Вовлечённость участников  — задача №1 для организаторов мероприятий. От того, удастся ли превратить посетителей в активных участников, зависит польза и эффективность ивента для его стейкхолдеров, уверена Александра Жирновская, руководитель центра по связям с индустрией школы MACS и организатор мероприятий с 15-летним стажем.

Теме вовлечённости и управления ею был посвящен вебинар Александры «Микс-форматы и инструменты вовлечения участников деловых событий» в рамках сообщества организаторов мероприятий Timepad. С разрешения автора публикуем основные идеи из вебинара.

Александра Жирновская — организатор более 400 деловых мероприятий

АЛЕКСАНДРА ЖИРНОВСКАЯ:

Бенджамин Франклин говорил: «Скажи мне —  и я забуду. Учи меня — и я попробую запомнить. Вовлеки меня — и я научусь». Только так — через вовлечение — учатся взрослые люди.

Есть много определений вовлечённости аудитории мероприятия. Мне нравится такое: «Это целенаправленная стратегия трансформации посетителей в активных участников для достижения целей как организаторов, так и участников события».

Ключевое слово здесь —  «стратегия». Мы должны постоянно, на всех этапах подготовки ивента, держать в фокусе внимания всё, что влияет на вовлечённость.  

Факторы, влияющие на степень вовлеченности

Я выделяю восемь таких факторов.

1. Лояльность. Если мы работаем с лояльными участниками, у нас есть фора. Нам не нужно тратить усилия на установление доверия между организаторами и аудиторией, оно у нас уже есть. Дальше ― задача управлять ожиданиями и фокусом внимания.  

2. Физическая активность. Пригласите гостей мероприятия объединяться в группы, перемещаясь по залу, поднимать руки при голосовании, больше аплодировать или помочь реорганизовать сетап в зале.  Физическая активность участников на мероприятии поможет снять усталость и напряжение и лучше воспринимать информацию.

3. Релевантность интересам. Сосредоточиться на неинтересных вещах участник может лишь очень короткое время и до тех пор, пока не появится первая возможность переключиться на что-то более интересное или важное: соцсети, кофе, рабочие вопросы. Вернуть такого участника в рабочее поле сложнее, а выводы, которые он сделает о мероприятии, будут не в вашу пользу. Тематические треки, смена форматов, лаунж для интровертов, нетворкинг-зоны помогают «не упустить» участника.

4. Увлекательность Переживание участниками ярких положительных эмоций качественным образом повышает вовлечённость. Через эмоциональное воздействие, элементы шоу, иммерсивность донести ключевое сообщение проще, а обратную связь получить быстрее. Важно не потерять содержание в погоне за wow-формой.  

5. Соревновательность. Добавьте элемент соревновательности в мероприятие: самый интересный вопрос спикеру, наибольшее число знакомств среди гостей, максимальная активность в соцсетях, самые продуктивные идеи и т.д. Соревноваться могут как группы, так и индивидуальные участники. Важно, чтобы соревнования соответствовали общим задачам мероприятия, а их условия были прозрачны и доступны всем гостям.

6. Признание. Внедряйте форматы, которые дадут участникам возможность поделиться своим опытом и знаниями друг с другом, расширить их «зоны влияния» и получить обратную связь.

7. Большая цель. Что стоит за рамками конкретного мероприятия? Что мы вместе хотим изменить? Сформулируйте «большую цель» вашего проекта и транслируйте ее аудитории. Объединение вокруг общих ценностей ― фундамент для создания комьюнити вашего проекта.

Meeting design

С понятием вовлечённости тесно связано еще одно понятие, единой трактовки и перевода которого нет ни в русском, ни в английском, ― meeting design.

Понятие meeting design популяризирует и раскрывает Маартен Ваннесте в книге «Архитектура делового мероприятия. Манифест», а множество идей в этой области можно почерпнуть из книги Into the Heart of Meetings: Basic Principles of Meeting Design Майка ван дер Вийвера.

Целенаправленная работа над формой и контентом события позволяет:

  • достигать цели мероприятия;
  • вовлекать участников;
  • улучшать нетворкинг;
  • эффективнее обучать;
  • управлять фокусом внимания аудитории;
  • повышать явку участников;
  • отстраиваться от конкурентов;
  • легче получать обратную связь.

Типы мероприятий в концепции Meeting Design

1. Elementary Meetings. Попробуйте трансформировать ваши мероприятия, опираясь на культурные метафоры. В основе meeting design таких мероприятий лежат понятные социальные ритуалы, обычаи и традиции. Мы предлагаем участникам «зайти» в событие с понятным кодексом поведения.

