Мероприятия с небольшим числом участников на площадке и большой виртуальной аудиторией (гибридные мероприятия) — новая реальность индустрии событий, по крайней мере на ближайшее время.
В сегодняшних условиях высокой неопределенности формат, сочетающий в себе офлайн и онлайн, выглядит наиболее оптимальным и наименее рискованным вариантом. Гибрид позволит и организаторам, и участникам иметь спасительный «план Б» на случай введения ограничений и решает множество других задач от привлечения крупных спонсоров при небольшом числе очных участников до соблюдения требований социального дистанцирования.
Как все новое и хайповое, гибридный формат пока больше похож на привидение — все о нем говорят, но мало кто видел и ещё меньше тех, кто делал. Мы сформировали несколько основных вопросов, которые, на наш взгляд должны задать себе организаторы мероприятия. Ответы на них помогут понять, насколько подходит им гибридная модель и каким образом её лучше воплотить в жизнь.
С какой целью участники придут на гибридное мероприятие?
Как и в случае любого другого онлайн или офлайн события, планирование успешного гибридного ивента начинается с определения целей. Ради чего участники будут приобретать билет и тратить свое время?
Если главная ценность мероприятия — уникальный контент, то достаточно организовать качественную трансляцию, чтобы удовлетворить участников. От офлайн-участия, в этом случае, можно и вовсе отказаться и арендовать площадку только для записи выступлений спикеров.
Так поступили, например, в Apple при организации своей ежегодной конференции для разработчиков WWDC в июне этого года. WWDC- 2020 стала самой масштабной за все время существования конференции — более 22 миллионов онлайн-участников на всех потоках.
Если же главная ценность мероприятия в нетворкинге или знакомстве участников друг с другом, одной трансляции будет уже недостаточно. То же самое можно сказать и про образовательный формат. Для обучения потребуется помимо трансляции ещё и механизм получения обратной связи от экспертов и способ контроля усвоения материала.
Сколько должно длиться событие?
Перемещаться между аудиториями на площадке и переключаться между онлайн-трансляции — далеко не одно и то же. Долго сидеть у экрана человеку физически тяжело: максимум времени, которое участник удерживает внимание перед монитором — 3 часа.
По этой причине часто бывает целесообразно растянуть обычно двухдневную конференцию до недели или нескольких недель. Так поступили, например, организаторы Форума «Вовлекая в культуру счастья».
В гибридном формате можно реализовать многодневную программу, которая будет сочетать в себе живое и виртуальное общение, например, онлайн-трансляции выступлений экспертов и живые дискуссионные встречи.
Как не сделать онлайн-участников гостями второго сорта?
Главный вызов гибридной модели мероприятий состоит в том, чтобы поддерживать живую и виртуальную аудитории одинаково вовлеченными. У участников не должно складываться впечатления, что это два разных, отдельных мероприятия, происходящих паралльльно.
Важно, чтобы те, кто участвует онлайн, не чувствовали себя ущемлёнными, особенно если мероприятие платное. В идеале каждый из форматов участия должен иметь свои преимущества и давать особый опыт.
Это может обеспечить, например, специальный пакет сувенирки для виртуальных участников событий, который доставляется по почте. Помимо обычных блокнотов и ручки, в наборе могут быть особые сувениры только для тех, кто участвует онлайн.
Еще одна идея в копилку: транслировать онлайн немного бекстейджа — закулисные кадры и мини-интервью со звездными спикерами, предваряющие трансляцию и другой эксклюзивный контент.
Но лучший способ не разделять очных и заочных участников — собрать их на общей виртуальной площадке, например в ивент-приложении.
Каким должно быть расписание гибридного мероприятия?
Как и в случае онлайн-событий, расписание гибридных мероприятий должно создаваться с учетом проблемы часовых поясов. Организаторам стоит продумать, как сделать время удобным если не для всех, то хотя бы для большинства участников.
Если у вас большая разница в часовых поясах, много участников и из европейской части России и из Дальнего востока, вы не сможете провести главную сессию только один раз. Нужно будет решить, будет контент дважды в программе или будет записан и ретранслирован.
