1. Гранты как ключ к успеху
Один из самых эффективных способов оптимизации расходов при организации ивента — участие в грантовых конкурсах. Рекомендуем внимательно изучить грантовые фонды — например, сейчас государство активно спонсирует организаторов культурных мероприятий. Только в 2023 году было выделено 3,5 млрд. рублей на гранты, а с 1 сентября можно будет подать заявку на финансирование проекта в 2024 году.
Кроме того, в России активно финансируются многие другие ниши, в том числе IT, бизнес, инновации в сфере технологий. Это значит, что вы можете попробовать подать заявку на участие в грантовом конкурсе для финансирования собственного ивента. Например, организаторы, чьи ивенты направлены на привлечение молодёжи, могут поучаствовать в конкурсе от «Росмолодёжь.Гранты». А здесь перечислены гранты на организацию культурных мероприятий.
Конкуренция в конкурсах большая, но если всё получится, вам даже не потребуются сторонние спонсоры или партнёры. Причём это один из немногих способов, где вообще не нужны вложения — достаточно изучить список программ, доступных в вашем регионе, и подать заявку на подходящую. Найти подходящий грант в вашем регионе проще всего на сайте Гранты.рф, хотя в сети есть и другие государственные ресурсы, где можно подать заявку.
Сейчас можно выделить несколько фондов, оказывающих серьёзную финансовую поддержку ивент индустрии. Например, Российский фонд развития информационных технологий (РФРИТ) выдаёт гранты на внедрение и разработку IT-решений. В 2022 году наша компания выиграла этот конкурс, поэтому можем на своем опыте подтвердить эффективность такой идеи.
Внимания также заслуживает Благотворительный фонд Владимира Потанина, программа Алишера Усманова «Искусство, наука и спорт», Президентский фонд культурных инициатив и другие. Да, многие гранты опираются на глобальные ниши вроде искусства и культуры, но всегда есть возможность найти то решение, которое будет актуально для вас.
2. Координаторы не нужны
Считается, что для организации ивента обязательно нужно много координаторов — помогать посетителям разобраться в программе, обрабатывать запросы гостей и решать десятки других задач. На крупных мероприятиях количество таких специалистов может исчисляться десятками, а это дорого.
Практически все вопросы, решением которых занимаются координаторы, можно реализовать в мобильном приложении. Например, создать интерактивную карту, чтобы посетители могли быстро сориентироваться на месте. Расписание позволит не только оперативно доносить изменения до всех посетителей, но и позволит каждому участнику создавать индивидуальный план дня и добавлять в него интересные лекции.
А когда речь заходит об организации ивента на несколько тысяч человек, мобильное приложение становится просто необходимо, ведь координировать такой поток людей вручную физически невозможно.
К примеру, на бизнес-форуме от Visotsky Consulting взаимодействие с участниками выполнялось удалённо, и координаторы были не нужны. Гости могли быстро изучить расписание и получить важное оповещение.
Event Rocks Team
После ивента организатор проанализировал обратную связь от посетителей и другую ценную информацию.
3. Бронируем заранее
Одна из главных статей расходов при организации ивента приходится на аренду помещения или территории. Уменьшить затраты можно путём раннего бронирования — выберите место проведения мероприятия заранее. Во-первых, вам не придётся готовиться к ивенту в спешке и искать площадку в последний момент. Вы сможете продумать всё до мелочей, так как один из главных вопросов уже будет решён.
Во-вторых, раннее бронирование обойдётся гораздо дешевле. Возможно, вы даже сможете найти предложения со скидками. Причём у вас будет куда более обширный выбор, чем если бы вы искали место для проведения ивента в последний момент.
Кстати, сэкономить на аренде помещения можно путём переговоров с владельцами бизнес-площадок. Они заинтересованы в арендаторах, и если речь идёт о B2B-ивенте, ваши гости могут быть их потенциальной аудиторией. Взамен на снижение стоимости бронирования вы можете предложить рекламу или, например, базу контактов.
«Адекватная оценка своего предложения и «разумное потребление» того, что может предложить вам партнер — скорее всего, будет залогом подписанного договора» — делится опытом эксперт в области event-маркетинга Наталия Франкель.
Таким образом, в качестве оплаты за аренду помещения можно предложить свои услуги и ресурсы, и это одна из сотен ситуаций в ивент индустрии, где бартер выступает основой деловых отношений.
