В России с разным успехом намечаются снятия ограничительных мер в отношении «живых» событий уже в 2020 году, по крайней мере, части из них. По стране открываются музеи и выставки, а где-то уже разрешаются концерты с частичной заполняемостью помещения.
Всем нам не терпится скорее вернуться к «живым» событиям. Но, согласитесь, вряд ли вам захочется организовывать ивент, где все перезаражают друг друга. Мы нашли и собрали список необходимых в текущих реалиях средств защиты участников, которые помогут сделать мероприятие не только безопасным, но и по-новому интересным.
Когда «живые» мероприятия вернутся к нам, они уже не будут прежними. Под удар попадают так привычные нам тусовки у столиков с закусками, тесное общение со старыми знакомыми и коллегами и тестирование новинок «своими руками». Поскольку «пощупать» продукт на стенде становится рискованным для всех участников, организаторам следует проявлять особую бдительность в отношении безопасности живых мероприятий.
К счастью, есть немало способов предотвращения распространения вируса, которые можно использовать при организации любого мероприятия.
1. Защитные маски.
Все и так знают, что маски - главное оружие в борьбе с распространением коронавируса. Тканевые защитные средства помогают задерживать мелкие капли, содержащие вирус, которые люди распространяют при разговоре, кашле или чихании. Маска, надетая каждым участником, существенно препятствует распространению вируса.
В идеале, ношение масок должно быть обязательным для всех участников и сотрудников. Если маски будут носить все участники, то никто не почувствует себя неуютно, а просьбы о мере предосторожности будут восприниматься нормально.
Можно творчески подойти к вопросу и выдавать участникам на входе маски с логотипом мероприятия или в его дизайне - получите дополнительную рекламу в виде фотографий в соц.сетях.
2. Дезинфицирующая жидкость для рук
В большинстве случаев, вирус передается воздушно-капельным путем. Но Covid-19 также может распространяться, когда люди касаются поверхностей и предметов, на которых есть инфицированные капли, а затем дотрагиваются до лица или употребляют пищу, которую трогали грязными руками. Мытье рук с мылом и водой - лучшая защита, но дезинфицирующее средство может его заменить в тех случаях, когда гости мероприятия не имеют возможности помыть руки сразу после взаимодействия с окружающими предметами и людьми.
Станции для дезинфекции являются необходимыми для живых мероприятий и должны быть размещены в нескольких местах для легкого доступа, что позволяет проводить санитарную обработку рук после прикосновения к поверхностям, до которых дотрагивается множество людей, таких как двери, столы экспонентов, ручки и т. д.
Еще лучше выдавать при регистрации дезинфицирующие средства для персонального использования, а также маски и влажные салфетки, чтобы людям не приходилось собираться в одном месте, чтобы обработать руки. Эта профилактическая мера помогает держать руки участников в чистоте, давая им ощущение защищенности.
Как насчет того, чтобы разместить дезинфекторы в различные объекты, связанные с событием, и придать процессу игровой характер? Брендированные стойки с размещением дезинфицирующих средств также можно сделать дополнительной позицией в спонсорском пакете.
3. Дезинфицирующие салфетки
Дезинфицирующие салфетки также являются предметом первой необходимости и должны быть в наличии на всех мероприятиях. К дверным ручкам, кнопкам лифта и поручням на лестницах и эскалаторах прикасается множество посетителей, что создает высокий риск распространения коронавируса на крупном мероприятии.
Организаторы должны позаботиться о наличии специально подготовленного персонала, который обеспечит регулярную санитарную обработку общих помещений и доступных всем поверхностей. Помимо этого, такие салфетки должны быть в доступности и возле каждой поверхности, к которой прикасаются люди.
