Есть старая легенда про мудреца Сиссу, который изобрёл шахматы. Правитель страны, восхищённый глубиной игры, предложил Сиссе любое вознаграждение, какое тот только пожелает.
Мудрец попросил положить на первую клетку шахматной доски 1 зерно, на вторую два, на третью уже четыре и так далее. И оказалось, что оплатить заслуги Сиссы невозможно, ведь придётся осушить все океаны и моря, засеять их и быть может тогда получится вознаградить мудреца.
Организация выездной корпоративной конференции в чем-то схожа с доской мастера Сиссы. Только вместо зерен — накладки, сбои и мелкие неприятности.
И чем сложнее логистика ивента и чем больше участников, тем больше клеток надо закрыть. А заодно решить лавину возникающих проблем, немалую часть которых составляют организация потоков гостей и оповещения о событиях.
Ход 1. Расписание активностей
Самый популярный вопрос, который задают участники мероприятия: «А что там будет?» Лучший ответ — показать будущим участникам всю программу и тайминг, хотя бы примерный. Никто не любит неизвестность и хочется иметь опору при планировании своего времени.
Удобней всего выложить расписание в приложении мероприятия. Его можно разбить по направлениям и в удобном формате представить деловые и развлекательные активности. К тому же расписание штука нестабильная и в цифровом виде его всегда легко поправить.
А ещё есть разделение контента по группам, что добавляет удобства гостям. Можно разделить мероприятия на рабочие и активности для гостей. Разделение можно сделать ещё глубже, если рабочие встречи отсеивать по направлениям: маркетинг, стратегическое планирование и так далее.
Так, компания Visotsky Consulting проводила выездную конференцию в Турции. На одной площадке собрались бизнесмены их семьи и многочисленные спикеры. Потому было важно не только провести лекции и нетворкинг, но и организовать семейный отдых. И в рамках одного приложения расписанием пользовались сразу все гости независимо от статуса, все знали, что и на какой площадке будет происходить.
Event Rocks Team
Ход 2. Собрать всю нужную информацию в одном месте
Что нужно рассказать участникам выездного ивента:
- Время и место проведения
- Как добраться на машине и сколько это может занять времени
- Где будут автобусы для трансфера (и высший пилотаж — указать марки, цвета и госномера)
- Как одеваться и какие вещи взять
- Какие планируются активности и что для них взять
Если ивент планируется в другой стране, то ещё пригодится информация о документах и прививках.
Но где хранить эти списки? Можно сделать бумажные распечатки, или почтовую рассылку, создать групповой чат в мессенджере — вариантов потерять важное сообщение множество.
Люди не выпускают смартфоны из рук и потому разместить там важную информацию — самое естественное решение. Создайте отдельный раздел «Важное», внутри ивент-приложения мероприятия, в котором всё структурировано в каталоги и подробно описано.
Тогда гостям не придётся искать по чатам или почте и лишний раз нервничать в поисках нужного сообщения.
Например, компания «Зарубежнефть» проводила выездной экофлешмоб, в ходе которого 100 семей сотрудников сажали деревья.
Компания разместила в приложении подробную карту, где отметила места посадки в автобусы и материалы с лекций по экологии.
Event Rocks Team
Ход 3. Бронирование
У вас сотня гостей, несколько десятков номеров в отеле и автобусов для трансфера. Как распределить всех участников? Разложить такой пасьянс сложно, да и не нужно. Ваши гости сами могут со всем разобраться в приложении.
Загрузите список автобусов, укажите количество доступных мест и расскажите, как пользоваться функцией. Как только места в автобусе закончатся, запись автоматически закроется, так что никакого овербукинга не случится.
Бронирование можно использовать и для других задач. Например, выбрать коттедж для проживания или места за столом, записаться на экскурсию или прогулку на квадроциклах. Вариантов много, а решение простое.
В своё время McDonald's проводил большую выездную конвенцию. Они опубликовали приложение в маркетплейсах за месяц до ивента. Помимо квизов и квестов, в приложении была функция, которая позволяла выбрать себе соседа по отельному номеру.
Event Rocks Team
Ход 4. Уведомления
Создайте цепочку сообщений, которая будет постоянно сопровождать участников. Начать можно с напоминания о точке сбора для трансфера, потом рассказать о месте регистрации, пригласить на первый доклад или активность.
Также можно разбить пользователей на группы и отправлять уведомления строго для них, ведь сборной по волейболу мало интересно, что там за мастер-класс у логистов.
Но настоящая мощь уведомлений раскрывается, когда нужно срочно о чём-то объявить. Например, спикер попал в пробку, опаздывает и его выступление задерживается. Или зал для выступления остался без света, нужно срочно переходить в другую аудиторию.
Тогда организаторы могут отправить уведомление о переносе времени и места, а потом уже спокойно внести правки в расписание.
Ещё уведомления пригодятся, когда вы заготовили для участников скрытую активность. Например, специальный мастер-класс, игру, небольшое соревнование или зону отдыха. Одно уведомление может принести много радости.
На своей цикловой конференции уведомления активно использовала Chiesi Pharmaceuticals. Они заранее разработали план коммуникаций, посты для ленты новостей и push-сообщений. Также в приложение добавили приглашение на индивидуальную оценку — у каждого участника было указано своё место и время.
Event Rocks Team
Ход 5. Чаты и ленты новостей
Бурные обсуждения, новые идеи, нелепые фотографии и другие вещи ради которых люди куда-то выезжают — всё это нужно сохранить. Давайте представим, что у вас четыре секции. И каждый модератор фиксирует важное по-своему: в бумажном блокноте, программе-заметочнике, в наспех созданном чате или на доске.
Как потом собрать и сохранить все идеи? Создайте отдельные чаты и ленты для обсуждений в ивент-приложении. Как и уведомления их можно разделить по группам и темам, так что путаницы не будет.
В общую ленту можно постить напоминания или новости о каких-то изменениях, полезную или спонсорскую информацию, отвечать на возникшие вопросы.
Также отдельное приложение создаёт свою особенную закрытую атмосферу. Компания Playrix проводила большую конференцию для сотрудников. Команды распределены по разным городам и странам, так что очень важно собрать их вместе и познакомить, обсудить вживую какие-то сложности. Чтобы полностью погрузить участников в мероприятие, организаторы отказались от чатов в популярных мессенджерах — все коммуникации были только в приложении. Заодно такое решение позволило сконцентрировать участников на текущем моменте и не позволило отвлекаться на посторонние сообщения.
Event Rocks Team
За пять ходов мы прошли из дебюта в эндшпиль и выиграли партию. Да, накладки всегда случаются и нельзя их избежать. Но вот снизить их негативное влияние можно. И поможет в этом ивент-приложение.
