«Раньше мы проводили события численностью 200-250 человек и могли управлять ими вручную. Но когда количество участников возросло до 500, а в программе появились 8 параллельных треков, поняли: вручную больше нереально», — Александр Ромашкин, начальник отдела подготовки тренеров Департамента «Академия производительности».

Школа тренеров ФЦК «Применяй, обучай, совершенствуй» — практическая конференция по бережливому производству, которая проводится с 2018 года. Мероприятие объединяет внутренних тренеров по бережливому производству на предприятиях, тренеров региональных центров компенсаций, ответственных за обучения на предприятиях. На протяжении трёх дней участники делятся опытом и лучшими практиками по обучению инструментам бережливого производства, обучаются новым инструментам бережливого производства, развивают тренерские компетенции.

В этом году Школа тренеров стала местом встречи для более чем 500 представителей предприятий-участников, а программа включила 8 треков и 70 мастер-классов.

Чтобы обеспечить каждому эффективное и непрерывное обучение, а также дать возможность с лёгкостью планировать свой день и ориентироваться в насыщенной программе, организаторы вновь выбрали цифровую платформу.

О том, какие функции были использованы в этом году и что особенно ценно при взаимодействии с приложением, рассказывает Александр Ромашкин, начальник отдела подготовки тренеров Департамента «Академия производительности».

О цели и задачах конференции 

Школа тренеров проходит в рамках федерального проекта «Повышение производительности труда» уже 8 лет. Её главная цель — помочь тренерам и инструкторам, ответственным за обучение по бережливому производству, усовершенствовать свои знания, развить навыки и пообщаться с коллегами. 

В мире, где стандарты бережливого производства постоянно меняются, необходимо регулярно повышать свою квалификацию, знакомиться с новыми инструментами и методиками, обмениваться опытом и не терять связь с профессиональным сообществом. Только так можно оставаться востребованным специалистом и уверенно двигаться вперёд вместе с развитием промышленности и технологий.

До 2022 года мы проводили события численностью 200-250 человек и могли управлять ими вручную. Но когда количество участников возросло до 500, а в программе появились 8 параллельных треков, поняли: вручную больше нереально.

Нам было важно, чтобы участники: 

  • ориентировались в расписании, записывались на нужные активности;
  • знали, где какой зал находится;
  • могли общаться между собой по сферам и отраслям;
  • задавали нам вопросы. 

Так, на конференции появилась брендированная платформа Event Rocks.

Продуктивное взаимодействие в чатах по мастер-классам и удобная запись на активности 

Мастер-классы — неотъемлемая часть Школы тренеров. Они позволяют специалистам расширять свои компетенции и инструментарий. Участники знакомятся со смежными направлениями, которые помогают эффективнее планировать обучение, внедрять улучшения и формировать целостную систему развития персонала.

В цифровом разделе «Мои записи» гости выбирали подходящую активность и записывались на неё в один клик. Там же они видели, кто ещё записан на мастер-класс, могли посмотреть подробную информацию в карточке, и при желании связаться с коллегой. 

«Чаты по мастер-классам стали продолжением очного взаимодействия. Участники обменивались вопросами и материалами, продолжали диалог с экспертами, делились впечатлениями и инсайтами, что повысило вовлечённость и интерес к обучению», — Александр Ромашкин.

Обмен «полезностями» и обратная связь от участников 

Все полезные материалы: презентации, дополнительные документы и ссылки организаторы разместили в отдельном разделе. Участники и сейчас могут открыть их в любой момент, чтобы вспомнить информацию и применить её в работе. 

Сбор обратной связи также реализовали в приложении: сразу после мероприятия участники прошли короткий опрос. Пока впечатления были свежими, они с лёгкостью оценили содержание и выступления спикеров, а также уровень события. 

«Для нас такая обратная связь особенно ценная — данные автоматически сохраняются в одном месте, их легко анализировать и выгружать. Благодаря этому мы видим, какие темы и спикеры действительно актуальны, и можем использовать эту информацию для усиления программы предстоящих конференций», — Александр Ромашкин.

Неотъемлемая классика успешного ивента: персонализированное расписание и список спикеров 

Расписание конференции включает 8 параллельных треков, на каждый из которых приходится свыше 4 активностей. Перерыв на кофе-брейк — всего 1,5 часа. При такой активной программе важно, чтобы каждый участник мог выбрать то направление, которое ему действительно полезно. Приложение решает эту задачу. 

Так, участники отмечали интересные им треки, добавляли в избранное и могли заранее планировать день. Система push-уведомлений напоминала о сессии за 5 минут до начала. А чтобы было удобнее ориентироваться не только в программе, но и 9 залах, в которых проходили выступления, на платформе реализовали отдельный раздел со схемой площадки. 

«Для участников особенно удобен раздел «Спикеры». В поисковой строке можно сразу найти нужную должность, посмотреть тему сессии и заранее узнать, в каком зале она пройдёт. Там же можно написать в личные сообщения, задать уточняющие вопросы или обсудить возможное сотрудничество. Это способствует укреплению связей до, во время и после события», — Александр Ромашкин.

Результаты: 

  • 719 сообщений 
  • 551 публикация в ленте 
  • 294 пользователя, прошедших опрос 
  • 268 добавлений докладов в избранное
  • 163 инициированных диалога

Анастасия Роганова, проджект-менеджер Event Rocks, о технической реализации

Каждый год мы создаём для проекта более 70 слотов бронирования — по одному для каждого мастер-класса — и затем привязываем их к соответствующим событиям в программе.

Так участники «Школы» могут записываться на мастер-классы двумя способами:

  • через раздел «Мои записи», выбирая доступные варианты по дате и времени;
  • через программу, используя фильтры по теме или другим параметрам.

Есть и особенность организации бронирования: в течение всех трёх дней мастер-классы пересекаются по времени. Чтобы избежать путаницы, мы сначала создаём временные слоты — например, 30 сентября с 12:00 до 13:30, затем с 14:30 до 16:00 и т.д. Уже после этого прикрепляем мастер-классы, которые проходят в эти промежутки.

После того как участник записывается на мастер-класс, он автоматически попадает в группу этого МК — она формируется в момент бронирования. Доступ в групповой чат по умолчанию остаётся закрытым для других участников: на этапе подготовки мы открываем его только тренерам, которые ведут мастер-класс.

Платформа Event Rocks — мастхэв для деловых мероприятий 

В деловых событиях с плотным расписанием, параллельными треками, мастер-классами и большим числом участников важно, чтобы каждый получил максимум пользы — успел попасть на нужные сессии, пообщаться с коллегами и не потерялся в потоке информации. 

Приложение усилило результат конференции и обеспечило эффективный обмен опытом и рост экспертизы внутри профессионального сообщества. 

Школа тренеров продолжает расти, а вместе с ней развивается и цифровая платформа, которая помогает участникам учиться, общаться и совершенствоваться на каждом этапе мероприятия.