Большой фестиваль или многодневная конференция состоят из десятков и сотен активностей. Огромное количество участников нужно оповестить, познакомить и вовлечь в мероприятие. Сделать это «вручную» с помощью координаторов можно, но весьма затратно. На помощь приходит приложение мероприятия, которое решит большую часть задач и заодно позволит сэкономить на персонале.
Но для этого нужно, чтобы приложение установило как можно больше участников.
Шаг 1. Чем приложение будет полезно участникам?
Каждое приложение в смартфоне участника выполняет какую-то задачу. А что будет делать ваше приложение?
От ответа на этот вопрос будут зависеть методы продвижения и способы коммуникаций.
Есть несколько вариантов:
| Расписание основных активностей | Расскажите, что в приложении будет подробное расписание, информация о спикерах и возможность составить индивидуальное расписание, если на мероприятии много докладов или мастер-классов |
| Нетворкинг и общение | Предложите участникам заполнить профиль максимально подробно и добавить фото, а потом начать искать людей по интересам |
| Дополнительные активности | Если на ивенте планируются экскурсии или мероприятия с ограниченным количество участников — расскажите о них. А ещё о том, что записаться на эти активности можно только через приложение |
| Вовлечение и дискуссии | Покажите, что приложение даёт возможность задать спикеру вопрос, принять участие в голосовании или пройти опрос |
| Игры и призы | Возможно, вы планируете провести квест, вы будете давать баллы за активности, которые можно обменять на мерч. Не забудьте упомянуть, что игры и покупки будут проходить строго в приложении |
У вас могут быть все пять пунктов или только пара из них, но дальше они будут определять часть содержания ваших коммуникаций в рассылках и социальных сетях.
А также накладывать часть ограничений. Например, если вы говорите о приложении как о месте общения, то не стоит уводить людей в сторонние мессенджеры. То же касается и новостей на мероприятии — их нужно оставлять в приложении, а не создавать в чаты или каналы в Телеграме.
Если вы не планируете использовать бумажную раздатку, а всё перенесёте в приложение, об этом надо обязательно сообщать гостям заранее, чтобы на самом мероприятии избежать недопонимания.
Шаг 2. Продвижение на этапе регистрации
Когда гость решил прийти на ивент и оформил билет, его внимание целиком принадлежит вашему мероприятию. В этот момент можно предложить ему скачать приложение и коротко рассказать, чем оно будет полезно.
Следующая контрольная точка — письмо с подтверждением регистрации. К стандартной части о месте и времени проведения добавьте, что важной частью ивента будет приложение, благодаря которому у вас появится возможность отслеживать расписание или находить коллег по интересам.
Можно вставить скриншот и обязательно QR-код на скачивание.
Шаг 3. Продвижение приложения до мероприятия
Запускать приложение лучше всего за 2-3 недели до ивента и делать акцент на отдельных функциях. Если у вас мероприятие на несколько тысяч человек и планируете активно проводить нетворкинг, дайте гостям возможность знакомиться с участниками и заранее, до ивента, планировать встречи.
Event Rocks Team
Внешние каналы
Это социальные сети, телеграм-канал, сайт мероприятия, ролики на YouTube и так далее. Здесь важно не только рассказать о пользе приложения, но и снять некоторые опасения.
Так, некоторые гости могут посчитать, что пользоваться приложением будет сложно. Лучший способ снять это опасение — сделать ролики или анимацию, чтобы показать, как устроено приложение и насколько просто им пользоваться. Демонстрировать весь контент при этом необязательно.
Вот как может выглядеть подобный ролик:
Также во внешние каналы можно транслировать:
- Информацию о необходимости заполнить профиль, чтобы улучшить нетворкинг
- Новости о том, что происходит внутри приложения: проведение квестов, обновления в разделах
- Короткие инструкции по использованию отдельных сервисов в приложении
Event Rocks Team
Продвижение внутри приложения
Чем больше люди будут пользоваться приложением, тем быстрее они к нему привыкнут и будет активнее использовать на ивенте. Но это отдельная работа: проводить игры, опросы, квесты, готовить уникальный контент, доступный только в приложении.
Другой важный элемент продвижения — польза для участников. Выложите в приложение информацию о трансфере и гостиницах, сделайте гид по примечательным местам в городе, добавьте необходимые контакты организаторов и экстренных служб.
Так вы проявите заботу об участниках и покажете, что приложение — главный проводник на ивенте.
И не забывайте про пуш-уведомления, чтобы напоминать гостям про активности в приложении и о важных обновлениях.
Event Rocks Team
Шаг 4. Система напоминаний на мероприятии
Даже если коммуникация была проведена успешно, не у каждого гостя в смартфоне будет приложение. Причин, почему так вышло, может быть много, но увеличить количество установок можно уже на самом мероприятии.
Что можно сделать:
- Сделать рассылку накануне мероприятия
- Разместить информацию на стойке регистрации, дать инструкции волонтёрам как установить и войти в приложение
- Говорить о приложении на заставках между докладами, на информационных экранах
- Добавить в речь ведущего или модератора информацию о приложении и его возможностях
Ну а лучшим доказательством необходимости приложения станет его использование: проведение опросов, оплата мерча или сувениров за баллы геймификации и специальные секретные активности внутри приложения, о которых может рассказать ведущий.
Продвижение приложения — это отдельная задача, которая требует особого подхода и отдельного контента. Но планомерная рекламная кампания увеличит количество установок и позволит гостям воспользоваться всеми инструментами взаимодействия с мероприятием, вам — собрать максимум информации от участников в единой системе и получить нужную обратную связь от них.