4. Помощь извне
Сэкономить на организации ивента можно с помощью партнёров и спонсоров. Они покроют часть расходов на подготовку и проведение мероприятия. Например, у них может быть доступ к широкой аудитории, а значит, вы сэкономите на продвижении ивента, в том числе в сети.
Возможно, вам вообще не придётся вкладываться в рекламу, и всё сделают за вас. Естественно, партнёры тоже получат выгоду — они смогут пропиариться на мероприятии и рассказать посетителям о своих продуктах или услугах. О таком сотрудничестве важно договориться заранее — озвучьте свои ожидания от партнёрства и определите, что вы сможете дать взамен.
Чтобы не прогадать со спонсором, важно понять, насколько целесообразным будет партнёрство с ним. Дополнительно стоит выяснить, сможет ли компания дать вам что-то большее, чем финансовая выгода.
Подробнее о поиске спонсоров, разработках интеграции и других важных нюансах мы также рассказывали в нашем блоге.
Event Rocks Team
5. Невостребованное время
Планируйте ивент на невостребованное время — это дешевле. В выходные спрос на услуги организации и проведения развлекательных мероприятий высокий, а значит, цены будут соответствующими.
У такого решения есть несколько преимуществ. Во-первых, вы сможете оптимизировать расходы на аренду площадки и оборудования. Во-вторых, артисты в будние дни менее загружены — скорее всего, они согласятся выступить на предложенных вами условиях. Ну и третье, самое важное преимущество — удобство гостей. В будние посещаемость B2B-мероприятия будет в разы выше, чем в выходные и праздничные дни. Вы сможете не только снизить расходы на организацию ивента, но и повысить вовлеченность аудитории.
Естественно, вам придётся продумать все до мелочей, чтобы каждый приглашенный гость мог попасть на ивент. Зато свободных дат будет гораздо больше — опять же, это связано с низким спросом на аренду ивент-площадок. Также обязательно уточните, можете ли вы получить скидку за пользование услугами в невостребованное время — скорее всего, арендаторы и подрядчики пойдут вам навстречу.
6. Интерактив и геймификация
Чтобы развлечь гостей и внести разнообразие в ивент, не обязательно тратить огромные суммы на услуги аниматоров и артистов. Да, это здорово, но на оплату труда таких профессионалов может уйти львиная доля бюджета.
Интерактивные элементы можно создать самостоятельно, если вы обладаете хотя бы начальными навыками в дизайне или программировании. Например, вы можете разработать простые игры, презентации и квесты с помощью доступных веб-ресурсов. С оборудованием для интерактива, опять же, могут помочь партнёры и спонсоры — если их нет, рассмотрите возможность краткосрочной аренды всего необходимого.
Если нужны артисты, сравните все доступные варианты и выберите тех, кто предлагает самые выгодные условия — естественно, нужно будет заранее убедиться в их компетентности.
Если планируете использовать на мероприятии мобильное приложение, рассмотрите возможность организации через него геймификации. Это позволит закрыть задачи по вовлечению теми ресурсами, которые уже есть. Мобильное приложение можно адаптировать практически под любые активности, в том числе опросы, голосования и даже взаимодействие между докладчиками и гостями.
Например, на цикловой конференции Chiesi Pharmaceuticals гости могли зарабатывать баллы за активности — посты в ленте, общение со спикерами. Организаторы также начисляли очки за уникальные челленджи, например, фотографию с генеральным директором. Перед завершающим ужином были подведены итоги, а участники получили возможность обменять накопленные баллы на фирменный мерч — эта идея понравилась всем присутствующим.
Event Rocks Team
7. Избавляемся от лишних штрихов
Чтобы организовать крутой ивент, не обязательно наполнять его множеством «штрихов» — оставьте только основу и вложитесь в неё по максимуму. То есть, не обязательно вкладывать значительные суммы в декорации, музыкантов и фотографов, если бюджет сильно ограничен. Горы печатных материалов также не нужны — во-первых, это неэкологично, а во-вторых, большинство гостей всё равно выбросят буклеты и рекламные брошюры, выданные им перед началом ивента. У нас в блоге мы уже рассказывали, почему бумажная раздатка — пережиток прошлого.
Павел Шамаров
При необходимости можно пожертвовать и фуршетом — да, это приятное дополнение к ивенту, но куда важнее вложиться в программу мероприятия, нежели в «бонусы». Вместо него можно организовать зону для кофе-брейка с простыми угощениями.
