С 30 сентября по 4 октября на курорте «Завидово» в Тверской области прошёл Global Event Forum — главный форум ивент-индустрии. В 2026 году он состоялся в пятый, юбилейный раз: GEF провёл ребрендинг и сменил площадку, а собрал 2048 участников. Эти дни участники прошли 8 треков деловой программы в день, а утро и вечер занимала культурная программа: йога и пробежки от партнёров, пешие прогулки, битва диджеев и ночные шоу. Гости приехали со всей страны — из Владивостока, Иркутска, Красноярска и других городов.
Приложение для GEF команда Event Rocks делает четвёртый год подряд. О задачах форума и о том, как с ними работало приложение, рассказала Ирина Блидченко, IT-специалист команды GEF.
«Цель GEF — объединить индустрию и вывести её на новый уровень. После форума случается много партнёрств: подрядчики находят новых заказчиков, заказчики — подрядчиков, артисты получают продвижение. И в этом нам очень помогает приложение».
ИИ-ассистент вместо очереди в чате поддержки
Форум длится пять дней и проходит за городом. У участников постоянно возникают одни и те же вопросы: как подключиться к Wi‑Fi, когда трансфер, где питание, как записаться на активность. Раньше такие вопросы уходили в общий чат, службу поддержки и отдел продаж организаторов.
Интернет на площадке работал не всегда стабильно, поэтому вся информация должна была быть в одном месте и открываться быстро.
В 2026 году в приложении GEF впервые появился раздел AI-ассистент. Участник пишет вопрос своими словами и сразу получает ответ, без ожидания. Ассистент опирается на материалы форума: программу, памятку участника, частые вопросы, расписание трансфера, дресс-код и информацию о ресторанах курорта. В ответе он указывает, из какого документа взята информация, поэтому участник может сразу перепроверить детали.
Event Rocks Team
ИИ-ассистентом воспользовались более 300 участников, причем 48% задали более одного вопроса.
Ещё одно преимущество: ассистента можно обучать прямо во время мероприятия. Команда видит, о чём и какими словами спрашивают участники, и пополняет базу знаний новыми материалами и формулировками. Так ассистент подстраивается под аудиторию форума и с каждым днём отвечает точнее.
«Внедрение ИИ-агента — это очень круто. По сравнению с прошлым годом стало намного меньше обращений в службу поддержки и вопросов в чатах: агент сразу выдавал людям готовые ответы. Это очень разгрузило наш отдел продаж и меня в том числе».
Что участники спрашивали у ИИ-ассистента
Больше половины всех вопросов пришлись на четыре темы: расписание, трансфер, менторские встречи и Wi-Fi. Это ровно та логистика, на которую во время форума уходит больше всего времени команды организатора, — теперь её взял на себя ассистент.
Микро-ивенты: запись на активности закрывалась к обеду
Помимо деловой программы, на GEF проходили микро-ивенты, такие как менторские гостиные: персональные 30-минутные встречи со спикерами и модераторами форума. Они были доступны участникам с билетами категорий «Бизнес» и «Премиум». Для всех гостей открывалась запись на «Быстрые знакомства», «Пеший поход со смыслом», «Глобальная стратсессия», «Интерактивный спектакль-эксперимент».
Записаться на микро-ивенты можно было только в приложении — на сайте форума такой возможности не было. Участник выбирал активность и свободный слот прямо в расписании приложения.
«Мы утром открывали запись, а к обеду уже её закрывали. Люди понимают этот функционал, им удобно. На новой площадке приложение работало стабильно: все пользовались расписанием и уже знают, как собрать конкретно для себя».
Почти все слоты заняли в первый же день, чего не было в прошлом году. Раздел «Менторские встречи» открыли 458 участников, «Мероприятия по записи» — 492.
Нетворкинг: быстрые знакомства и встречи между участниками
GEF собирает индустрию, чтобы люди находили партнёров, подрядчиков и заказчиков. За четыре года участники привыкли, что знакомиться можно прямо в приложении.
Для деловых знакомств в программе GEF был организован формат быстрых знакомств, в приложении этот раздел назвали «НеТиндер». За три минуты участник рассказывает о себе, узнаёт о проектах собеседника и ищет точки пересечения. Встречи шли в формате «участник — партнёр форума»: в карточке события в расписании были логотипы компаний, с представителями которых можно познакомиться в этот день. Ими воспользовался 681 участник, а сам «НеТиндер» стал самым обсуждаемым событием программы.
Параллельно участники знакомились и между собой: писали в личные чаты и назначали встречи прямо в приложении. По сравнению с GEF 2025 диалогов стало в 2 раза больше, назначенных встреч — на 25% больше.
