Интервью: Артем Балтаджиев

5-7 июня в Ростове-на-Дону прошел Summer Event Forum — одно из самых ярких летних событий ивент-индустрии юга России.

Перфекционизм у организаторов в крови — даже главный хэштег форума: #начнилетоправильно. Многочисленные отзывы участников подтверждают, что действительно удалось сделать все “правильно” — к событию невозможно придраться ни на одном уровне. И нам, Ивентишес, было особенно приятно поучаствовать в Форуме в качестве разработчиков мобильного приложения.

Мы пообщались с одним из организаторов — Артемом Балтаджиевым, управляющим партнёром ГК «МАЙ» — и попросили рассказать, о подходе к работе, лайфхаках безупречной организации и о роли мобильного приложения, как инструмента в руках ивентера.
Артем Балтаджиев

Скажите, сколько занимала подготовка?

— Что событие состоится, мы решили на вечеринке закрытия Winter Event Forum в Казани. Изначально мы ехали туда с четким пониманием, что именно там решим судьбу летнего форума. Хотели увидеть потребность и понять, насколько такие ивенты нужны сообществу. Тогда на зимнем форуме собралось даже немного больше людей, чем в прошлом году у нас на летнем. Мы поняли: значит, есть динамика. Значит, есть интерес. И значит, нужно делать Summer Event Forum, и делать его еще круче.

Тогда прямо со сцены мы объявили, что летний форум будет. На следующее утро, еще находясь в Казани, мы организовали планерку, чтобы определиться, каким видим наш форум сейчас. Собрались, поштурмовали, накидали идеи. Это был февраль 2017 года, с этого момента можно считать, что подготовка началась.

люди в зале

Как удавалось соблюдать тайминг? Гости отмечали, что все происходило точно по расписанию, без единой задержки

— Для нас тайминг — отдельная история. Все стараемся примерять на себя, ведь мы когда-то сами были людьми из зала. И прекрасно понимаем негатив, который испытывают посетители, когда тайминг не соблюдается. Как и в других ситуациях, например, когда воды нигде нет, чтобы попить.

Соблюдать тайминг очень сильно помогло мобильное приложение. Особенно в вопросах координации сцены и модерации вопросов ведущими. Мы могли сразу в течении выступления отсматривать и фильтровать входящие вопросы. Когда даешь слово в зал — это всегда черный ящик. Не знаешь, какой вопрос зададут: насколько он ёмкий, правильный, свежий. А когда модерируешь вопросы через приложение, спикерам приходят правильные, интересные вопросы.

Также мы показываем спикерам таблички, чтобы они знали, сколько еще осталось выступать. Просматриваем презентации, прорабатываем материалы. Это не какие то придуманные нами новшества, так делают на многих форумах. Просто не везде уделяют достаточно внимания. У нас это строгое условие — только так и никак по-другому. Нет какого-то сверхъестественного инструмента, кроме, наверное, приложения. Все остальное — это работа по плану. В том, что все на сцене получилось чётко, большая заслуга наших координаторов сцены: Надежды Хан и Ирины Давидян. Я скажу уже сейчас, забегая вперед, что по обратной связи есть нюансы и моменты, которые мы для себя отмечаем. Люди подбрасывают интересные идеи. Есть над чем работать.

Как вы создаете креатив?

— Для нас форум — проект в первую очередь принципиальный, а не коммерческий. Да, мы не хотели уходить в минус, но в первую очередь наша задача была не опустить планку, которую мы задавали в прошлом году. И вопрос принципа запускал процесс креатива. У нас большая и слаженная команда 35 человек, плюс команда партнеров. Кто-то в технике силен, кто-то силен в безумных идеях, кто-то умеет это все организовать в максимально правильный формат. Я вот могу придумать какие-то вещи, которые даже реализовать нельзя, но ребята вдохновляются и придумывают что-то не менее интересное, но что можно реализовать.

Создание креатива — это долгая и совместная продуктивная работа команды. Тут и многоступенчатые штурмы, и просыпания ночью от того, что идея пришла, ее нужно срочно записать, скинуть в чат, где ребята подключатся и докрутят ее. Это и работа с партнерами. Например, мы рассказываем один концепт декоратору, она слушает, вдохновляется и предлагает следующую ступень: давайте пусть трава будет расти у стойки регистрации, а у бассейна сделаем стену из надувных плавательных кругов.

стена из плавательных кругов

Вы сломали стереотипы: на ваше событие приехали люди не только с Ростова, но и со всей России. Скажите, как вы этого добились?

Это вообще было нашей целью. Идея переноса форума из столицы в регионы строилась на том, что такое решение для людей будет доступнее. Прилететь в Москву, жить в Москве и есть в Москве гораздо дороже, чем в Ростове-на-Дону. Мы делали на это большую ставку.

Ты можешь жить в столице в хостеле, а в Ростове — в пятизвездочном отеле. Посетители отдельно отмечали, что у нас действительно был пятизвездочный отель, просто потрясающий сервис. Мы, в какой-то момент сами начали удивляться тому, как уже не раз проверенный на событиях партнёр Soho Grand Hotel, начал просто за счёт своих ресурсов, повышать планку форума. Потрясающая самоотдача всей команды нашего партнёра-отеля. Такой подход — в нашем духе, мы это очень ценим.