Второй момент, касающийся программы: виртуальная часть гибридного мероприятия не обязательно должна в точности соответствовать очной. Вполне возможно, будет достаточно организовать прямую трансляцию только для ключевых сессий и предоставить онлайн-участникам доступ к видеозаписям остальных выступлений, чтобы они могли посмотреть их в любое удобное время.
Каким будет бюджет гибридного мероприятия?
Небольшое мероприятие с личным присутствием означает возможность использования новых и альтернативных площадок, которых раньше, когда мероприятия проходили для большого числа людей, даже не рассматривались. Это поможет сократить бюджет на аренду площадки — одну из основных статей затрат организаторов.
В то же время качественная профессиональная трансляция стоит немало, и это тот пункт, на котором не стоит экономить.
Нужно заложить бюджет на организацию съемки, видео-продакшн, организацию и тех. поддержку онлайн-трансляции, виртуальную площадку, где участники будут смотреть эфир и т.п. Потребуется также услуги дизайнера-клипмейкера для создания отбивок и визуальных эффектов, чтобы удержать внимание виртуальных посетителей.
Должны ли цены на онлайн- и офлайн- билеты различаться?
Хотя впечатления от виртуального мероприятия в идеале должны быть такими же сильными, как и от личного участия, скорее всего, онлайн-билеты будут стоить дешевле.
В условиях большой неопределенности важно заранее продумать конвертацию офлайн билетов в онлайн. Если участник по какой-то причине не сможет присутствовать лично (а это в текущих условиях серьёзный риск), как он сможет поменять формат участия? Будет ли компенсирована разница в стоимости?
Как реализовать нетворкинг на гибридном мероприятии?
Нетворкинг — серьезная проблема для онлайн-мероприятий. Она встаёт ещё более остро, когда некоторые гости присутствуют на мероприятии лично, а некоторые — только виртуально. Хорошая новость состоит в том, что ивент-технологии достигли такого уровня развития, чтобы обеспечить полноценный нетворкинг для всех участников.
Чтобы сделать гибридное мероприятие полезным с точки зрения нетворинга, комментариев к трансляции или чата в мессенджере будет недостаточно. Понадобится инструмент, помогающий участникам знакомиться и находить полезные контакты, а ещё лучше — сразу назначать живые или онлайн-встречи.
Тут может пригодится приложение для мероприятия с функционалом нетворкинга, которым будут пользоваться в равной степени и онлайн- и офлайн- участники.
Ещё одна идея для нетворкинга: заранее познакомить между собой онлайн-участников, живущих в одном городе и помочь им встретиться лично. Участники из одного города могут вместе смотреть трансляции конференции, делясь эмоциями и идеями.
К каким трудностям нужно быть готовым?
В «живой» части гибридного мероприятия, нужно быть готовыми к ограничениям, связанным с мерами по предотвращению распространения COVID. Где-то это будут ограничения по количеству допустимых участников, где-то — требования соблюдения социальной дистанции и обязательное наличие средств индивидуальной защиты. В любом случае организаторам придётся продумать перечень мер для защиты участников и заложить соответствующие расходы в бюджет.
Для виртуальной составляющей ключевым фактором станет поддержание вовлеченности аудитории. И тут тоже понадобится свой перечень мер по удержанию внимания и включения онлайн-участников в активности, ключевой из которых будет безупречно организованная трансляция. Если картинка размыта, прерывается или зависает это моментально убьёт вовлечённость.
Гибридная модель это временное решение или новая норма?
Когда угроза COVID-19 пройдет, участники мероприятий, скорее всего, захотят снова собраться лицом к лицу. При этом модели и инструменты, апробированные при организации онлайн- и гибридных событий эпохи социальной дистанции, останутся в арсенале организаторов и могут пригодится, например, для расширения охвата.
Не каждый может уделить конференции несколько дней жизни, оставив семью, домашних животных, отложив рабочие обязанности. Если организаторы научатся делать виртуальное участие в мероприятии столь же полезное и эмоционально насыщенное, как и очное, это поможет привлечь новую аудиторию. Таким образом, гибридная модель может стать новым шагом эволюции конференции или форума.
