От локального мероприятия до крупнейшего ивента в HoReCa: кейс GASTREET-2023

GASTREET — это уникальный в своем роде B2B фестиваль, который не имеет аналогов. За последние годы он стал самым популярным и посещаемым мероприятием ресторанной и отельной индустрии в России и соседних странах.

Как всё начиналось

8 лет назад сфера ресторанной отрасли активно развивалась, но не было мероприятий, которые бы создавали уникальный нетворкинг и объединяли людей не только в формальной обстановке: в атмосфере конференции или выставки. Формат неформального «междусобойчика» напрашивался сам собой и начался он с 300 человек.

Сейчас число участников GASTREET ежегодно растёт, и в 2023 году участников было больше 6 тысяч человек. Они приезжают для того, чтобы в неофициальной обстановке пообщаться друг с другом, обменяться опытом и получить доступ к уникальному живому образовательному контенту.

Организовали это всё три друга и партнёра: Евгения Суфиянова, Дмитрий Левицкий и Георгий Карпенко. Георгий и Дмитрий — практикующие рестораторы, а у Евгении очень большой опыт в сфере ивентов и продаж, поэтому всё получилось очень душевно и даже «фаново». С первого дня всё было с кайфом, всё получилось очень естественно и получается до сих пор. То есть это про нетворкинг, про обмен опытом, энергией, настроением и поддержкой.

В 2023-м фестиваль прошёл в восьмой раз и уже седьмой раз в горах Красной Поляны на уровне 960, где ежегодно полностью закрывают весь курорт, в котором живут только участники мероприятия.

В этом году мероприятие посетило больше 6500 рестораторов, отельеров, поставщиков, шефов, сомелье и других экспертов HoReCa, поэтому Курорт Красная Поляна, Роза Хутор, а также соседние отели были заселены участниками.

Внушительный масштаб и высокая планка

На фестивале есть несколько ключевых кластеров: образовательная программа, развлекательная программа, в том числе большая концертная программа, и рынок поставщиков: фудкорты — то есть всё, что связано с едой и презентацией продуктов от партнёров. В этом году было больше 160 спикеров и порядка 150 поставщиков.

В организации мероприятия было задействовано 300 человек, из которых 240 — это волонтёры. Половина из них участвовали уже не в первый раз. Эти люди по своей воле возвращаются в своеобразное «рабство», чтобы делать самый крупный фестиваль для рестораторов.

В этот раз взяли очень высокую планку и в контентной части, и развлекательной. Были Ксения Собчак, Евгений Гришковец, Алексей Ситников, Алексей Васильчук и многие другие. Леонид Агутин выступал как хэдлайнер всей концертной программы в последний день мероприятия.

Развитие фестиваля — поиск новых решений

Когда мероприятие начало развиваться, и количество участников стало расти кратно, стало понятно, что нам нужно приложение. Конечно, каждая продвинутая компания для своих продуктов готовит приложение, потому что это самый оперативный способ обмена и накопления данных. У нас есть живая статистика после мероприятия, и мы понимаем, как люди общаются, насколько эффективен их нетворкинг. И таким образом его можно оцифровать.

Если человек заходит на сайт, ему непросто охватить весь спектр информации, а приложение эту возможность даёт. То есть сразу увеличивается охват участников с точки зрения информирования, это оцифровка нетворкинга. Мы всегда стараемся идти вперед и делать ещё больше услуг и сервисов для наших участников.

На мой взгляд, приложение для продукта, будь это ивент или маркетплейс — это просто мастхэв для любой компании.

Когда мероприятие крупное, не всегда получается охватить всех. Например, в тех же мессенджерах — кому-то определенный мессенджер неудобен. А приложение позволяет создать свою инфраструктуру и свою атмосферу, которая даёт ещё большее ощущение общности, что ты свой среди своих благодаря возможности быть в этом сообществе. Это даже более интересно, чем быть в каком-то чате.