4. Оргстекло
Оргстекло — это творческий способ отделить гостей от коллег и сотрудников. Организаторы могут разместить прозрачные перегородки в ванных комнатах между раковинами, тем самым препятствуя распространению капель вируса. Другой вариант размещения: перед экспонентами или работниками, продающими продукты питания или товары, так как это ограничивает контакт во время оплаты. При этом дезинфицирующее средство для рук должно быть доступно поблизости.
Оргстекло также может быть установлено вокруг предметов, чтобы посетители не могли дотронуться до выставляемого объекта.
Один из способов органично вписать конструкции в пространство - использовать эти поверхности для размещения полезной информации или демонстрации бренда. Вы можете сделать их элементом декора и частью пространства мероприятия.
5. Надувные Стены
Надувные стены - еще один творческий вариант обеспечить физическое дистанцирование. Направляйте гостей по нужному пути и контролируйте поток посетителей, переходящих из одной зоны в другую. Такие стены можно использовать для разделения пространства, организации индивидуальных рабочих зон, а также для нетворкинга или проведения активностей в небольших группах.
Подобные стены легко устанавливаются и сворачиваются, и еще легче перемещаются при необходимости, однако при этом не забывайте обязательно протирать их в течение дня.
Используйте креативный подход к установке надувных стен. Используйте различные варианты подсветки или сделайте из них дополнительные экраны при помощи проекторов.
6. Напольная разметка (Safety Pois)
Новый продукт-ответ Covid-19: Safety Pois — это наклейки, основанные на принципе стоп-сигналов, которые помогают организовать потоки движения в магазинах, галереях, павильонах - в любом месте, где организаторы хотят указать, куда нужно идти и где остановиться.
- зеленая наклейка указывает на зону движения, где остановка запрещена
- желтый цвет означает, что люди могут ненадолго остановиться, чтобы обменяться несколькими фразами, купить или посмотреть товары
- красный цвет требует полностью остановиться, например, чтобы что-то купить или зарегистрироваться.
Напольная разметка обеспечивает эффективный и понятный способ направления гостей через центральную зону мероприятия и поддержания рекомендуемого расстояния в два метра.
Забрендируйте напольную разметку или нанесите на неё хэштеги мероприятия. Упростите навигацию посетителям, разместим на полу указательные стрелки с названиями зон для нетворкинга, кафе, воркшопов и прочих пространств события.
7. Аудио и видео оборудование
Поскольку при разговоре капли вируса распространяются, докладчикам или исполнителям, вероятно, потребуются индивидуальные микрофоны, поэтому убедитесь, что они присутствуют в вашем распоряжении в достаточном количестве. Даже микрофоны-петлички и пульты дистанционного управления могут передавать микробы, поэтому они также должны заменяться при переходе к следующему докладчику и протираться сразу же после использования.
Подумайте о привлечении хорошего видео подрядчика и оборудования для съемок и организации трансляции события на подходящей онлайн платформе, поскольку, из-за опасений публики, а также действующих ограничений по заполняемости помещений, часть вашей аудитории может присутствовать на виртуальной площадке.
8. Киоски самообслуживания
Регистрация на мероприятие требует диалога, обмена или печати именных бейджей и передачи их участникам. Разумеется, следует избегать многократного использования ручек. Информационные стойки также являются потенциальным способом передачи микробов. По возможности, предварительно распечатайте все значки и бирки с именами.
Другой вариант - киоски самообслуживания. Поместите салфетки, перчатки и дезинфицирующее средство для рук рядом с киоском и дайте посетителям возможность вводить свои имена и распечатывать бейджи самостоятельно.
Хорошим решением станет использование функционала индивидуальной регистрации на мероприятия, а также на отдельные активности при помощи мобильного приложения Ивентишес. Участник просто показывает QR-код на входе, получает свой готовый бейдж и проходит на площадку без дополнительных контактов с окружающими предметами. Подробнее о функционале регистрации можно почитать тут.
9. Подача еды
Люди могут скапливаться в очереди к буфету, что несет в себе некую опасность заражения, поэтому для обеспечения безопасности здесь нужно использовать многие из инструментов, упомянутых выше.