Пятизвездочный двухместный номер стоил 4900. Я не уверен, что за такие деньги в Москве можно жить на территории места, где проходит ивент. Стоимость билетов, перелетов, трансферов — в Ростове все это доступнее. Для регионов это вообще важно: развивает коммуникацию, взаимодействие столичных компаний с региональными. И ирония на самом деле в том, что с учетом спикеров и партнеров, людей из Москвы и из Ростова-на-Дону было примерно одинаково. Для нас отдельный успех, что мы охватили и удаленные точки: был человек из Тбилиси, был человек из Владивостока, был человек из Калининграда.

Вы заявляли, что одна из задач Форума — сумасшедший нетворкинг. Какой был ваш подход? Ведь недостаточно просто собрать много разных людей в одном месте

— Подход простой. мы делаем форум летом в том числе для того, чтобы люди приехали с плавками и могли купаться в бассейне. Обязательное условие для места проведения Summer Event Forum, не важно в каком году или городе — наличие бассейна. Летом на юге люди должны иметь возможность купаться. Это нормально. Люди должны иметь возможность ходить в шортах, а не в костюмах, общаться друг с другом неформально. Не важно, какой компанией ты управляешь — мы все люди, делаем одно дело: подрядчики в ивент-бизнесе, агенты, дизайнеры. Мы все в сфере, либо в смежных — у нас общие интересы.

Мы убрали в этом году “ужин спикеров”. Подумали: «а зачем мы увозим всех спикеров? Ведь это те люди, с кем хотят общаться гости, а мы их кормим где-то отдельно». В этом году все спикеры сели в кружочек у бассейна. Пришли все участники форума, кто хотел, и устроили посиделки: общались, каждый мог взять микрофон и рассказать свою историю, разобрать кейсы в непринужденной и неформальной обстановке без презентаций и экранов. Не хватало только костра, но нам его из-за техники безопасности не разрешили.

Общение людей двигает коммуникациями. Наши посетители могли поговорить с такими людьми как Сергей Князев, Саша Cемин, Миша Дадаев. От себя скажу, что для меня 4 года назад они были небожителями, а ведь они нормальные и приятные в общении люди. Просто никто не давал возможность общаться с ними, хотя многие гости хотели бы. Мы предусмотрели такую возможность.

Какую роль играют технологии в ивент-бизнесе для вас?

— Сумасшедшую роль они играют, у нас на эту тему даже было несколько выступлений на форуме. Был Миша из SilaSveta, он привез кейсы о свете, звуке, мэппинге, как это придаёт совсем другой формат ивенту. Был Вахтанг Вахтангишвили, он рассказывал о режиссуре. И мы знаем, что свои самые лучшие проекты он делает в Ленинград Центре в Питере, который по моему личному мнению является совершенной площадкой на сегодняшний момент с точки зрения технологий. Я влюблен в этот Центр, у меня мечта как у режиссера и ивентера сделать там событие.

Знаете, даже банальные google-формы упрощают работу ивентера. Ну и в этот раз всеми было отмечено мобильное приложение. Оно просто потрясающе работало и на нетворкинг, и на упрощение коммуникации, и на тайминг, и на вопросы из зала, и на оперативное внесение изменений в расписание — по всем моментам. События крупного масштаба гораздо легче проходят при поддержке такого ресурса. И, внесу интригу, я точно знаю, каким будет участие Ивентишес в следующем году: на следующем форуме надо добить этот эффект, и сердца всех участников просто не будут понимать, как можно жить на форуме без такого приложения.

Технологии без креатива — ничто. А креатив без технологий в современном мире уже невозможен. Без хорошего режиссера, без хорошего креативщика и сценариста на событии технологии не нужны, без хорошего модератора приложение может не так работать. В этом году одним из обязательных условий была работа с вашей компанией по приложению, чтобы его правильно модерировали. И модерировали его не мои ребята, а ваши — с пониманием дела. И вот эффект — люди в восторге. Просто технологий мало, их нужно правильно использовать.
мобильное приложение форума
Как выстраивали работу с партнерами?

— Мы для себя определили, что любой партнер должен так или иначе глобально и масштабно участвовать в организации форума. Мы разговаривали с каждым партнером. Важно было понять и обсудить, чего они хотят, что форум может им дать объективно. И вместе решали, как им лучше заходить. И так было со всеми партнерами: и которые ставили экран, и трансляцию, и звуковое оснащение, и застройку шатрами и т.д.

В основе всего общения с партнерами, участниками и спикерами есть простая история: человеческое понимание друг друга. Партнер должен остаться доволен своим участием, причем эмоционально — он должен увидеть эмоции людей на его продукт, к нему должны пойти какие-то обращения. Дальше, конечно, это вопрос работы менеджеров компании, но изначально его партнерство в рамках форума должно оставить очень позитивную эмоцию, люди должны его запомнить. И у нас получилось это сделать, это отдельная гордость. Все фидбеки и опросы говорят, что люди запомнили и техническую часть, и застройку, и шоу-программу форума. И, конечно, мобильное приложение.
команда
Чем вы особенно гордитесь в организации форума, ваша главная находка?
— Если выбирать что-то одно, то это атмосфера. Это самая важная штука — это и есть Форум. Она состоит из многих вещей, где главное выбрать нереально. Если не будет таких спикеров, такого контента, хорошего нетворкинга, нормального приложения — не будет форума. Это все вместе работает на атмосферу и на то, что люди хотят приезжать сюда тусить, общаться, знакомиться, учиться, и, опять же, все вместе.