Когда компания переживает непростой период, корпоративное мероприятие может стать особенно важным инструментом внутренних коммуникаций. Нужно объяснить сотрудникам изменения и стратегию, поддержать мотивацию, объединить команды, отметить результаты или просто дать людям возможность почувствовать себя частью общего дела.
Но именно в такие моменты бюджет на мероприятия часто сокращают.
Самый простой путь – убрать часть программы: отказаться от интерактивов, сократить активности, не делать геймификацию, уменьшить количество участников или вовсе отменить мероприятие.
Проблема в том, что вместе с расходами можно убрать и сам эффект, ради которого всё затевалось.
Собрали пять способов сократить расходы на корпоратив, не потеряв в эффективности, в с помощью технологий и креативного подхода.
1. Не собирать всех сотрудников в одном месте
Для распределённой компании одна из самых дорогих частей большого корпоративного мероприятия – собрать людей в одной точке.
Чем шире география, тем больше расходов на билеты, трансферы и проживание. Нужна более вместительная площадка, растут затраты на питание и обслуживание участников.
Поэтому первый вопрос при ограниченном бюджете: действительно ли для решения задачи все должны физически находиться в одном месте?
В одном из кейсов Event Rocks в корпоративной активности участвовали более 280 сотрудников из шести регионов и разных часовых поясов. Вместо поездки на общую площадку они объединялись в небольшие команды и выполняли задания непосредственно в своих городах – в торговых точках.
Участники проверяли оформление продукции, выполняли задания, снимали фото и видео. Сценарий был доступен в приложении, там же учитывались результаты. Команды объединяли общий рейтинг и трансляция.
В итоге единое корпоративное событие получилось провести без необходимости физически собирать более 280 человек из разных регионов в одном городе.
Где искать экономию: транспорт, проживание и масштаб общей площадки.
Это не означает, что офлайн-встречи больше не нужны. Но если главная задача – объединить распределённую команду общей активностью, география участников сама по себе не требует большого централизованного мероприятия.
2. Объединить несколько активностей в одной механике
Развлекательная программа тоже быстро увеличивает смету. Ведущие, подрядчики, отдельные активности, конкурсы – каждый новый элемент требует бюджета и организации.
Поэтому полезно считать не количество развлечений, а задачи, которые они должны решить.
Например, познакомить сотрудников из разных подразделений, вовлечь их в программу, проверить знания, рассказать о компании и добавить соревновательный элемент можно не пятью разными активностями, а одной игровой системой.
На ежегодном «Фестивале мастеров» РЕСО-Гарантия для более чем 1000 участников в приложении объединили квиз, задания, командные соревнования, внутреннюю валюту, голосования и вопросы руководителям.
Игровая механика при этом существовала не отдельно от основной программы. Через неё участники взаимодействовали друг с другом и с контентом самого мероприятия.
Для организатора здесь важен сам принцип: одна механика может работать сразу на несколько задач.
Перед тем как добавлять в смету очередную активность, стоит определить, зачем она нужна. Если вовлечение, знакомство с компанией и командное взаимодействие можно объединить одним сценарием, отдельные решения для каждой задачи могут просто не понадобиться.
Где искать экономию: количество отдельных развлекательных активностей и подрядчиков.
3. Получить больше эффекта за те же деньги
Один из способов сэкономить — не обязательно тратить меньше. Можно получить больше от бюджета, который уже заложен на мероприятие.
Обычно корпоратив проходит один или несколько дней. Но взаимодействие с участниками можно начать задолго до встречи и продолжить после нее — без организации дополнительных офлайн-событий. Для этого приложение запускают заранее: в нем участники знакомятся с программой, общаются, выполняют задания, проходят квизы и включаются в игровые активности. После мероприятия там же можно оставить материалы, продолжить общение и собрать обратную связь.
Такой подход использовали в ГЕРОФАРМ. Приложение не ограничивалось программой и организационной информацией: в нем работали внутренняя социальная сеть, квиз и механики геймификации. Участники взаимодействовали с мероприятием не только в дни основной программы, но и до и после нее.
В итоге те же вложения в контент и организацию работают дольше: вместо нескольких дней мероприятия компания получает несколько недель активности вокруг него.
Где искать экономию: ручные рассылки, сопровождение участников, обновление информации и другие повторяющиеся операции.
4. Переиспользовать решения на ежегодных мероприятиях
У регулярных корпоративных мероприятий есть ещё один ресурс для экономии – то, что уже было сделано в прошлом году.
Если компания каждый раз начинает подготовку практически с чистого листа, она снова тратит ресурсы на структуру цифровой среды, логику разделов, сценарии взаимодействия и знакомые участникам механики.
Но часть решений можно переиспользовать.
TechRadar – ежегодная внутренняя конференция, которая в пятый раз объединила сотрудников компании. В программе было более 10 тематических направлений в четырёх залах. В приложении участники собирали личное расписание, находили информацию о докладах и залах, пользовались памятками и организационными материалами.
Для следующего события не обязательно заново придумывать принцип работы программы, личного расписания или информационных разделов. Базовую структуру можно сохранить, обновив содержание и отдельные сценарии под новое мероприятие.
То же относится к квестам, квизам и другим механикам. Если основа уже разработана, её можно адаптировать под новую тему, задачи и визуальное оформление вместо того, чтобы каждый раз начинать с нуля.
Такой подход особенно заметен именно на ежегодных мероприятиях: вложения в разработку механики или цифровой среды работают не только на одну дату в календаре.
Где искать экономию: время команды и подрядчиков на повторную разработку уже созданных решений.
5. Считать, на чём действительно получится сэкономить
В смете есть позиция на 200 тысяч рублей. Кажется, что убрать ее — значит сразу сэкономить 200 тысяч. Но на практике это работает не всегда.
Сначала стоит посмотреть, какие задачи были заложены в эту сумму и что понадобится вместо нее. Например, отказались от одного решения, но после этого отдельно пришлось заказать печать, арендовать оборудование и подключить дополнительный сервис. В смете стало на одну крупную строку меньше, зато появилось несколько новых.
Поэтому при сокращении бюджета полезно считать не стоимость отдельной позиции, а разницу между двумя вариантами организации одной и той же задачи.
Хороший пример — ивент-приложение. В нем могут одновременно находиться программа и материалы, регистрация, опросы, интерактивы и коммуникация с участниками. Цифровая программа позволяет сократить объем полиграфии, а часть вопросов участники решают без обращения к координаторам. Такие функции действительно могут заменять отдельные печатные материалы и часть операционной работы команды.
Поэтому перед тем, как убрать что-то из сметы, стоит сделать простой расчет: сколько мы сэкономим на этой позиции — и сколько придется потратить, чтобы закрыть те же задачи другим способом.
Иногда после такого расчета от решения действительно выгоднее отказаться. А иногда оказывается, что экономия намного меньше, чем выглядела в первоначальной смете.
Где искать экономию: в позициях, после отказа от которых не появляются сопоставимые расходы в других частях бюджета.
Вывод
Экономия на корпоративном мероприятии — это не обязательно сокращение программы или отказ от важных для участников решений. Часто резерв находится в другом: заменить часть офлайн-процессов цифровыми, отказаться от лишней печати, использовать созданный контент дольше и проверить, какие расходы в смете дублируют друг друга.
Главное — оценивать не каждую статью отдельно, а смотреть на бюджет целиком: за что мы платим, какую задачу это решает и можно ли получить тот же или больший результат с меньшими затратами.