Эпидемии COVID-19 катком прошлась по индустрии мероприятий. На 12 марта 745 отмененных мероприятий. Павел Недостоев, сооснователь ивент-агентства DEPARTÁMENT, говорит об отмене до 80% запланированных мероприятий в России. Ежедневно приходят скорбные сводки об отмененных выставках и конференциях.
Гораздо меньше говорится о тех мероприятиях, которые состоятся несмотря ни на что, хотя такие тоже есть. Их организаторы готовы приспосабливаться к текущим условиям, находить новые форматы и брать на себя ответственность за безопасность участников, чтобы шоу продолжалось, а шестеренки бизнеса продолжали крутиться.
«This show is open»
В начале марта всемирная ассоциация выставочной индустрии (UFI) и Общество независимых организаторов выставок (SISO), запустили кампанию «Это событие состоится» («This show is open»). Цель кампании — призвать организаторов мероприятий громко заявить, что их события продолжают проводится в соответствии с графиком.
Российский союз выставок и ярмарок подключился к инициативе и подготовил соответствующую инфографику для российских мероприятий. РСВЯ призывает организаторов громко заявить, что их выставки продолжают проводится в соответствии с графиком в надежде прервать негативный информационный фон, полный отмен и переносов.
11 марта состоялось внеочередное расширенное совещание членов РСВЯ. Участники обсудили сложившуюся ситуацию и пути выхода из неё и утвердили проект меморандума «О необходимости поддержки конгрессно-выставочной деятельности как стратегически важной отрасли для России».
«Конгрессно-выставочная деятельность – это мощнейший коммуникационно-медийный инструмент влияния на принятие решений мировыми элитами в политике, бизнесе, науке, культуре; канал укрепления имиджа России, ее роли и места в мировой повестке.»
Из Меморандума РСВЯ
Организаторы мероприятий заверили в меморандуме в своей способности обеспечить безопасность участников в текущих условиях.
Советы экспертов индустрии для тех, кто решил не отменять мероприятие:
Эксперты индустрии советуют организаторам сохранять спокойствие и действовать в соответствие с ситуацией.
Следуйте официальным рекомендациям ВОЗ и региональных органов здравоохранения
В феврале ВОЗ выпустила рекомендации для организаторов мероприятий. В документе перечислены все важные моменты, которые организаторам стоит предусмотреть на этапе планирования, чтобы обезопасить участников и снизить риски.
Среди рекомендуемых мер, например, наличие оборудованных карантинных зон и медицинского персонала на площадке, обеспечение участников мылом, водой и дезинфицирующими средствами в достаточном количестве, меры по уменьшению скученности и т.п.
Что делаем мы: не паникуем и просто работаем. Закупили маски для участников SOLD OUT 2020. Закупили санитайзеры. Если будет указание по Санкт-Петербургу про 200 человек — перепланируем застройку некоторых залов.
Наталья Франкель, организатор форума SOLD OUT
Информируйте участников о принимаемых мерах
Режим максимальной информационной открытости — лучшая стратегия при любом кризисе. Сообщите участникам о том, как вы планируете действовать в текущей ситуации, покажите что у вас есть план А и план Б.
В данный момент мы планируем провести конференцию, предприняв целый ряд профилактических и информационных мер.
Одна из мер - тотальная проверка температуры у всех участников ещё до регистрации. Однако, если ситуация изменится и будет хотя бы минимальный риск, то мы моментально перенесем конференцию, обеспечив сохранение всех опций, билетов и предприняв максимально возможные усилия для уменьшения потенциальных потерь участников.
Мы внимательно следим за ситуацией, находимся в контакте с государственными органами, профессиональными сообществами и готовы ответить на любые ваши вопросы
Facebook Олегa Бунина, Организатора конференции HighLoad
Развивайте онлайн-формат
Сделайте участие в конференции онлайн таким же насыщенным, полезным и интересным, как и оффлайн. Предложите свободно поменять очные билеты на подключение к трансляции для тех, кто может оказаться ограничен в перемещениях. Позаботьтесь, чтобы онлайн-участники ни в чем не были обделены. Площадка для общения, нетворкинг, конкурсы от партнеров. Все это можно реализовать, например, в мобильном приложении.
Можно сделать онлайн-участие фишкой конференции. Например, отправить участникам онлайн особые наборы мерча, собранные с заботой и вниманием, или заказать им доставку кофе и закусок через службы доставки еды, во время кофе-брейка.
