Мы составили руководство для начинающих и разобрались: какие бывают партнёры, как найти компании для сотрудничества, с какими специалистами общаться и что предложить для заключения сделки.
- Виды партнёров мероприятия
- Оценка компании на роль партнёра
- Поиск партнёров на мероприятие
- Продажа партнёрского пакета
- Разработка спонсорской интеграции
- Интеграции с помощью приложения
Виды партнёров мероприятия
- Информационный партнёр. Это профильная компания, которая расскажет о конференции: осветит событие в СМИ и запустит онлайн-кампанию. Таким партнёром станет журнал, блогер, интернет-портал или рекламное агентство.
- Финансовый спонсор. Такая организация оплатит различные опции: совместную рекламу, стенды, промо-акции, рассылки по email-базе и так далее.
Ключевым объектом стенда была стелла с огромной бутафорской микросхемой внутри. На экране рядом нужно было ввести свое имя и знак зодиака. После этого гость получал персональный арт-гороскоп, созданный нейросетью.
- Нефинансовый партнёр. В обмен на опции партнёр предоставит нужные продукты и услуги: от воды и канцелярии до гостиничных номеров и транспорта.
- Партнёр с подарками. Розыгрыши и награждения привлекают и удерживают внимание большого количества гостей. Так, можно наградить победителей сертификатом на ужин в ресторане. Главное, чтобы призы были интересны аудитории события.
Оценка компании на роль партнёра
Чтобы выбрать организацию для сотрудничества, задайте себе следующие вопросы:
- Имеет ли смысл партнёрство с данной компанией в нише мероприятия? Интересен ли бренд аудитории события?
- Какую ценность помимо или вместо финансовой может дать компания? У неё есть интересная вам смежная аудитория или пиар-возможности?
- Не противоречат ли друг другу ценности потенциального спонсора и мероприятия? На вегетарианский форум не стоит звать мясокомбинат.
Поиск партнёров на мероприятие
- Заложите больше времени. Общение с представителями компании и внутренние согласования занимают недели и месяцы. Так что поиск партнёров лучше начинать за полгода до ивента.
- Ищите партнёров, которым нужна целевая аудитория вашего события. Если форум делается для спортсменов, подумайте о сотрудничестве с производителями спортивного питания или оборудования.
- Выбирайте партнёров из вашей и смежной ниши. Для этого составьте список аналогичных конференций и форумов, и посмотрите спонсоров на главных страницах сайтов событий.
- Узнайте, каких производителей любит ваша аудитория и пригласите эти компании к сотрудничеству. Аудитория может подсказать менее известные бренды.
Продажа партнёрского пакета
К кому обращаться
Ищите тех, кто отвечает за бренд, рекламу, маркетинг. Бренд-менеджеры работают над имиджем компании. Если видите контакт такого специалиста – пишите ему в первую очередь. Просмотрите корпоративные сайты или найдите в соцсетях специалистов из отделов: маркетинга, партнёрских связей, развития бизнеса, PR, разработки продукта, продаж.
Если сомневаетесь в эффективности контактного адреса, попросите в письме потенциальному партнёру мероприятия связать вас с нужным человеком. Вам может повезти, и письмо попадёт в нужные руки.
Начните со знакомых
Предложите имеющимся партнёрам спонсорство на мероприятии. У вас уже есть контакты нужных людей и возможно, знакомой организации будет актуально ваше предложение.
Проанализируйте цели и задачи компании, предложите индивидуальный пакет
В каких недавних событиях участвовал бренд? Какие изменения произошли в компании и составе её руководства за последние месяцы? Компания выпустила новые продукты или услуги? Если потенциальный партнёр выпустил новый продукт, можете предложить продвинуть новинку и привлечь клиентов на мероприятии.
Вопросы о бизнес-целях компании можно задать на этапе общения и презентации. Главное, чтобы партнёрская интеграция принесла необходимый результат и вам, и партнёру.
Покажите, что у вас есть целевая аудитория потенциального спонсора.
Если это не первое мероприятие, добавьте в презентацию цифры с прошлой конференции:
- Количество пришедших относительно зарегистрированных;
- Количество активных участников сообщества;
- Статистику по профессиональным нишам участников;
- Статистику по странам и регионам проживания гостей;
- Потенциальный охват онлайн и офлайн аудитории
Можете включить в презентацию отзывы от прошлых спонсоров и их результаты от интеграции в мероприятие, если это допустимо.
Уважайте время потенциального спонсора.
Короткие электронные письма и встречи показывают, что вы уважаете контактное лицо. Такой подход вернётся профессионализмом в ответ.
Предложите сомневающейся компании «пробный вариант»
Спонсорство мероприятия малоизвестного организатора — это риск. Приобретение минимального пакета позволит партнёру принять участие, но не сильно ударит по бюджету. Правда, понадобится несколько спонсоров, чтобы профинансировать мероприятие. Это неплохо. Так вы не кладете все яйца в одну корзину, полагаясь на одного спонсора.
Разработка спонсорской интеграции
Необязательно предлагать стандартные пакеты. Вы можете разработать опции под каждого спонсора. Такая интеграция будет эффективнее стандартной раздачи визиток у стенда.
Какие могут быть варианты:
- Спонсируемые треки и сессии
Доклады и дискуссии — жизненно важные компоненты конференции. Предложите потенциальным спонсорам провести отдельный доклад или целый трек. Такая опция цепляет аудиторию и будет интересна бренду, работающему над имиджем.
- Спонсируемые развлекательные перерывы
Во время пауз между докладами гости открыты для новых впечатлений. В перерыве партнёр может организовать выступление артистов или провести веселую викторину. Такая интеграция захватит внимание участников, а партнёр не останется незамеченным.
- Брендированная комната ожидания на онлайн-конференции.
Идея для виртуального мероприятия – брендировать экранную заставку между докладами. Также во время пауз можно показывать партнёрский видеоролик.
Если гости в курсе программы конференции, пускайте спонсорский контент за несколько минут до следующего доклада. В этот момент люди очень восприимчивы и внимательны.
Интеграции с помощью приложения
Мобильное приложение конференции или форума — подходящее место для рекламы. И вот почему:
- Во время мероприятия приложение используется многократно. Участники постоянно заглядывают в него, чтобы уточнить расписание, задать вопрос спикеру или отписаться в общем чате.
- Платформой продолжают пользоваться после ивента для просмотра презентаций, видео выступлений и фотоотчетов.
- Приложение позволяет сделать рекламу интерактивной. А значит, лиды для партнёра будут «живыми» и «теплыми».
- Количество контактов с рекламой и число кликов оцифровываются. Данные легко выгрузить и включить в отчет.
С одним партнёром можно окупить приложение и придумать кучу интеграций: от акции в разделе с программой до продакт-плейсмента в описании доклада спикера.
О вариантах спонсорского размещения в приложении читайте в нашей статье:
Event Rocks Team
Привлекайте спонсоров для закрытия разных нужд вашего события. Главное, запаситесь терпением и помните: сотрудничество должно быть взаимовыгодным и самый ценный ресурс в работе с партнёрами — время.
