Онлайн-саммит HRcoreACADEMY состоялся в конце октября на виртуальной платформе Ивентишес и собрал более 40 ведущих спикеров в области HR, L&D и культурной трансформации, а также более 1400 HR-специалистов из более чем 60 стран.
Команда организаторов Teneo Meetings уже много лет специализируется на проведении международных HR-конференций по таким темам как рекрутинг, управление персоналом, кадровая гибкость и аналитика персонала.
Мы встретились с Мэттом Кортесом, исполнительным директором Teneo HR, чтобы поговорить о том, как команда решилась на проведение виртуального мероприятия, какие проблемы сегодня существуют в ивент-индустрии и какое будущее ждет индустрию встреч.
Мэтт Кортесс:
Другого выхода у нас просто не было! HRCoreACADEMY — это одно из наших HR мероприятий, которое мы ранее организовывали в офлайн формате. А в этом году мы были вынуждены перенести его в онлайн. Сначала мы рассматривали его как гибридное мероприятие с площадкой в Амстердаме, но ситуация не позволила проводить какие-либо живые мероприятия не только нам, но и всему миру. Поэтому в конце концов в начале сентября мы и решили провести HRCoreACADEMY в формате онлайн-мероприятия.
Конференции мы организуем уже больше десяти лет, так что у нас достаточно опыта в организации «живых» событий. И я бы не сказал, что это легко, но, по крайней мере, при подготовке конференции офлайн ты понимаешь, чего ожидать, как действовать и как управлять событием. Теперь же мы не знали, чего ожидать.
Вы можете читать и готовиться к виртуальным мероприятиям, как угодно, много, но вот в день мероприятия вас определенно ждут самые крутые повороты в этом «обучении». Я думаю, мы многому научились, и мы теперь гораздо лучше подготовлены к следующей конференции в онлайн, но это первое полностью виртуальное событие определенно было для нас вызовом.
Спланировать и провести полноценную двухдневную программу трудно. Это гораздо сложнее, чем собрать вебинар, состоящий из одного закрытого блока максимум на два-три часа, где все элементы гораздо легче собрать вместе. А вот два дня программы из двух параллельных потоков с выступлениями более 40 спикеров требуют гораздо большей ловкости и гибкости, и, конечно же, оперативности.
Организация онлайн-мероприятия определенно требует меньше ресурсов. При офлайн-событии вам нужна не одна команда людей на площадке, вам нужно иметь своих техников, хостесс, целую кучу людей на кухне — требуется гораздо больше физических ресурсов.
Но поскольку в онлайн все напрямую зависит от выбранных инструментов, платформы и виртуальных технологий, эти ресурсы гораздо важнее. На офлайн-мероприятии, если один человек из команды не придет, то по большому счету ничего не произойдет, потому что есть остальные члены команды, а вот при организации онлайн-события наличие или отсутствие одного человека может стать решающим.
Способы улучшения нетворкинга с помощью решений для мероприятий
На саммите участники задали 511 вопросов к докладчикам и комментариям, против 2200 просмотров трансляций, что говорит о том, что наша аудитория приходит на конференцию, в основном, чтобы учиться.
Я знаю, что наши конференции отличаются друг от друга, их посещают люди с разными профилями общения. Я бы сказал, рекрутеры занимаются нетворкингом больше, чем специалисты по компенсациям и льготам. Но я думаю, что нетворкинг может быть лучше, если участников правильно обучить, сформировать правильные ожидания, показать им, как это делается в онлайн и предоставить правильную платформу для этого.
В нашем случае весь основной акцент пришелся на правильную площадку для обучения: подходящие спикеры, отличная платформа для просмотра выступлений, где можно задавать вопросы, а нетворкингу отводилась скорее второстепенная роль.
Максимизация спонсорских взаимодействий
От партнеров и спонсоров мы получили только хорошие отзывы. Многие из них будут участвовать у нас на следующем мероприятии, запланированном на март 2021 года, а некоторые подписывают контракты на весь 2021 год.
Надо сказать, что те, у кого были презентации, были довольнее, чем остальные. Представлять себя, быть на виду, иметь площадку, с которой вы можете рассказать о себе и продукте, — это лучше всего работает для поставщиков решений. Еще хорошо работает кейс от клиента, который добился успеха благодаря вашему инструменту или решению – такой доклад много значит, вызывает больше доверия, и люди могут много почерпнуть практической информации об определенной услуге.
Так что те, кто проводил презентации, больше контактировали, были очень довольны: многие участники посетили их виртуальные стенды в поисках дополнительной информации, или чтобы договориться созвониться в будущем. Так что обратная связь была отличной.
Я думаю, что со своей стороны мы могли бы лучше обучить партнеров и спонсоров тому, как максимизировать рекламные возможности виртуального мероприятия – на этом мы сосредоточимся в следующий раз.
Mы подготовили видео, которое отправили участникам, о том, как использовать приложение, каковы его основные функции и возможности, объяснили, какие части приложения позволяют им потреблять контент, смотреть контент, где посмотреть стенды спонсоров, какие функции предназначены для общения, например чат, или назначение встреч, и как найти других похожих участников для нетворкинга.