«Из года в год статистика растёт. Люди уже привыкли, что в приложении можно знакомиться и находить тех, кто вам нужен».
Квест, голосования и фото по селфи
Для форума с большой партнёрской зоной важно, чтобы гости не проходили мимо стендов. И одним из решений на GEF стала геймификация, разработанная командой Event Rocks специально для форума.
Геймификация состояла из двух частей:
- Внутренняя геймификация — баллы за активность в приложении. Участник получал их за заполненный профиль, приглашения в чат и назначенные встречи, вопросы спикерам, посты в ленте и прохождение опросов. У каждого действия был лимит: например, засчитывались только первые приглашения в чат, поэтому «накрутить» рейтинг было нельзя.
- Внешняя геймификация — квест по стендам партнёров. На каждой из семи точек участника ждало своё задание, после которого он сканировал QR-код и получал 50 баллов.
Дополнительные баллы давал секретный QR-код, который показывали на докладах, а за весь пройденный квест начислялось 100 баллов. Призы предоставили партнёры: термосы, колонки, пауэрбанки, футболки, ёлочные шары ручной росписи, товары для питомцев и другие подарки.
Для организатора форума квест — это способ направить гостей к стендам партнёров и показать партнёрам результат. У каждой точки было своё задание и свой QR-код, поэтому в приложении видно, сколько визитов получил каждый стенд. Всего участники заработали на стендах 14 300 баллов. Партнёры получили живой поток гостей и повод для разговора, а организатор — конкретные цифры для отчёта. По сравнению с прошлым годом квестом воспользовались на 41% больше участников, а рейтингом — почти в 2 раза больше.
Кроме квеста, в приложении работали голосования и разделы, которые сделали форум удобнее и добавили в программу немного игры:
«Спикер дня». Каждое утро в приложении открывалось голосование за лучшего спикера дня, а вечером победителя объявляли со сцены.
Битва диджеев. На вечернем состязании диджеев команда GEF провела скрытое голосование по QR-коду. Участники быстро разобрались в механике, и на голосование ушло около 30 секунд.
Интерактивная карта. Вместо статичной схемы площадки в приложении появилась интерактивная карта с описанием точек и маршрутами. Раздел «Карта ивент-города» открыли 515 человек.
Фотографии форума. Все фотографии собрали в одном разделе с помощью сервиса DIVENT. Фотографы выгружали снимки в единую базу, а в приложении на неё вела отдельная ссылка. Найти себя среди множества кадров можно было по селфи. Этим разделом воспользовались 634 участника.
Регистрация без потерь и Excel
В этом году регистрацию GEF интегрировали по API с приложением автоматически. Участник регистрировался на сайте форума и автоматически появлялся в приложении вместе с категорией билета, попасть в приложение могли только зарегистрированные гости.
Раньше организаторы вносили списки участников вручную. Кто-то докупал билет или менял категорию, и списки приходилось постоянно сверять. С интеграцией эта работа исчезла: её настроили один раз, дальше всё работало автоматически.
«Я в очередной раз убедилась, насколько ваше приложение крутое: вы постоянно его дорабатываете, слышите нас и улучшаете. А ваш отдел заботы и помощи — это вообще нечто.» — Ирина Блидченко
Мария Стрежекозина, проджект-менеджер Event Rocks о технической реализации
«GEF для нас особенный проект. Организаторы форума стремятся максимально использовать возможности приложения, и мы рады быть рядом: вместе с командой GEF придумываем, как сделать форум удобнее и интереснее для участников, и готовы реализовывать самые смелые механики. Для нас это проект, где мы не только помогаем организаторам, но и собираем идеи, вдохновение и экспертизу от лучших профессионалов ивент-рынка и используем их, чтобы развивать приложение для всех наших клиентов. В этом году на форуме мы показали новинку — ИИ-ассистента. Вместе с командой GEF мы старались сделать его по-настоящему полезным для участников и рады результату. Особенно приятно, когда к нам приходят и просят сделать приложение «как на GEF» — это показатель того, насколько удачно команда форума выстроила работу с участниками, и лучшая оценка нашей совместной работы».
Итоги форума и ИИ-ассистент на GEF 2026
Юбилейный GEF показал, что ИИ-ассистент может взять на себя ту часть работы, которая обычно ложится на команду организатора: вопросы о расписании, трансфере, записи на активности и площадке. Участники получали ответ сразу в приложении, а у команды GEF оставалось больше времени на гостей, партнёров и программу. Вместе с записью на микро-ивенты, нетворкингом и квестом по стендам приложение стало главным навигатором по форуму. Оно не только экономит ресурс команды, но и повышает ценность билета для участников и даёт организатору данные для следующего сезона.
