Мы поговорили с Юлией Арикянц, вдохновителем и создателем проекта ART STREAM, экспертом в сфере организации мероприятий с 20-летним опытом. Она поделилась с нами необычным подходом, который помогает ей проводить масштабные мероприятия легко и без стресса. Читайте!
Быть успешным организатором мероприятий стремится каждый MICE-специалист. Однако многие только мечтают о масштабных и высокобюджетных событиях «межпланетного» уровня. Таких, где члены команды понимают друг друга с полувзгляда, все службы на площадке работают строго по тайм-плану, монтаж конструкций завершается за два часа до дедлайна.
У исполнителя с заказчиком полное взаимопонимание, а неоплаченных счетов, разумеется, нет. Руководителю проекта вполне хватает времени на то, чтобы между делом, не спеша, выпить чашечку кофе или позвонить близким.
Дальнейшая реализация проекта — сплошное наслаждение! Ни одной накладки, аудитория в восторге, а итоговый KPI бьет все рекорды компании.
Да, это мероприятие мечты!
Я почти 20 лет работаю в сфере организации мероприятий и у меня, безусловно, бывали дни, когда между чашкой кофе в 6 утра и следующим глотком воды проходили целые сутки. Безумный взгляд, охрипший голос.
Но несколько последних лет все идет по другому сценарию: я спокойно и с удовольствием встречаю гостей на проектах; с улыбкой управляю мероприятием с пультовой, а иногда и дистанционно. Позволяю себе высыпаться на выездном мероприятии и знаю, что всё идёт по плану.
Разве такое возможно? Да!
Предлагаю нестандартный подход к организации идеального выездного мероприятия. Не будем вдаваться в подробности и погружаться в сметы, нюансы поведения тендеров, креативные полеты и особенности межкультурных коммуникаций. Рассмотрим только первые шаги на пути к мечте.
5 первых шагов к идеальному мероприятию
1. Возьмите ежедневник, планер или блокнот, то, что больше нравится.
2. В качестве ориентира выберете мероприятие, которое считаете идеальным. То, к чему хочется стремиться. Формат, бюджет, уровень реализации, состав и профессионализм команды — мыслите масштабно.
Для меня идеальное мероприятие — это международный фестиваль Tomorrowland. Для вас, возможно, Международная конференция глав государств или Церемония вручения кинопремии Оскар. Сделайте мудборд с фотографиями этого события.
3. Определитесь, какое мероприятие вы хотите организовать. Продумайте формат, тематику, количество участников, бюджет, наполнение и другие подробности.
4. Выпишите в блокнот все этапы подготовки мероприятия.
Не скупитесь на подробности, опишите: команду проекта, особенности коммуникаций, разверните каждый этап реализации вашей идеи. В заключении не стесняйтесь, опишите шквал восторженных аплодисментов, а чуть ниже - церемонию вручения (вам, разумеется) профессиональной премии.
Я настаиваю на том, что писать нужно от руки, этот процесс помогает сформировать новую реальность.
5. Обозначьте первые 5 шагов, которые необходимо сделать для реализации проекта вашей мечты.
Поверьте, вышеописанные 5 шагов приблизят вас к идеальному мероприятию. А если вы продолжите нестандартно мыслить и смело визуализировать свои желания, то поразитесь, тому, как быстро сбываются ваши самые, казалось бы, нереальные MICE-мечты.
Но об этом мы поговорим позже в рамках нового проекта ART of MICE от MICE ORCHESTRA.
Юлия Арикянц, CEO MICE TIME, Бельгия