Сделайте разметку пола, показывающую расстояние в два метра, для поддержания необходимой дистанции между посетителями, разместите станции гигиены рук в начале и в конце очереди, и пусть вся еда подается персоналом мероприятия в масках и перчатках.
10. Бесконтактные платежи
На деньгах вообще много микробов, что представляет отдельную проблему, так как они обычно передаются из рук в руки при совершении покупки.
Сделайте выбор в пользу бесконтактных платежей. С Apple Pay, Android Pay и Samsung Pay больше нет необходимости передавать из рук в руки карты или наличность. Предложите участникам заранее создать учетную запись на своем смартфоне, чтобы избежать физического обмена, необходимого для оплаты.
11. Приложения для мероприятий
Приложения для проведения мероприятий - отличный способ привлечь виртуальную аудиторию и сделать ее частью живого события, что будет очень важно, когда к нам вернутся мероприятия с личным присутствием.
Главное преимущество использования этого инструмента — это бесконтактный способ для посетителей найти информацию, получить доступ к контактам и для нетворкинга, а также зарегистрироваться на лекцию, воркшоп или другую активность.
Приложения для проведения мероприятий, традиционно использующиеся для того, чтобы улучшить общее впечатление от события, теперь будут больше востребованы, чем когда-либо, поскольку люди стремятся минимизировать физические контакты.
12. Измерение температуры
Одним из признаков Covid-19 является повышение температуры тела. Этот факт привел к повсеместному измерению температуры у людей в аэропортах, магазинах и на рабочих местах. Такая проверка не может обнаружить бессимптомных носителей вируса и учитывает только одно из многих его проявлений, но она может помочь предотвратить доступ заболевших на мероприятие, одновременно уменьшая беспокойство среди других участников.
Важным является своевременное информирование посетителей: организаторы могут разослать конкретные требования к состоянию здоровья, которое будут проверяться на входе, упомянув об обязательном измерении температуры, что поможет убедить тех, кто чувствует себя плохо, отказаться от посещения мероприятия.
Имейте в виду, что повышенная температура не всегда проявляется при Covid-19 - обратите внимание на другие симптомы, включая насморк или сухой кашель, прежде чем впустить кого-либо внутрь.
13. Медицинские пункты
Человек может иметь прекрасное самочувствие по прибытии на мероприятие, а потом вдруг резко почувствовать себя плохо на середине программы. Если такое случится, нужно, чтобы участники могли обособленно от других получить рекомендации по состоянию здоровья и дождаться транспорт без дополнительных контактов с окружающими людьми.
Если есть возможность, постарайтесь организовать присутствие медицинских работников, оснащенных средствами индивидуальной защиты, для оказания медицинских услуг в случае обострения симптомов.
14. Новейшие разработки
Эти рекомендации непременно будут меняться и развиваться по мере изменения ситуации. В разных странах уже тестируются прогрессивные методы обнаружения коронавируса.
Например, в ОАЭ разрабатываются неинвазивные лазерные технологии, позволяющие обнаруживать коронавирус в крови, а в метро Нью-Йорка проходят испытания по очистке помещений ультрафиолетовым излучением.
Технологии по борьбе с вирусом непременно будут совершенствоваться и дополняться, что поможет проведению “живых” событий во всем мире. В ваших интересах следить за развитием событий и учитывать их при планировании мероприятий, когда они станут массово доступны.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Существует множество инструментов и стратегий, которые помогут защитить участников мероприятия. Чем больше вы используете, тем лучше. События, где люди встречаются лицом к лицу, имеют огромное значение для многих отраслей, и прилагая дополнительные усилия, чтобы гарантированно обезопасить ваших участников, вы не только уменьшите риск, но и поможете участникам чувствовать себя комфортно, что является залогом успешного и продуктивного мероприятия.