Для начала определитесь с форматом события и всем, без чего обойтись не получится. Рассчитайте бюджет, который потребуется для реализации вашей задачи. А уже потом можно будет думать обо всём остальном — красивом декоре, медийных гостях, развлекательных программах и так далее. Помните, что люди приходят на мероприятие, чтобы получить пользу. Оправдайте их ожидания, и лишь после этого удивляйте приятными «штрихами».
К слову, не стоит экономить на мелочах, которые имеют критическое влияние на впечатления о событии. Нечитабельные презентации, отсутствие интернета и прочие, казалось бы, лишние «штрихи» могут ударить по вашей репутации. Из нашей статьи вы сможете узнать подробнее о мелочах, способных испортить впечатления об ивенте.
Event Rocks Team
8. Даём шанс новичкам
Не обязательно приглашать на ивент раскрученных спикеров и профессиональный персонал. В целях оптимизации бюджета предпочтение можно отдать нишевым специалистам. В первую очередь это касается спикеров — докладчик без огромного опыта за плечами сможет выступить перед большой аудиторией, чем пополнит своё портфолио. Иногда таких специалистов можно привлекать к участию даже на бартерной основе. Зачастую новые специалисты выступают даже лучше раскрученных коллег, а их «свежее» видение привнесёт что-то новое в сообщество профессионалов. А вы при этом снизите затраты.
Но важно соблюдать баланс: следите за тем, чтобы дилетантов на мероприятии не было, ведь в первую очередь участники должны получить пользу и узнать что-то новое для себя.
То же самое касается и волонтёров — они помогут с организацией и проведением ивента, а может даже возьмут на себя задачи координаторов. Взамен вы сможете предложить им небольшое вознаграждение или скидки на ваши продукты или услуги. Попробуйте заранее разместить в сети объявление о поиске волонтёров, изучите блоги молодых специалистов. Если их заинтересует ваш ивент, вы сможете сэкономить и внести изюминку в свое мероприятие.
9. Удалённая регистрация
Чтобы гости попали на ивент, вам не обязательно печатать буклеты и нанимать дополнительных сотрудников. Это занимает много времени и требует вложений, да и нет гарантий, что гостям не придётся стоять в очередях у стойки регистрации.
Переложите эту задачу на мобильное приложение, в котором гости смогут быстро регистрироваться на сам ивент, а также мастер-классы и другие активности.
Организуйте в приложении чат для обратной связи и наймите пару сотрудников, которые смогут помочь посетителям прямо на мероприятии. Таким образом, стойки регистрации и десятки сотрудников больше не понадобятся, а если у гостей возникнут сложности, их можно будет решить удалённо.
К примеру, на конференциях для дилеров Mercedes-Benz участники могли пройти регистрацию в мобильном приложении — достаточно было показать QR-код. В результате организатор не тратил ресурсы и время на регистрацию гостей, а последним не пришлось стоять в очередях.
Event Rocks Team
10. Продвижение в сети
В интернете есть десятки бесплатных инструментов для рекламы и продвижения: под рукой всегда есть социальные сети, мессенджеры и другие площадки. Для оптимизации бюджета можно воспользоваться контекстной рекламой, например, от Яндекс.Директ. Создание и размещение баннеров на крупных сайтах — ещё один эффективный и относительно недорогой способ рассказать о предстоящем событии.
Можно пойти и другими путями, например, рассказать о себе в профессиональных блогах или Телеграм каналах — этот канал коммуникации сейчас развивается и хорошо работает.
Продвигать ивент можно с помощью партнёрских программ — это бесплатно и крайне эффективно. Для этого стоит заранее подружиться с коллегами смежных сфер и договориться об информационной поддержке.
Также для продвижения ивента в сети можно использовать инфографику, подборки фотографий с прошлых мероприятий и другие нестандартные методы. 20 таких идей мы перечисляли в нашей статье.
Event Rocks Team
Совмещая эти лайфхаки, можно провести классный ивент, который понравится гостям и принесёт максимальную пользу организатору.
Мы с разных сторон постарались показать, что у организаторов мероприятия всегда есть альтернативы в выборе инструментов. Предложенные нами лайфхаки универсальны — они подойдут как для развлекательного фестиваля, так и для серьёзной B2B-конференции.
