Как давняя дружба и экспертный опыт воплотились в новом проекте

Идея создать воркшоп, который был бы одинаково полезен с деловой точки зрения, и экспонентам, и байерам и посетителям, и профессионалам, и потенциальным клиентам, у организаторов родилась давно.

Екатерина Дударева и Екатерина Дзюбинская обладают более чем 25-летним личным опытом работы в индустрии MICE и business travel. Материнские компании успешно работают в течение более чем 12 лет, обладают безупречной деловой репутацией и обширной клиентской базой. Компании, которые изначально были конкурентами, всегда дружески и плотно общались, обсуждали тенденции рынка, делились наработками и идеями.

Собрав свой опыт воедино, Екатерины уже примерно представляли, каким хотят видеть свой воркшоп. Но случился кризис 2014 года, и проект был отложен. Они вернулись к нему в 2017-м году, и начали заниматься разработкой плана организации мероприятия.

Март 2018 г. — первый выпуск. Профессиональная аудитория по большей части относилась к MICE, ивент-агентства и клиенты участвовали в качестве посетителей, а в качестве экспонентов — те, у кого есть продукт, который они могут предложить этой целевой аудитории. В дальнейшем профильные сегменты рынка были расширены и, к профессиональным посетителям, помимо MICE, Event агентств и корпоративных клиентов, добавились консьерж агентства и агентства, работающие в сегменте FIT tailor made.

Изначально воркшоп проводился один раз в год. Позднее Организационным комитетом было принято решение проводить его дважды в год, поскольку сезонность бизнеса в разных странах отличается, и интерес к мероприятию очень велик. 2 года назад мероприятие стало проходить дважды в год —  весной и осенью.

18 апреля 2024 года состоится Юбилейный 10-й выпуск воркшопа MOLECULA MICE & FIT. 

Бизнес-мероприятие с максимальной пользой

MOLECULA MICE & FIT нацелен на бизнес, а не развлечение. Бизнес часть продолжается весь день, с 10.30 до 19:00. Каждому экспоненту, поставщику услуг , предоставляется рабочий стол, профессиональные посетители знакомятся и обсуждают возможности сотрудничества и планы с интересующими их экспонентами за их рабочими столами, с перерывом на кофе-брейк и закуски.  

Event-партнер воркшопа, компания Sharmol, ежегодно предоставляет технические новинки и возможность персонально попробовать их в действии, а затем — использовать как элементы активностей для своих проектов. Каждая молекула воркшопа MOLECULA MICE & FIT продумана и содержит  пользу для бизнеса, например, креативную идею для участников, которую они потом смогут воплотить при организации своих ивентов.

Постоянный информационный партнер — Медиа Холдинг «Турбизнес», обладающий заслуженным многолетним уважением профессиональной аудитории и экспертным опытом в индустрии с 1998 года.

Неформальная часть мероприятия начинается после 19:00. Проводится лотерея и вечерний коктейль.  Экпоненты предоставляют для лотереи призы, получая дополнительную возможность заявить о своей компании. Во время вечерней части все участники, как экспоненты, так и посетители,  общаются между собой уже в неформальной атмосфере.

Даже те экспоненты, которые участвуют не первый раз, на мероприятии регулярно обновляют свои контакты, таким образом находясь в курсе новых трендов и пожеланий той или иной компании — клиента, поэтому участвуют в воркшопе из года в год. Появляется и много новых экспонентов. С момента основания MOLECULA MICE & FIT воркшоп ценится на рынке за те полезные профессиональные контакты, которые приобретаются на мероприятии.

В отличие от большинства других подобных мероприятий, воркшоп MOLECULA MICE & FIT предоставляет экспонентам список всех гостей, посетивших воркшоп, чтобы они могли дальше продолжать общение.

Приложение — связующее звено коммуникации на мероприятии

С Event Rocks наше сотрудничество началось более 1,5 лет назад, и это внесло новую технологичную струю в проект.

Приложение для мероприятия Event Rocks — очень удобный и легко настраиваемый под задачи заказчика продукт с возможностью назначения встреч. Вместе с тем организаторы воркшопа MOLECULA MICE & FIT не ставят участников в жесткие рамки обязательно назначаемых встреч. И у экспонентов, и у посетителей есть возможность заранее запланировать встречи друг с другом на удобное каждому время и предварительно пообщаться в приложении, либо познакомиться непосредственно на мероприятии.   Приложение Event Rocks — инструмент и для экспонентов, и для посетителей, и для ключевых партнеров мероприятия.

Отличной опцией является то, что в приложение заблаговременно можно загрузить информацию о Партнерах каждого проекта и об экспонентах, а также профили посетителей. 

Безусловно, предварительная коммуникация и контакт перед началом мероприятия очень полезны и важны.

Бывают ситуации, что заранее назначенная встреча откладывается. В таком случае общение можно продолжить в чате, поскольку контакты в приложении сохраняются, а затем встретиться уже после воркшопа.

Мы хотели бы отметить очень комфортный и дружелюбный пользовательский  интерфейс и возможность его изменять,  возможность называть пункты меню так, как принято в том или ином бизнесе, проводить викторины, публиковать информацию о партнерах, очень удобный чаты и система назначения встреч.

Коммуникация с компанией Event Rocks — быстрая, четкая и оперативная, что очень важно в нашем бизнесе. Отдельное большое спасибо хотим выразить менеджеру Эльвире, которая отвечает моментально. В общем, большие молодцы — вся команда Event Rocks.

Познакомились с продуктом мы в Самаре, через нашего партнёра, и подумали, как можем использовать решение с пользой для нашего воркшопа. В итоге попробовали, и нам понравилось.

В планах на наш 10-й выпуск много интересных идей для воплощения и, конечно, мы будем использовать приложение. Все желающие заранее зарегистрированные посетители смогут познакомиться с профессионалами команды Event Rocks лично на нашем Юбилейном воркшопе 18 апреля в Москве.