Воркшопы в ивент-индустрии — это отдельная категория деловых мероприятий. Особенность такого формата — практическая направленность. Вместо длинных выступлений здесь обсуждают задачи и подходы, которые можно применить в работе. Такие мероприятия обычно проходят в небольшом составе, чтобы участникам было проще взаимодействовать друг с другом: обмениваться опытом, представлять кейсы и демонстрировать экспертные навыки.   

20 марта в Москве прошло одно из серии мероприятий «MICE Россия@Рядом с Вами!», организованных проектом BE IN RUSSIA. На примере этого воркшопа расскажем, как эффективно работает формат деловых встреч в индустрии MICE и как в этом помогает приложение Event Rocks.

В этот раз событие объединило более 300 профессионалов из регионов России и ближнего зарубежья. Цель воркшопа — предоставить площадку для прямого общения между региональными поставщиками MICE-услуг и потенциальными заказчиками из Москвы и других городов. 

Участники могли представить свои продукты, установить деловые контакты и обсудить возможности сотрудничества. В рамках мероприятия была организована насыщенная деловая программа, включающая сессии с участием экспертов отрасли, обсуждение актуальных вопросов и трендов в сфере MICE, а также презентации новых возможностей и решений от поставщиков. 

Особое внимание уделялось эффективному взаимодействию между участниками и продуктивному нетворкингу. Для решения этих и других задач организаторы вновь использовали брендированное приложение Be in Russia, собранное на платформе Event Rocks. О том, как оно ни один год помогает в организации и проведении воркшопа, рассказывают генеральный директор проекта Вадим Кирсонов и PR-директор Альберт Латыпов. 

Точная координация встреч и push-уведомления

Воркшоп — это деловое мероприятие, где всё построено вокруг чётко запланированных встреч. Участники приезжают с конкретными задачами: провести переговоры, наладить контакты, обсудить сотрудничество, найти клиентов. В таком формате важна точная координация — и здесь нам в очередной раз помогло приложение.

Мы используем цифровую программу: участники видят расписание в телефоне, добавляют нужные встречи в «избранное» и составляют личный график на весь день.

При желании гости добавляют событие в календарь смартфона, и за 5 минут до начала им приходит push-уведомление. Это помогает не пропускать встречи и эффективно использовать время.

Поиск деловых связей и структурирование участников

В приложении есть список экспонентов с указанием должностей и номеров столов. Участники открывают карточку каждого человека и сразу видят контакты и другую важную информацию, необходимую для делового общения.

MICE-заказчики разделены на две группы по агентствам. В каждой группе мы размещаем сотрудников с их должностями и контактами, чтобы гости могли быстро определить, к кому обратиться по вопросам сотрудничества.

Отдельный раздел «Воркшоп» включает каталог компаний — отелей, холдингов, туроператоров. Там собрана подробная информация: адреса, контакты, профиль деятельности, а также данные руководителей и менеджеров. Это помогает участникам легко знакомиться с потенциальными партнёрами и выстраивать эффективные деловые связи.

Такое чёткое разделение и структурирование участников облегчает поиск нужных контактов и позволяет оперативно организовывать встречи и переговоры.

Тысячи назначенных встреч и быстрый обмен контактами

Ежегодно участники активно используют функцию «Встречи». В марте гости назначили свыше 2600 встреч. В MICE-индустрии встречи служат основой для установления деловых контактов, обмена знаниями и принятия стратегических решений. Они позволяют участникам сосредоточиться на конкретных целях, таких как обсуждение проектов, заключение контрактов или поиск партнёров. 

Не менее актуален раздел «Общий чат». Там и мы, организаторы, публиковали важные новости и обновления, и сами участники делились фото, впечатлениями и неформально общались. Благодаря этому ощущение вовлечённости и «живого» диалога сохранялось на протяжении всего воркшопа.

В этот раз мы впервые использовали QR-визитку — функцию, которую ранее обсуждали с разработчиками Event Rocks в обратной связи. Теперь она внедрена и успешно работает. Благодаря ей стало проще обмениваться контактами: достаточно навести камеру смартфона на QR-визитку другого участника — и данные автоматически сохраняются в телефонной книге.

Сбор обратной связи и список партнёров

Отдельное внимание мы уделили совместному опросу, который провели вместе с разработчиками Event Rocks и нашими ключевыми партнёрами. Цель — собрать мнение профессионального сообщества о текущем состоянии и перспективах развития ивент-индустрии. Мы хотели не просто получить обратную связь, а выстроить диалог с теми, кто вместе с нами формирует рынок. Это позволило нам глубже понять запросы участников и использовать эти данные при подготовке следующих мероприятий.

Также в приложении есть отдельный партнёрский раздел. Здесь участники могут ознакомиться с теми компаниями и организациями, которые поддержали воркшоп и внесли вклад в его проведение. Мы разместили профили, ссылки и контакты, чтобы у всех участников была возможность выстроить новые связи — не только с экспонентами, но и с теми, кто работает в смежных сегментах рынка.

Вывод

Приложение стало незаменимым инструментом при организации воркшопа «MICE Россия@Рядом с Вами!». С помощью него мы добились слаженной и оптимизированной работы: участники заранее планировали свой график, выбирали оптимальные временные слоты и выстраивали встречи без накладок. 

Мы также видим потенциал для геймификации: в будущем планируем использовать аналитику встреч, чтобы выделять самых активных участников — тех, кто назначал и проводил больше всего деловых переговоров. Это поможет не только поощрять вовлечённость, но и создавать элементы мотивации — например, вручать символические призы или отмечать участников в итогах мероприятия. Такой подход делает процесс участия более интересным, а для нас, как организаторов, — это ещё один способ глубже анализировать взаимодействие и эффективность события.