Longtime-ивенты: трансформация онлайн-корпоративов в цепочку вовлекающих событий

Почему ивент — это больше, чем пара часов активности, какие задачи решают «долгоиграющие» корпоративные мероприятия и где искать инструменты по их реализации — рассказываем, как красиво, ярко и безболезненно ворваться в тренд «longtime-ивентов».

Благодаря активностям в онлайне, под словом «ивент» сегодня понимают не просто разовую активность, а большую и планомерную работу с участниками. Эта работа длится от недели до нескольких месяцев, и требует специальных инструментов, которые позволяют вовлекать и удерживать внимание сотрудников на событии на протяжении всего этого времени.

Мы заметили это, когда нам стало поступать много запросов от корпоративных ивент-менеджеров и ивент-агентств на платформу для мероприятия продолжительностью в несколько недель или даже нескольких месяцев. В этой статье мы собрали все наши наблюдения и опыт в реализации проектов в подобном формате событий.

Немного теории: что такое «longtime-ивенты»?

Честно говоря, термин «longtime-ивент» мы придумали сами, просто потому что не смогли найти полностью подходящего определения. Но держим пари, как ивент-специалисты, хотя бы раз в своей профессиональной жизни вы встречались с таким форматом корпоративного мероприятия:

• Их цели сложнее и глобальнее «простого» командообразования;
• Их масштабы больше привычного корпоратива;
• Их программа насыщенней различными видами и количеством активностей;

А главное — они всегда длятся долго. Не дни, а недели или месяцы...

Перед организаторами таких мероприятий всегда стоят глобальные цели, достижение которых больше похоже на «выработку корпоративной привычки», чем на мероприятия с культурно-развлекательной программой:

• погружение сотрудников в глобальный ребрендинг компании (смена целей, миссии, ценностей и т.д.);
• формирование эффективных корпоративных коммуникаций и сплочение коллектива;
• рост eNPS и укрепление кадрового состава (выявления талантов, предотвращение увольнений, нейтрализация конфликтов и т.д.)

Специфика «longtime-ивентов» ставит перед организаторами ряд вопросов: как объединить все запланированные активности единой тематикой, как упростить участие сотрудников в таких мероприятиях и главное — как и где их проводить?

Ответ на первый вопрос лежит в плоскости концепции события и корпоративных ценностей. А вот остальные два — дело техники, а точнее технологий, которые решаются правильно выбранной платформой и ее инструментами.

Инструменты Ивентишес для «Longtime-ивентов»

Букинг на активности, тренинги и лекции
Запись на иммерсивные активности, лекции, тренинги и другие активности удобно вести через приложение — и для организатора, и для участников. Получайте уведомления о новых регистрациях, управляйте списками и экспортируйте результаты.

Пример: Одна из запланированных активностей для участников — иммерсивная прогулка по городу под музыку, но количество участников в группе ограничено. Организаторы добавляют в приложение мероприятия возможность записаться на прогулку, определяют доступные слоты и ставят ограничение на количество мест на каждой экскурсии.

Квесты, битвы умов и викторины
Платформа Event Rocks отлично подходит и для командных интеллектуальных игр формата «Что? Где? Когда?», викторин и квестов. Вы можете дать участникам возможность заранее поделиться на команды для их прохождения или продумать несколько индивидуальных «испытаний» для ваших сотрудников.

Пример: Организаторы запускают квест, который длиться в течении недели перед главным событием. Каждый день в приложении приходит новое задание, а подсказки можно найти в наборе фирменного мерча, который заранее отправили всем участникам.

Еще немного идей для корпоративных онлайн-мероприятий, можно найти в статье «12 идей онлайн-тимбилдинга для компаний на удалёнке»

Конкурсы и чемпионаты
Проводите состязания среди сотрудников и команд, выкладывайте конкурсные работы в приложение и выбирайте победителей с помощью голосования в прямом эфире или устройте корпоративный онлайн-чемпионат по FIFA, Among Us или «Мафии» с прямой трансляцией.

Заодно вы сможете устроить конкурс групп поддержки участников прямо в общем чате. Пусть зрители тоже набирают баллы за самую активную поддержку своей команды, а затем топ-10 рейтинга получат особые сувениры.