Например, происходит слияние двух компаний. Это болезненный процесс как для сотрудников, так и для руководства, и часто ивент является значимым элементом переживания этой трансформации. Здесь очень логично ложится метафора свадьбы, на основе которой выстраивается событие.

За ежегодными собраниями компании может стоять метафора диалога, когда руководство и сотрудники выступают партнерами. Поддержать эту метафору может сетап без «пропасти» между сценой и залом. Физическое расположение участников мероприятия наравне, в едином пространстве эффективно транслирует установки компании и способствует коммуникации в нужном ключе.

2. Participation-rich format. Обогатите мероприятие интерактивными форматами, когда участники взаимодействуют в группах и учатся через опыт друг друга:

  • Case Study
  • Pair Share
  • World Cafe
  • Fishbowl
  • Solution Room

3. Participant-driven format. Нестандартным решением может стать включение в программу блока, контент которого создается самими участниками. Формат unconference активно развивается в России и может стать новым этапом в организации внутрикорпоративных конференций с максимальным вовлечением сотрудников при соблюдении технологии организации.  

4. Post it. Универсальный формат, который можно использовать как для больших, так и для малых групп. Участники управляют контентом мероприятия, оставляя свои пожелания о темах, которые они хотят услышать или осветить, на стикерах в специально выделенной зоне.

5. Surprising Meetings. Это мероприятия, у которых есть два сценария. Первый ― анонсированный участникам, второй, в котором «зашит» сюрприз ― неожиданный гость, необычный формат или флэшмоб.

Eventech для вовлечения участников

Технологии ― неотъемлемая часть «продвинутых» мероприятий. Благодаря eventech достичь поставленных целей проекта можно быстрее и эффективнее. Важно органично вписать технологию в проект, сделать доступ максимально легким и понятным любому участнику.

AI (искусственный интеллект)

Искусственный интеллект может объединять людей по интересам, усиливая эффект от нетворкинга. Технология Brain Dating соединяет пары участников, исходя из информации, которые они оставляют о себе в приложении мероприятия.

Облачные технологии

Редактирование общих документов, получение обратной связи от участников и спикеров, адаптация формата post-it ― легко и просто в любом из доступных облачных сервисов.

Networking

Специализированные web-сервисы или мобильные приложения с функцией нетворкинга, чата и назначения встреч незаменимы для организаторов событий от 100 и более участников. При меньшей аудитории «аналоговые» инструменты знакомств все еще востребованы, но требуют ресурсов и навыков со стороны организатора.

Голосования

Быть значимым и услышанным ― дайте участникам мероприятий эту возможность с помощью технологии голосования через онлайн-сервис или приложение. Покажите результаты на экране и получите 100% внимания аудитории.

Опросы

Бумажные анкеты остались в прошлом. В арсенале организаторов десятки вариантов сбора обратной связи онлайн от бесплатных версий Surveymonkey и Google-форм до сбора обратной связи в кастомизированных сервисах и приложениях.

QA

Облако, чат, онлайн-сервис или приложение помогут организаторам оперативно реагировать на просьбы участников. Вопросы к спикерам можно выводить на экран, поддерживая интерес к теме. Digital-инструменты с возможностью задать анонимный вопрос повышают вовлечённость и выявляют «болевые» точки аудитории.

Как измерить вовлеченность?

До начала изменений зафиксируйте, что и зачем вы планируете измерять, как это связано с целями и задачами вашего мероприятия. « SMARTуйте» ваши цели. Избегайте абстрактных формулировок типа «улучшить нетворкинг» или «обучить новому».

Откуда можно получить данные для анализа?

  • Аналитика сайтов
  • Системы голосований «
  • Умные бейджи»
  • Bluetooth-маячки
  • Фотостены
  • Стримминг
  • Метрики приложения
  • Хэштеги
  • Реакции в соцсетях

В анкетах просите участников ответить на вопросы, которые помогут оценить, насколько вы приблизились к поставленным вами целям:

  • Сколько новых контактов вы получили?
  • Какой % новой информации вы получили?
  • Какой % полученной информации вы сможете использовать в работе в ближайшие x месяцев?
  • Насколько вероятно, что вы……?
  • Как изменилось ваше понимание …..?

А что делаете вы, чтобы посетители ваших мероприятий были реальными участниками?

Больше идей и советов от экспертов:

banner-2-4