Приложение — мультиканальный инструмент нетворкинга

Приложение помогало распланировать посетителям собственную программу обучения, так как в этом году у нас добавилось две образовательные программы, а также очень много активностей в развлекательной части. В приложении наша объёмная программа была удобно скомпонована и представлена. Посетители создавали себе нужное расписание, учитывая всю развлекательную программу, все лекции, выступления, даже показы фильмов — и могли отслеживать всё это в приложении.

Очень важная функция — оповещения, чтобы участник не упустил самые интересные моменты и мог посетить мероприятия — как образовательные, так и развлекательные.

Также очень важной составляющей стала возможность встреч и саморекламы. Участники активно делились своими контактами, подсказывали, общались. Впоследствии гости дополнительно создавали какие-то тематические чаты в сторонних мессенджерах. Но изначально они знакомились именно в приложении.

В этом году приложение установили почти 60% участников фестиваля. Это круто, это кратный рост по сравнению с предыдущими годами. Количество организованных и инициированных встреч и диалогов впечатляет. Больше 11 тысяч сообщений пользователи отправили в чатах. Участники могли просто написать в них, рассказать о себе, и дальше продавать или покупать услуги.

Так что, в плане нетворкинга, приложение стало второй площадкой, которая помогала общаться нашим гостям.

Очень часто участники просят не закрывать мобильное приложение после мероприятия. Есть такой пул участников, которые продолжают общаться именно через мобильное приложение. Даже спустя какое-то время после окончания GASTREET они находят в приложении нужных им людей.

Приложение как правая рука организатора

Благодаря пушам мы могли быстро информировать участников о происходящем. Когда на Красной Поляне были проблемы с интернетом, благодаря пушам мы оперативно оповещали участников о каких-то неожиданных показах фильмов и дегустациях. Если бы не пуши в приложении, люди могли бы и не узнать о чем-то важном. Они очень помогали.

Фестиваль на 6 тысяч человек — это такая большая машина. Важно понимать, что какие-то активности и корректировки в расписании — это неизбежно и это обычная практика. Благодаря пуш-уведомлениям удавалось максимально охватить аудиторию, чтобы оперативно всех известить.

Приложение позволяло нам быть гибкими. Более гибкими и лояльными для участников, чтобы они были в курсе всех бонусов, «ништяков», каких-либо изменений.

Приложение очень хорошо помогает в сервисе, например, облегчить навигацию участников на территории GASTREET City. Территория очень большая: у нас было 10 площадок, которые находились в разных отелях. Участник мог из точки, где он находится, проложить маршрут до нужной ему площадки. Это очень удобно.

Возможности приложения для партнёров

В этом году мы, кстати, сделали еще один интересный раздел с партнёрами. Что было ранее: была карта, на которой, без привязки к приложению, указывалось расположение локаций. У нас много локаций: это рынок поставщиков, диджитал стрит, центральная площадь и другие.

Сейчас можно зайти в раздел «Поставщики и партнеры» и посмотреть, какие поставщики и партнеры представлены. Причём как поставщик мог назначить встречу участнику, так и участник мог назначить встречу поставщику, что тоже является хорошим нетворкингом.

В результате таких встреч сразу на GASTREET ведутся переговоры и заключаются договоры на обслуживание либо поставку. Это одна из важнейших задач нашего фестиваля.

Мы также используем приложение для размещения информации партнёров. У нас есть диджитал пакет, куда входит размещение логотипа в приложении в разделе поставщиков, пушей в новостях. Есть минимальные пакеты, из серии — только логотипы и информация о партнере, а есть уже более крупные, когда каждый день мы делаем пуши, посты, рассказываем об активностях.

Я не слышала об аналогах подобных приложений на фестивалях — это очень классный современный инструмент, который полезен как для участников, так и организаторов, и своим функционалом охватывает широкий спектр задач. Мы хотели бы продолжать его развивать, доносить его ценность до посетителей, делать ещё более удобным и полезным.

Подробнее о возможностях приложения для мероприятий любого формата вы можете узнать здесь.