Пример: Компания проводит конкурс клипов среди филиалов. Конкурсные работы выкладываются в специальный раздел события на диджитал-площадке от Ивентишес, там же на платформе в прямом эфире проходит самое открытое и прозрачное голосование за приз зрительских симпатий.

Попросите сотрудников поделиться эмоциями в чате и выбрать лучшие работы в специальном разделе платформы, а результаты голосований отслеживать в real-time в прямом эфире.

Мастер-классы
Проводите различные мастер-классы с трансляцией из студии в смартфоны и ноутбуки ваших участников. Все ингредиенты или материалы для работы пришлите участникам доставкой.

Выводите онлайн-участников в эфир прямо из приложения, чтобы добавить интерактива и динамики или предложите им в в завершении поделиться фотографиями своих кулинарных или творческих шедевров с другими в общем чате.

Пример: в течении нескольких недель перед кульминационным событием на диджитал-площадке проходят различные творческие мастер-классы. Участники могут через приложение записаться на интересные темы, получить доставкой пакет участника со всеми необходимыми инструментами и ингредиентами для творчества и в назначенный день выйти в эфир, чтобы вместе с коллегами общаться и творить.

Интерактивный фильм или игра
Позвольте участникам управлять тем, что они видят в трансляции. Превратите пассивных зрителей в главных участников и режиссеров.

Вы можете организовать компьютерную игру в реальном времени, где участники проголосуют за варианты действия, а актеры на экране будут полностью «повиноваться» решению большинства.

Посмотрите, как такой формат был реализован на онлайн-корпоративе Mercury Development

Челленджи и флешмобы
Бросьте вызов командам подразделений — пусть они выполняют задания вместе. В какой момент открывать задания челленджей или проводить этапы чемпионата, вы решаете сами: можете сразу раскрыть «все карты» участникам, настроить поэтапное прохождение или запланировать активности во времени.

Пример: Компания готовит масштабный танцевальный флешмоб. Каждый день участники получают короткий видео-урок, и должны повторить движения и записать на видео. В конце из этих видео монтируется клип, в котором сотрудники компании со всего мира вместе танцуют.  

Геймификация
Начисляйте баллы за активность — участие в конкурсах, публикации постов и т.п. Вы сами решаете за что начислять баллы и сколько их будет. Рейтинг и баллы могут быть как персональными, так командными.

Пример: За все активности на протяжении нескольких недель участники получают баллы, которые в конце могут обменять на фирменный мерч с символикой события. Каталог наград со «стоимостью» в баллах активности также размещен на диджитал-площадке события в специальном разделе, чтобы мотивировать и вдохновлять участников.

Лента новостей и push-сообщения
Лента новостей в приложении и push-оповещения — один из лучших способов держать участников в курсе всех запланированных событий, информировать их и вовлекать в процесс.

Пример: У события есть свой милый маскот, который общается с участниками в ленте новостей. От имени персонажа участникам ежедневного приходят push-уведомления на смартфон с напоминаниями об активностях или просто шутками для поднятия настроения.

Интеграция (почти) любого интерактива
Гибкие настройки платформы Ивентишес позволяют добавить отдельными вкладками на web-платформе и разделами в приложении сторонние web-страницы, а в плеер трансляции — вставить сторонние фреймы. Это здорово расширяет возможности платформы и позволяет воплотить любые безумные идеи.

Если для реализации какой-то одной активности есть подходящий сторонний онлайн-сервис, мы просто встраиваем его на диджитал-площадку. С точки зрения участников это единая диджитал-площадка, объединяющая все активности.

Напоследок о мультиканальности

Когда мы только начинали проводить онлайн-мероприятия, думали, что удобнее всего участникам будет в веб-версии, но оказалось, что процент досматриваемости мероприятий в три раза больше с мобильного приложения.

Возможность объединить людей на веб-платформе и в мобильном приложении и дать им единое пространство для общения и взаимодействия стало очень важным преимуществом, в том числе и для таких «длинных» мероприятий.

Сочетание мобильного приложения и интерактивной web-платформы в решениях Event Rocks отлично подходит для воплощения сценариев длительных событий. А тотальный брендинг и многообразие инструментов помогут реализовать любые идеи.