В новом сезоне подкаста для организаторов мероприятий Илья По встречается с представителями крупных казахстанских компаний, чтобы разобраться, как устроена событийная индустрия в Казахстане. Сезон подкаста подготовлен совместно с Event Rocks.

Для этой статьи мы выбрали главное из выпуска «От бизнес-процессов в ивент-агентстве до масштабирования мышления».

Гости выпуска:

Наталья Панова — журналист, продюсер и основатель ивент-агентства PANPRO Agency

Алексей Баев — основатель агентства Bayev Group.

Тренды казахстанского рынка

НАТАЛЬЯ: Во-первых, есть тренд на гибридные ивенты. Во-вторых, в Казахстане планируется много концертов мировых звёзд. Индустрия будет интенсивно развиваться, ожидаем строительство больших площадок и конгресс-центров для международных событий.

На рынок приходят компании из-за рубежа. Это и конкуренция, и оздоровление рынка, и рост качества. События перестают создаваться «для галочки». Ивент используется для борьбы за внимание аудитории. Вводятся новые форматы: кэмпы, мастермайнды. Тема ECG превращается из «надоедливого слова» в ценность, которую компании транслируют на событиях.

Тендеры в Казахстане

АЛЕКСЕЙ: Тендеры можно найти на крупных порталах. Компании обязаны выкладывать тендеры в единое инфополе.

Для работы с крупными проектами у нас есть воронка из ключевых этапов.

Первый этап — дебрифинг. Желательно личный, не по видеосвязи. Очная встреча важна, часто присланный клиентом бриф не соответствует задаче события.

Второй этап — оценка. Оцениваем компанию, наш ли клиент, сроки и бюджеты, загруженность команды.

Третий этап — разработка концепции. Обычно концепция обходится в 1000-1500 долларов. Эта сумма включает человеко-часы, расходы бэк-офиса, подключение фрилансеров для отрисовки сцены или создания ролика. Чтобы инвестировать свои средства в начале, важно понимать уровень отношений с клиентом.

Четвёртый этап — личная презентация. Можно провести детальный анализ истории и особенностей компании, красиво отрисовать сценографию и кей-вижуалы. Но если просто отправить презентацию концепции клиенту, 80% вероятность проигрыша. Только на личной презентации можно увидеть реакцию клиента и переиграть непонравившиеся моменты.

В Алматы брифинг и презентация по созвону возможны. В Астане нет: все встречи проходят в кабинетах, нужно приносить печатную презентацию.

Как мы работаем с клиентами

АЛЕКСЕЙ: За 13 лет мы сформировали 4 важных сообщения.

Первое — персональный сервис по оптимальной цене. Клиенты в Казахстане не всегда понимают, за что платят. Они привыкли к агентской комиссии без пунктов про разработку концепции или управление проектом. Мы поменяли формат смет, все наши офферы детально раскрытые. Показываем рынку: за профессионализм надо платить. Тут важна честность — без пряток в смете или повышения стоимости.

Чтобы повысить уровень сервиса, 4 года назад начали трансформацию по сложным бизнес-процессам. Вместо администратора-проджекта-продюсера в одном лице организовали отдел продаж с аккаунтами и продажниками. Отдельно департамент продакшена с продюсерами и креативной группой.

Второе — нанимаем только профессионалов. В компании сложные процедуры отбора и ввода в команду. Приглашаем лучших подрядчиков с большим бэкграундом. Это дорого, но помогает сохранять репутацию и привлекать клиентов.

Третье — быстрая коммуникация. Чётко прописываем и заводим в CRM все должностные папки, инструкции, бизнес-процессы. Финансовые заявки проходят систему одобрений. Производство проектов задекларировано таймингами, сроками, человеческими ресурсами. Систему мониторим и улучшаем. Это позволяет разделить ответственность и давать быструю обратную связь.

И главное — работающие бизнес процессы. Клиенту стараемся предоставить всю информацию по количеству сделанных заставок и роликов, объёму затраченного времени на аудио- и видеоматериалы.

«Нет площадок — есть идеи» Сергей Сек и Малика Хаким об ивентах в Казахстане
«Приходится идти на эксперименты» — Сергей Сек и Малика Хаким рассказывают Event Rocks и «ИвентКухне» об ивент-индустрии в Казахстане

Как построить долгосрочные отношения с клиентами

НАТАЛЬЯ: Необходима экспертность. Профессионализм помогает продавать в начале и продлевать годовые контракты. Мы часто даём клиенту больше ожидаемого. Подсказываем, где сэкономить и как облегчить жизнь. Компании с неудачным инхаус-опытом идут именно за экспертностью.

Также важны человечность и клиентоориентированность. Нужно помогать клиенту, советовать и подхватывать горящие дедлайны.

АЛЕКСЕЙ: Мы проводим собственные музыкальные концерты и фестивали, куда приглашаем клиентов. Также для них ежегодно проводим деловые события. Обсуждаем с экспертами тренды в организации и насущие вопросы: как запланировать событие, уровень цен на рынке и т.д.

Чего не стоит делать при общении с клиентами

АЛЕКСЕЙ: У нас не говорят «Нет». Рынок восточный, любой знакомый не откажет и всегда поможет. Если клиент просит что-то сложное или «невыполнимое», засучиваем рукава, обращаемся к дальним родственникам и друзьям. Все привыкли помогать друг другу.

Второе табу — обещать и не делать. Бывает, руководитель на все желания клиента соглашается, а команда потом умирает. Нужно оценивать не только свои силы, но и возможности сотрудников. Жить в мире с дедлайнами.

Третий момент — пунктуальность. Важно закладывать больше времени и не опаздывать на встречи. В нашей нише даже есть пословица: «Хочешь, чтобы гости пришли в восемь, позови к семи».

Ошибки не простительны. Рынок молодой, клиенты смотрят на профессионализм агентств. Ошибки, вплоть до запятых в письме, недопустимы.

Спасибо Наталье и Алексею за интересную беседу. Мы узнали много нового про работу с заказчиками и тендерами в Алматы и Астане.

Больше статей про ивент-индустрию в Казахстане ищите по тегу ивенткухня.


Напоминаем, что возможности платформы Event Rocks доступны и организаторам мероприятий в Казахстане.

Event Rocks – платформа для мероприятий
Брендированная диджитал-площадка для конференций, форумов, выставок, фестивалей, бизнес-туров в онлайн, оффлайн и гибридном формате. Мобильное приложение и web-платформа.

Источник фото для обложки «NETWORKING. МАНЕРЫ. СТИЛЬ»