Чтобы крутой спикер не отказался выступать на следующих конференциях, организатор подбирает хороший отель и удобные авиабилеты, предоставляет специальные зоны отдыха и перекусы. Для поиска актуальных тем продюсер часами общается с потенциальными участниками. Но мероприятие делается в первую очередь не для спикеров или красивой программы, а для гостей. Ведь именно люди создают атмосферу и возможность проведения ивента.
Несмотря на это, по запросу «Как позаботиться об участниках мероприятия» в поисковой строке выпадает 3-4 статьи на похожие темы. Ивент-менеджеров не интересует комфорт гостей. Организаторы не учитывают, что некоторые детали могут запомниться посетителям больше, чем факт проведения мероприятия или выступления обещанных звёзд.
Часто участники замечают и критикуют в соцсетях рекламность и бесполезность контента докладчиков, нехватку навигационных знаков, плохую логистику. Такая обратная связь может пошатнуть доверие к мероприятию в будущем.
Способы заботы об участниках
Есть много инструментов для улучшения опыта гостей на событии. Можно заранее собрать пакеты с раздаткой, чтобы предотвратить очередь у стойки. Ускорить регистрацию и верификацию на входе поможет приложение для смартфона. Стоит заранее проверить слышимость и видимость происходящего на сцене с разных точек площадки. Также участники будут рады зонам для зарядки телефона и достаточному количеству бутылок/кулеров питьевой воды.
Рассмотрим примеры того, как организаторы крупных мероприятий улучшают комфорт посетителей.
Удобство на площадке
Явно подумали об удобстве гостей на «ВолгаФесте». На две недели территория набережной Волги превратилась в масштабную творческую площадку. Гости посетили более сотни музыкальных выступлений, спектаклей, спикерских сессий. Большинство фестивальных площадок было на городском пляже. Для комфортного передвижения по песку, организаторы установили деревянные настилы. За импровизированные тротуары участники благодарили сотрудников на фестивале и в социальных сетях.
Оздоровление гостей
На выставке IMEX America в Лас-Вегасе была лаунж-зона Be Well, где посетители могли расслабиться, попробовать сеансы йоги и медитации. Конференция также предлагала образовательные занятия и коучинг по здоровому образу жизни.
Превращение рутины в веселье
Одним из примеров добавления небольших забавных деталей стала зона FUGA Shack на конференции MemberClicks. Компания превратила комнату для просмотра и анализа отчетов в тропическую лачугу. Там были лианы, безалкогольные коктейли и официанты в тематических костюмах. Детали сделают ваше мероприятие веселым и запоминающимся!
Линдси Смит, директор по маркетингу MemberClicks:
«Не забывайте о мелких деталях! Небольшие штрихи улучшат мероприятие и общее впечатление посетителей. Это потребует немного работы. Но поверьте, вы не пожалеете об этом. Ваши посетители заметят»
Сбор отзывов для улучшения события
Чтобы следующий 404Fest дарил больше положительных впечатлений, организаторы развивают мероприятие. Для этого менеджеры обрабатывают отзывы гостей события и проверяют гипотезы.
На фестивале 2019 года организаторы просмотрели прошлогодние анкеты участников и провели глубинные интервью. Благодаря полученной информации, удалось разместить рекламу в узкоотраслевых телеграм-каналах и о конференции узнало больше специалистов. Гости из регионов начали видеть цепляющие объявления. Также нетворкинг-зоны стали удобнее, а смартфон перестал отвлекать от события и стал инструментом взаимодействия с контентом фестиваля.
Внимательность к сценарию участия человека в мероприятии позволяет увидеть и устранить недостатки, а также сделать событие более удобным и приятным для гостей.
Учёт необходимости удобно передвигаться по площадке, избегать длинных очередей, получать больше интересного контента и ощущать выгоду от потраченных на билет денег, позволяет сформировать положительную репутацию мероприятия. А также собрать лояльную аудиторию, запустить «сарафанное радио» и в перспективе повысить продажи.
