«Вновь убедились в эффективности приложения: пока участники добирались до места проведения, они изучали разделы с достопримечательностями, ресторанами и другими полезными материалами, а также обменивались впечатлениями в общем чате. Это позволило сэкономить время, и путь пролетел совершенно незаметно», — Пётр Плеханов, Digital-директор агентства Marketing Division.
Выездные корпоративные конференции требуют особого внимания к деталям со стороны организаторов. Для мероприятий за границей уровень сложности возрастает многократно: нужно учитывать перелёты, размещение, особенности инфраструктуры и при этом сохранять комфорт участников и атмосферу единства.
В случае с Беларусью добавляется ещё один важный нюанс: страна имеет свои специфические требования к проведению событий. Например, трек-лист диджея должен согласовываться через официального местного партнёра, имеющего действующий контракт с Министерством культуры, и использоваться строго по утверждённому списку — нарушение правил может привести к приостановке или отмене части программы. Такие особенности требуют тщательной подготовки и работы через местных поставщиков, чтобы всё прошло без сбоев и формально корректно.
С запросом провести конференцию в Минске к Marketing Division Agency обратился их клиент, с которым уже было реализовано это событие годом ранее, но в Подмосковье. Само агентство существует с 2009 года, осуществляет более 150 мероприятий ежегодно, входит в ТОП-15 ведущих ивент-агентств России и известно своей экспертностью в корпоративных и B2B-мероприятиях. В числе их направлений — деловые конференции, поощрительные поездки, экспо-выставки и проекты для крупнейших международных брендов.
Так как Marketing Division Agency уже не первый год сотрудничает с Event Rocks, они сразу предложили использовать приложение для цифрового сопровождения конференции. Мы пообщались с Петром Плехановым, а также с проджект-менеджером Event Rocks Сергеем Демидовым, чтобы показать, как технологии помогают усиливать впечатления участников.
Цели и задачи конференции
«Это была корпоративная конференция для ключевых сотрудников и партнёров. Клиент работает в FMCG-секторе, и стояла задача сделать акцент не только на деловой части, но и на внутренней выставке продуктов и новинок. Восемь категорий техники заняли целый день программы: участники могли не просто услышать о новинках, а увидеть их в действии и обсудить напрямую с коллегами.
Особенность выезда в Беларусь заключалась в том, что у многих участников возникал вопрос с интернетом — роуминг для жителей России там стоит недёшево. Поэтому особенно удобно оказалось, что всё расписание, материалы и справочная информация были доступны в приложении и в офлайн-режиме. Это сильно упростило жизнь и участникам, и нам как организаторам», — отмечает Пётр Плеханов.
Решение — цифровой гид для выездного корпоративного события
Выездная конференция в другой стране требует особого уровня подготовки: участникам нужно не только понимать деловую программу, но и знать, как с пользой провести свободное время, чтобы взять от поездки максимум.
Именно поэтому с агентством было принято решение сделать раздел «Памятка», который включал в себя:
- рекомендации по дресс-коду для деловой программы и вечерних активностей;
- советы по мобильной связи и роумингу в Беларуси;
- персональную информацию о проживании, маршруте по выставке продуктов и жд/авиабилетах;
- информацию о трансферах — расписание и обновления в разделе «Новости»;
- список ресторанов и кафе, каждая точка была оформлена отдельной вкладкой: с описанием, возможностью построить маршрут и даже заказать столик;
- подборку достопримечательностей — музеи, арт-площадки, театры и знаковые локации Минска.
Для удобства участников была доступна карта со схемой площадки, где проходила конференция. Она помогала быстро ориентироваться: находить залы, выставочные зоны и точки активности. Приложение стало настоящим путеводителем и избавило участников от необходимости искать информацию в сторонних источниках.
Сергей Демидов о технической реализации
Наше мобильное приложение отлично подошло для информирования участников. Обо всех важных новостях или срочных объявлениях организаторы сообщали с помощью push-уведомлений (за 3 дня мероприятия — 50 шт). Для тех, кто вдруг пропустил объявление, новости публиковались в отдельной ленте от организаторов.
Для самых общительных в приложении был организован общий чат, в него заглянули 83% участников. Более 1000 фото участников и самых ярких событий всего мероприятия были опубликованы в фотогалерее мобильного приложения. С Петром коммуникация по проекту была лёгкой, в конструктивном ключе, а все возникающие вопросы решались быстро и без сложностей.
Результаты:
- Авторизация в приложении — 100%
- 2791 просмотр раздела «Расписание»
- 1285 просмотров раздела «Памятка»
- 1265 просмотров раздела «Новости»
- 1217 просмотров раздела «Общий чат»
Выездной корпоратив за границей: с Event Rocks — это просто
Наш совместный проект с Marketing Division Agency стал наглядным примером того, что даже масштабная корпоративная конференция в другой стране может проходить без лишних сложностей. Чёткая программа, удобная навигация и внимание к деталям сделали поездку комфортной и для участников, и для организаторов.
Event Rocks в этом проекте стал не просто приложением, а цифровым помощником: он собрал всю важную информацию в одном месте и обеспечил доступ к ней даже без интернета. Такой подход снимает множество организационных вопросов и позволяет сосредоточиться на главном — общении, впечатлениях и новых возможностях.
