останется без внимания.
Ожидания участников деловых мероприятий меняются. То, что раньше было «фишкой», становится нормой. А то, что еще десятилетие назад считалось обычной практикой, теперь выглядит моветоном и здорово портит впечатление от ивента.
Проверьте, не собрался ли какой из этих вредителей прописаться на вашем следующем мероприятии.
1. Бейджи на булавках
Почётное первое место в списке деталей, способных напрочь испортить впечатление от ивента, достается — барабанная дробь — бейджам на булавках. Удивительно, но этот анахронизм всё ещё встречается.
«Меня просто трясёт от бейджей на булавках, — рассказывает Елена Конвисар, event-продюсер и маркетолог-стилист, — когда на дорогое деловое мероприятие приходит мужчина в костюме Лора Пьяно, а организаторы заставляют его протыкать дорогой пиджак булавкой, это явное неуважение к участникам».
Чтобы добавить участникам ещё больше страданий, можно заставить их самих подписать этот бейдж.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/768_1.jpg)
2. Регистрация по бумажным спискам
Почётное второе место в чёрном списке «Откажитесь от этого немедленно» занимает регистрация на ивент больше чем на 100 гостей по бумажным спискам.
Бумажные списки — верный способ собрать возмущённую очередь у стоек регистрации и сильно подпортить первое впечатление от мероприятия.
«Кроме того, что бумажные списки ужасно неудобные, их использование ещё и рискованно, — рассказывает Екатерина Норкина, сооснователь сети высокотехнологичных ивент-площадок Newsroom. — Персональные данные участников никак не защищены. Например, ничего не мешает девочкам с ресепшн продать списки с телефонами и e-mail участников конкурентам».
Сегодня у организаторов существует множество вариантов организации регистрации, от билетных сервисов и специализированных онлайн-решений для регистрации до чек-ина по QR-коду в мобильном приложении. О распечатанных таблицах давно пора забыть.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/------------.jpg)
3. Бесполезная полиграфия
Ничто так не бесит участников, как мешок с бесполезной раздаткой — все эти буклеты, листовки, плакаты и дешёвые календарики. На массовых мероприятиях они ещё могут быть оправданы (хотя…тоже вряд ли), но на деловых событиях полиграфический спам — деньги, выброшенные в корзину.
Мы уже не раз писали, что от бумажной раздатки давно пора пора отказаться в пользу диджитал-инструментов.
Полиграфия на деловом ивенте — дорого, неэстетично, неэкологично и просто неудобно.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/confer2016_paket_b.jpg)
4. Бесполезный мерч
В целом хорошая идея порадовать гостей подарком сводится на нет дурным исполнением. Бесполезный мерч раздражает не меньше бесполезной полиграфии.
Участь дешёвых, неэстетичных сувениров с гигантским логотипом — в лучшем случае годами пылиться в ящике без дела, а в худшем — сразу улететь в ведро. Вместо радостных эмоций — раздражение и досада. Иногда кажется, что организаторы совсем не думают о том, кто и как будет пользоваться таким подарком. Главное — поставить галочку.
Артем Шабалин, коммерческий директор TimePad, рассказал, как недавно получил в пакете участника на ивенте CD-диск. Диск, Карл! В 2019-м году!
Если бюджет мероприятия не позволяет приобрести хороший и полезный мерч для всех участников, купите несколько ценных подарков для самых активных и вовлечённых.
5. Тамада вместо ведущего
Ведущий делового мероприятия, по манере речи и поведению напоминающий свадебного тамаду, способен превратить любой съезд миллионеров в съезд мелиораторов. Никакой современный дизайн и никакие ивент-технологии не спасут.
Эпический фейспалм — ведущий, который настолько плохо разбирается в предмете конференции, что путает терминологию, неверно ставит ударения и плоско шутит о вещах, которые не понимает.
Не экономьте на профессионализме модератора, его роль в восприятии мероприятия слишком высока.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/facepalm.png)
6. Презентации, которые невозможно прочесть
«Поехавшие» шрифты, длинные «простыни» в тексте и плохо подобранная цветовая гамма в сочетании с тусклым проектором — лучший способ показать участникам, как мало вы цените их внимание и время.
Азбучные истины: презентации перед мероприятием нужно обязательно отсматривать, длинный текст — сокращать, шрифты — проверять. А тусклый проектор вообще надо выбросить: в век доступных LED-экранов — это полнейший моветон и прошлый век.
Все об этом вроде знают, но то ли забывают в спешке, то ли не придают значения. И напрасно: практически все опрошенные эксперты называли плохое качество презентаций одной из самых раздражающих деталей.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/prez.jpg)
7. Рекламный ролик о себе любимом
Если речь идет о маркетинговом ивенте — партнерской конференции, дилерском слёте или форуме для потенциальных клиентов — приоритетной задачей организаторов становится продвижение бренда. К сожалению, многие решают её слишком прямолинейно.
Рекламные видео о компании перед началом конференции бесят участников. Несколько человек указали приторно-пафосные промо-видео в перерывах и перед началом ивента в списке самых раздражающих деталей.
В качестве альтернативы можно показывать участникам их самих — выводить на экраны медиастену с фотографиями ивента в соцсетях, результаты опросов или рейтинг самых активных участников из приложения.
8. Отсутствие интернета
Интернет на деловом мероприятии должен быть. Точка.
Многие площадки предлагают Wi-Fi, но сам факт его наличия не означает, что у участников не будет проблем с доступом в Интернет.
«Особенно “трогательно” выглядят IT-конференции, на которых нет доступа к открытому Wi-Fi или доступ ограничен в силу слишком большой нагрузки, — рассказывает Леонид Бугаев, эксперт по нетворкингу и спикер множества деловых конференций, — наличие беспроводной сети для больших форумов и мероприятий критично важно. Об этом стоит позаботиться заранее, рассчитать нагрузку и протестировать».
Иногда лучше вообще отказаться от бесплатного вай-фая, если его пропускная способность низкая, а мобильный Интернет на площадке вполне бодрый.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/21f117ee3c8c93f80003_510x350crop.jpg)
9. Офисные корзины для бумаг
Стандартным мелким офисным корзинам для мусора не место на большом ивенте. Они переполнены уже через полчаса после начала мероприятия. Удивительно, почему они вообще ещё существуют в ивент-природе.
«Если нет денег на уборщиц, которые будут опорожнять эти маленькие корзиночки каждые полчаса — просто заведите большие корзины, и будет порядок», - советует Елена Конвисар.
10. Печенье «Курабье»
Для кофе-брейка на деловом мероприятии есть одно непреложное правило: он должен быть или солидным, или оригинальным. Нет возможности заказать качественный кейтеринг с красиво оформленными закусками? Сделайте что-нибудь необычное, поддерживающее атмосферу ивента — закуски из свежих овощей с соусами в стаканчиках, торт оригинальной формы, дегустации.
Но только не кладите на кофе-брейк дешёвое печенье или мини-кексы из магазина. Это верный способ резко опустить уровень ивента.
Лучше вместо них купите печенье с предсказаниями. Это, по крайней мере, оригинально.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2019/08/bdf80e54ac62dec4590e40a8c8019d1f.jpg)
Также в списке бесящих мелочей, связанных с питанием участников: очередь к столу, как в мавзолей; ледяное молоко, делающее кофе чуть тёплым, закуски с чесноком, одноразовая пластиковая посуда и отсутствие столиков.
Больше советов и идей для деловых мероприятий: