В сентябре 2024 года отгремел Global Event Forum — самое яркое и заметное событие event-индустрии. Один из факторов успешного мероприятия — использование современных цифровых решений.
Евгения Суфиянова, генеральный продюсер GEF 2024, рассказала, как приложение Event Rocks помогло упростить организационные процессы, вовлечь более 2000 участников и сэкономить деньги.
Палочка-выручалочка для масштабных ивентов
На несколько дней сентября Красная поляна 960 м превратилась в настоящий Event City, где проходили концерты, иммерсивные шоу, вечеринки и не только. Верхний уровень курорта был полностью закрыт для посетителей, а участников встречали 8 отелей, множество конференц-залов, баров, концертная сцена и фуд-корт.
Мы организовали ивент под лозунгом «GEF Эволюция». Нам хотелось создать атмосферу душевных посиделок в кругу своих, чтобы объединить организаторов, заказчиков и поставщиков event-индустрии.
В образовательной программе этого года было 7 тематических направлений: креатив, продажи, технологии_тренд, свадьбы_декор_ведущие, майс, бизнес_школа и режиссура.
С помощью приложения Event Rocks участники легко ориентировались в программе — выбирали интересные темы, добавляли доклады в «Избранное». Было здорово, когда за пять минут до начала доклада приходило уведомление о выступлении. В потоке насыщенной программы эта функция помогает ничего не упустить. Площадка у нас большая, поэтому мы добавили в приложение карту и схему, чтобы участники без проблем находили нужные локации.
Одно решение для множества задач
В приложение можно добавить разные разделы специально для нашего мероприятия. Например, в этом году GEF посетила актриса, певица и блогер Ирина Горбачева с танцевальным проектом «Я танцую по стране». Под него в приложении был создан отдельный раздел, куда участники заходили, изучали информацию, видели количество оставшихся мест, цены и могли купить билет.
Приложение стало центром общения и активности. Участники быстро находили интересные события, общались, назначали встречи, фоткались и были постоянно чем-то заняты.
Голосование в режиме реального времени
В этом году мы впервые использовали голосование в приложении с выводом результатов на медиаэкран. В рамках фестиваля мы организовали небольшой чемпионат самых ярких и удачных кейсов ивент-индустрии. В конце чемпионата зрители в режиме реального времени голосовали за самый лучший кейс. В это время на экране в режиме реального времени обновлялись данные, и все были вовлечены не только в процесс голосования, но и наблюдения.
Было немного волнительно. Беспокоились из-за возможных интернет-сбоев, но всё вышло очень круто. Вся наша команда была в восторге от реализации, поэтому решили использовать эту функцию на постоянной основе.
Ещё порадовали возможности брендирования. Само приложение, раздел голосования и вывод результатов на экран — всё было выполнено в едином стиле в брендинге нашего мероприятия.
Оценка докладов по направлениям
Мероприятие было масштабным, поэтому и спикеров мы пригласили много. По 7 направлениям программы выступало 90+ спикеров. Чтобы получить обратную связь от участников и выделить докладчиков, которые привлекли наибольшее внимание и вызвали интерес, мы использовали раздел «Спикер дня».
Наша команда отмечала, что опросы проходили более 100 участников ежедневно. Эта функция очень удобна для организаторов, потому что можно выделить тех спикеров, которые наиболее релевантны для аудитории мероприятия. В дальнейшем повысятся вовлечённость и посещаемость события.
Интерактивы и развлечения
Одной из фишек GEF стало сочетание деловой программы с развлекательным форматом. В течение пяти дней здесь постоянно что-то происходило. Выступали известные танцевальные группы, певцы и другие артисты. Ещё можно было заняться йогой или посмотреть необычные анимационные шоу. Всё расписание развлечений было в приложении, где участники легко находили описание активностей и планировали день — решали, на что пойти и когда.
Ещё один полезный раздел — список заведений «Где поесть». Мы добавили туда рестораны и кафе, а также вынесли меню, чтобы можно было сразу выбрать заведение под свои предпочтения.
Вывод
Для нас приложение — это продолжение ивента и его неотъемлемая часть. Мероприятие было закрытым, и платформа помогла создать атмосферу значимости и эксклюзивности благодаря широкому функционалу и дизайну. Однозначно будем использовать её на последующих ивентах.