Приложение было довольно простым, я бы сказал, и это нам очень понравилось, что ничего особо и не нужно было объяснять, честно говоря, было и так понятно, где что, поэтому мы не особо беспокоились о помощи с использованием приложения.
А вот что мы сделали неправильно, на мой взгляд, так это то, что не продвигали его через большее вовлечение, геймификацию, хотя эти опции были в нашем распоряжении. Мы могли бы исправить это в будущем. И я понимаю, что и это событие мы могли бы сделать лучше, ведь в приложении были все функции, которые нам были нужны, просто мы не воспользовались ими, либо не использовали весь 100%-й потенциал их возможности.
Важность построения сообщества на гибридных и онлайн-событиях
В наше время просто провести мероприятие уже недостаточно. Здорово, когда люди авторизуются на платформе и участвуют в мероприятии в течение всех двух дней, пока проходит ивент. Но необходимо взаимодействовать с участниками и в промежутках между событиями.
Вот прямо сейчас мы составляем довольно интересное предложение. Помимо саммита HRCoreACADEMY, который у нас был в октябре, форума HRcoreLAB, который будет в марте, и HRCoreNORDIC, мероприятия для северных стран, у нас есть ещё HRcoreONLINE Это постоянно действующая онлайн-платформа, где мы будем размещать онлайн-контент, который сможет привлечь нашу аудиторию не только во время самого виртуального мероприятия, но и поможет оставить их с нами в течение всего года.
Контент – это ключевой момент в наше время, и, конечно же, собрать весь этот контент на пару дней мероприятия – это здорово. Но зная, что у людей может просто не хватить времени, чтобы все это потребить, мы предоставляет им дополнительный контент вне мероприятия, и это может быть для них даже ценнее, чем само мероприятие.
Создание сообщества – цель многих организаторов мероприятий сегодня: чтобы участники не просто приехали-уехали, но и были вовлечены, взаимодействовали друг с другом. Цель — создать дополнительную ценность,когда участник – это часть чего-то большего. Так что это именно тот фокус, то направление, в котором мы будем двигаться. Конечно это непросто, ведь мы окружены кучей информации, и продраться сквозь этот «шум», приготовить верный контент, увлечь людей темами и проблемами, которые для них важны, – в этом сегодня главная сложность. Но если сделать все правильно, то появляется шанс создать настоящее сообщество вокруг этих тем и проблем.
Как сочетать офлайн и онлайн при организации гибридных мероприятий
Некоторые организаторы собираются оставить виртуальную составляющую ивентов даже когда живые мероприятия снова разрешат, чтобы расширить и привлечь новую аудиторию.
Вот только проводить живые мероприятия первое время все же будет трудно, поскольку другие страны могут закрыть границы, компании могут не разрешать своим работникам посещать иностранные ивенты или путешествовать.
Поэтому я пока не думаю, что живые события вернутся раньше второй половины 2021 года. И поэтому, когда дело доходит до гибридного мероприятия, точнее до виртуальной его части, все становится сложнее потому офлайн-ивент – это одно, а вот онлайн-ивент – это уже совершенно другой уровень сложности. Так что, если вы сможете, верно, собрать их вместе, то ваше мероприятие «эволюционирует».
Я не думаю, что гибридное мероприятие – это просто онлайн-трансляция записи живых сессий. Нет, конечно, можно сделать и так, но тогда повышается риск получить эффект «передозировки видео».
Офлайн- и онлайн-форматы имеют совершенно разную динамику, модерацию и способы вовлечения. Но мне кажется, не обязательно даже проводить их в одно и то же время: «живая» часть ивента может длиться два дня, но вот онлайн-часть не обязательно ограничивать этим временем. Пусть она начинается на пару дней раньше и продолжается еще пару дней после мероприятия. Это позволит участникам, спонсорам, докладчикам взаимодействовать друг с другом в обоих этих пространствах. Так у них будет больше времени для взаимодействия, просмотра контента, общения, обучения…
Разумеется, у всех мероприятий разные цели, разные аудитории, и каждое требует особого решения и особого подхода, но, если говорить о наших мероприятиях в следующем году, я думаю, что мы предпочли бы именно такой план: провести менее масштабное живое мероприятие на два-три дня, а затем построить вокруг него онлайн-пространство, чтобы расширить его и дать людям возможность взаимодействовать друг с другом в этом пространстве столько, сколько захочется.
А вообще, я надеюсь, что скоро все придет в норму, и мы сможем взять все свои знания, полученные за этот год, и применить их в новых условиях, чтобы развивать наше дело и двигаться вперед.
И хоть мы оказались в этой ситуации против нашей воли, и всем нам теперь приходится искать новые способы работы в новой реальности. Иногда такая небольшая встряска может пойти на пользу – когда тебя заставляют сорваться с насиженного места и начать двигаться, исследовать новое, искать другие способы, меняться... Кончено, это не то, чего нам хотелось бы, но это определенно способствует нашему прогрессу.
