Некоторые необходимые вещи появились, потому что кому-то хотелось сделать свою жизнь удобней.
Например, много лет назад в Самаре проходил айтишный 404Fest и организаторы сделали для него приложение. Оно многим понравилось и сегодня известно под названием Event Rocks.
У компании НАГ сейчас похожая история. Они начали проводить Конференцию российских операторов связи (КРОС) и разработали для себя систему управления событиями (EMS) «НАГ Мероприятия».
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/-----------.png)
Как появилась КРОС
В начале нулевых НАГ запустила онлайн-форум, где встречались технические специалисты и обсуждали насущные вопросы. Форум жив до сих пор и каждый месяц его посещает несколько тысяч человек: ищут ответы на вопросы, предлагают помощь участникам и просто общаются.
В какой-то момент пришло понимание — на интернет-площадке собрались не просто специалисты, а сформировалось комьюнити с большим опытом и серьёзной экспертизой. Настала пора выйти в офлайн и познакомиться всем лично. Так в 2006 прошла первая КРОС.
Сегодня мероприятие выросло из встречи форумчан на одной из турбаз под Екатеринбургом до многодневного события, которое собирает в Сочи более 900 гостей.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----1.png)
От Excel к собственному решению
Какое-то время для ведения списка участников и учёта прочих данных вроде оплат, команда использовала привычные таблицы. Этого было вполне достаточно, чтобы собрать информацию об участниках КРОС.
Но чем больше становилось гостей и спикеров, тем сложней становилось работать. Тогда компания приняла решение создать собственную учётную систему EMS «НАГ Мероприятия», которая бы автоматизировала большую часть задач.
Впервые самописную EMS использовали в 2013 году. Тогда в ней можно было только регистрировать участников, но ближе к 2020 программа стала активно развиваться. Сейчас EMS — основной цифровой инструмент планирования и проведения КРОС и учебных программ «Академии НАГ».
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/j5MTN1Ww5C0.jpg)
Что может EMS «НАГ Мероприятия»
Система состоит из нескольких компонентов, которые позволяют автоматизировать большое количество процессов.
Участники оставляют заявки на сайте, их проверяет модератор. После этого система автоматически распределяет номера в отеле и отправляет информацию зарегистрированному участнику.
Затем система формирует счёт на оплату. У каждого счёта есть статус: «Выставлен», «Оплачен» и так далее. В любой момент организаторы видят, кого стоит поторопить с оплатами.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-02-02_15-32-22.jpg)
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-02-02_15-33-53.jpg)
Другой раздел системы посвящён работе с программой ивента: составление расписания, добавление информации о спикерах и докладах.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-02-02_15-38-55.jpg)
Важная часть EMS — виджеты, которые можно встроить на сайт мероприятия. Их несколько видов:
- Регистрации участников, спикеров и спонсоров
- «Личный кабинет», где участники могут управлять данными о своей организации, а спикеры работать с докладами
- Отображение на сайте программы мероприятия и списка докладчиков
- Пакеты участия и спонсорской поддержки. Организатор может настроить их без посторонней помощи и указать все опции
- Вопросы и ответы
В процессе работы организаторы могут получить разные отчёты, например узнать, сколько участников оплатили участие, и какой менеджер какого клиента ведёт.
Ещё EMS позволяет вести архив ивентов, в который собираются ссылки со сторонних ресурсов с подробным описанием содержимого.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-02-02_15-41-08-1.jpg)
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-02-02_16-06-52.jpg)
Развернуть учётную систему можно на внутренних серверах компании, но разработчики отмечают, что это трудоёмкий и дорогой процесс, так что проще использовать защищённое облако, которое ориентировано на бесперебойную работу сервиса.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----2.png)
Интеграция с мобильным приложением
С 2018 года у КРОС появилось мобильное приложение, созданное на платформе Event Rocks. Его наполнение вполне стандартно для деловых конференций: программа, список участников и спикеров, каталоги партнёров, карты и схемы, чаты и система назначение встреч.
Приложение синхронизуется с «НАГ Мероприятия» и «подтягивает» данные об участниках, спикерах, расписании из системы. Так что организаторы заполняют данные только в учётной системе, и они автоматически обновятся в приложении.
Приложение Event Rocks стало логичным продолжением и дополнением EMS.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----3.png)
Выход EMS «НАГ Мероприятия» на рынок и планы развития
В НАГ отмечают, что на данный момент у платформы есть некоторые ограничения. Например, формы регистрации рассчитаны на работу с российскими компаниями, так что перед выходом на иностранные рынки нужно будет создать формы для каждой страны и проработать интеграции с местными аналогами 1С.
Следующий этап — выпуск EMS на внешний рынок, что произойдёт уже летом этого года.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----4.png)
Будущее ивентов
По мнению команды НАГ, современным мероприятиям нужна система, которая объединит все процессы: от продажи билетов до сведения итоговой аналитики. А приложение ивента будет необходимым дополнением, своеобразным спутником по ивенту.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----5.png)
В НАГ есть своё видение подобной экосистемы.
Сейчас участнику конференции нужно отдельно покупать билеты на поезд или самолёт, снимать номер в отеле и оплачивать размещение стенда. Как итог, в мессенджере или почте скапливается огромное количество писем, найти среди которых нужное бывает не всегда просто.
Но у многих информационных систем есть API, которое позволяет обмениваться данными, и имеется возможность реализовать такой сценарий.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/photo_2023-05-17_14-53-15.jpg)
Участник конференции заходит на сайт и выбирает пакет участия. После чего на этом же сайте выбирает номер в подходящей гостинице, билеты на нужную дату и место для размещения стенда. Данные отправляются в «НАГ Мероприятия» и скоро участник получает счёт.
Когда гость прибывает на ивент, перед ним автоматически поднимается шлагбаум, а на ресепшене уже ждёт ключ-карта.
На самом мероприятии гость получает через мобильное приложение рекомендации, какие активности посетить, кто может быть интересен для нетворкинга и предлагает с ним связаться. Рекомендации строятся на данных о компании-участнике и сведениях, которые добавил гость.
![](https://blog.eventrocks.ru/content/images/2023/05/----6.png)
Использование связки EMS+приложение может изменить подход к проведению мероприятий. Организаторы получат больше времени для решения других задач, например креативных. А это может заметно изменить саму ивент-индустрию.