Топ-менеджеры российских ИТ-компаний вместе с экспертами Softline и представителями вендоров сфокусировались на современном ИТ-ландшафте, обсудили изменения, происходящие на рынке, обменялись кейсами и разобрали варианты решения актуальных задач.

В рамках ИТ-саммита прошли открытые дискуссии, презентации продуктов, выставка программных и аппаратных решений, а также практикум для заказчиков в формате отраслевых групп.

Программа получилась очень насыщенной, и чтобы участникам было комфортно ориентироваться в ней, Softline воспользовалась приложением для проведения мероприятий на платформе EventRocks.

Подробнее об организации мероприятия рассказывает Татьяна Осипова, заместитель руководителя департамента организации маркетинговых мероприятий Softline.

О мероприятии в цифрах

Мы вернулись к нашему ежегодному саммиту после двухлетнего перерыва, который вызвала пандемия. За три дня саммита было проведено 40+ сессий. 40 экспертов от вендоров, более 80 спикеров и наши клиенты – 150+ представителей крупнейших компаний России.

На площадке мероприятия мы организовали демо-выставку: на 25 стендах были представлены разнообразные решения – от инженерной инфраструктуры до офисных приложений, в том числе и облачные – от ГК Softline и её партнеров.

Саммит не был публичным, поэтому мы не занимались его продвижением. Приглашение осуществлялось через аккаунт-команды, и на него отозвалось почти 90% участников. Это очень хороший показатель, особенно с учётом того, что это была выездная конференция, и нас посетили участники из отдалённых регионов.

Простое и быстрое решение

Мы использовали мобильное приложение для конференций и раньше, но предыдущий поставщик ушёл с рынка, и мы решили попробовать Event Rocks.

Мы взяли «решение из коробки», никаких специальных доработок или интеграций у нас не было. Базовых функций нам более чем хватило. Отдельно отмечу гибкость приложения и его понятный интерфейс.

Мы использовали разделы: программа, чат, лента новостей, карта, выставка, а также задействовали геймификацию. По моим ощущениям, разделы с расписанием и выставкой пользовались наибольшей популярностью. С помощью расписания участники отслеживали время и очерёдность сессий, что позволяло не упустить ничего важного, ведь наша программа получилась очень масштабной. А раздел «выставка» активно использовался, потому что у нас была масштабная застройка и гости, благодаря приложению, могли оперативно найти нужный им стенд и посетить его.

Мы, как организаторы, активно использовали «новости»: публиковали информацию о партнёрах, приглашали заказчиков на их стенды, напоминали о начале сессий, трансфере, розыгрышах и давали другую актуальную информацию.

Ещё мы использовали push-уведомления, что позволило нам не только заранее подготовить сообщения и запланировать их отправку, но и оперативно предупреждать участников об изменениях в программе. И когда в магазине мерча Softline Shopмы сделали распродажу со скидками 50%, тоже рассказали об этом через push-уведомления.

Также у нас в приложении был модуль для назначения встреч, но он оказался не самым востребованным, потому что гости предпочли договариваться о встречах очно, в перерывах между сессиями и на кофе-брейках. И это здорово: атмосфера мероприятия способствовала открытости, многие эксперты знали друг друга до саммита, остальные легко заводили новые знакомства.

Сами участники позитивно оценили опыт взаимодействия с приложением. Расписание всегда под рукой, можно посмотреть, когда нужное выступление или ужин, где ждать автобус для трансфера. Нужно что-то узнать? Не надо бежать к стойке регистрации или искать бумажную программу — всё буквально в кармане. Ну и к тому же у нас IT-аудитория, так что приложение для них — естественная вещь.

Хотя печатные материалы мы всё равно подготовили — кому-то удобнее именно так взаимодействовать с ивентом.

Вне деловой программы

Помимо деловой программы мы организовали гала-ужин и неформальную часть с VR-зоной, аэрохокеем, робо-шаром и другими головоломками. Эти активности были выстроены в рамках главного развлекательного элемента программы – квеста, который пронизывал и связывал всё мероприятие и его концепцию «Deep Dive».

Мы использовали геймификацию в приложении. Главной тема квеста стали продукты и компании, представленные на конференции. Участники отвечали на вопросы, и за правильные ответы получали баллы. Вопросы и кодовые слова можно было получить на стендах партнёров, услышать в докладах спикеров, увидеть на слайдах презентаций. Так что надо было активно посещать выставку и внимательно слушать доклады.

Вендоры с большой охотой включились в квест, придумали вопросы и предоставили подарки, ведь для них это часть продвижения продуктов. Причём вопросы были не самые сложные. Например, откуда пришёл тот или иной бренд, в каком году появилась такая-то компания.

Далее полученные баллы наши гости могли обменять на ценные призы в Softline Shop, который представлял собой застройку с витринами и полками, где работали промоутеры.

Подробнее о возможностях приложения для мероприятий любого формата вы можете узнать здесь.