Технологии развиваются, и те, кто умеет их правильно использовать, значительно упрощают себе жизнь. Собрали 10 лайфхаков, которые сделают подготовку к ивентам комфортнее для вас, а события — интереснее для участников.

1. Трансляции для участников онлайн и офлайн 

Важная часть любого крупного мероприятия — это возможность следить за всем происходящим на ивенте. Обычно организаторы запускают трансляции на платформе, адаптированной под разные устройства, как это было на форуме «Россия — Спортивная держава». Такая опция актуальна не только для гостей, которые не пришли на ивент, но и тех, кто хочет быть в курсе того, что происходит в разных залах, какие активности и выступления проходят здесь и сейчас. 

2. Быстрый вход с помощью QR-кодов и распознавания лиц

Очереди на входе легко сократить, если внедрить два инструмента: QR-коды или систему распознавания лиц. Гости заранее получают персональный QR-код на почту, сканируют его на входе или просто проходят через систему, которая узнаёт их лицо. Так вы снижаете нагрузку на команду и избавляете участников от долгого ожидания. 

3. NFT-билеты и цифровык сувениры

Замените бумажные билеты NFT-токенами. Такие билеты невозможно подделать, а ещё они могут стать коллекционными вещами. Например, посетители могут продать их после мероприятия или хранить как сувенир. На фестивале Coachella были выпущены NFT-билеты с доступом к VIP-зонам. Участники получили уникальные цифровые «артефакты», которые остались с ними на всю жизнь. 

4. Мобильное приложение — незаменимый помощник event-менеджера

Мобильные приложения для мероприятий давно стали must-have инструментом, но их возможности продолжают расширяться. Сегодня одна платформа может включать до 15 вкладок: например, информацию об отелях, трансферах, интересных местах; схему площадки и выставочной зоны; программу выступлений спикеров; виртуальный магазин мерча. 

Участники всегда имеют доступ к актуальной информации со своих устройств. Кроме того, приложение — это полезный инструмент для эффективного и быстрого нетворкинга. Например, в нём можно создать свою визитку с QR-кодом, чтобы другой участник отсканировал его камерой смартфона и в один клик добавил вас в телефонную книгу. Информация из визитки автоматически подтянется в карточку контакта. 

Согласно отчёту Market Research Intellect, рынок мобильных приложений для проведения мероприятий демонстрирует значительный рост, обусловленный стремлением компаний автоматизировать свои мероприятия. 

5. AR и VR для эффектного контента

Дополненная и виртуальная реальность идеально подходят, чтобы удивить участников. С помощью VR можно создать интерактивные презентации, а с AR — добавить интересные эффекты на площадке. На конференции Yandex Scale, которая прошла в сентябре 2024 года, VR-технологии стали одной из центральных тем. На стенде участники виртуально прогуливались до офиса Яндекса, а также решали логические задачи.

6. Геймификация для вовлечения 

Геймификация не только развлекает участников, но и направляет их внимание на важные элементы мероприятия. Гости получают баллы за участие в опросах или посещение стендов партнеров. Баллы обмениваются на доступ к закрытому контенту или на фирменные сувениры, как это было на Yandex Scale 2024. 

7. Опросы и вопросы к спикерам в реальном времени

Добавьте элементы интерактива, чтобы гости задавали вопросы спикерам, участвовали в опросах или голосовали за лучшие сессии. Это создаёт диалог между участниками и докладчиком и вовлекает аудиторию в ход мероприятия. Опросы полезны ещё и тем, что вы можете собрать обратную связь после мероприятия. 

Например, узнать о понравившихся темах, удобстве площадки и не только, сделав последующие ивенты лучше и интереснее. На конференции Web Summit такие данные позволили оптимизировать расписание: утренние сессии стали короче, а во второй половине дня добавили больше воркшопов. Это повысило удовлетворенность участников на 25%.

По данным MPI, использование аналитики после мероприятий повышает лояльность участников на 20-30%.

8. Интерактивные карты и навигация по площадке

Не все участники изучают локацию заранее. Используйте интерактивные карты на сайте или в мобильном приложении, чтобы гости легко ориентировались на площадке. Добавьте подсказки с информацией о ближайших стендах, спикерах или активностях. Так, например, на фестивале Tomorrowland такие карты помогли гостям быстрее находить нужные площадки и минимизировать потерю времени. 

9. Использование роботов-ассистентов 

Роботы-ассистенты помогают участникам найти нужные локации, рассказывают о расписании мероприятия или предоставляют справочную информацию. Ещё они танцуют, шутят, общаются с участниками, фотографируются и даже проводят мастер-классы. Это особенно актуально для фестивалей или выставок, где важно удивить гостей и вызвать положительные эмоции. Так, на выставке CES 2023 в Лас-Вегасе робот Ameca поражал гостей своей мимикой и способностью поддерживать диалог, создавая эффект «живого» Технологии развиваются, и те, кто умеет их правильно использовать, значительно упрощают себе жизнь. Собрали 10 лайфхаков, которые сделают подготовку к ивентам комфортнее для вас, а события — интереснее для участников.

10. Установка зарядных станций 

Установите зарядные станции в удобных местах, таких как фойе, зоны отдыха или вблизи крупных залов. Так гости смогут подключить свои смартфоны, планшеты и ноутбуки, используя различные типы разъемов и кабелей. На музыкальном фестивале Glastonbury компания EE представила арт-объект в виде стада пластиковых коров, прозванных Moobile. Эти коровы служили зарядными станциями, предоставляя участникам возможность подзарядить свои устройства в необычной форме, а также подключиться к Wi-Fi. 

Вывод 

Внедрение диджитал решений делает участие в ивентах удобным и увлекательным. Роботы, мобильные приложения, инновационные способы вовлечения — всё это активно используется на мировых и российских площадках, и если вы хотите, чтобы ваше событие стало по-настоящему современным и запоминающимся, стоит идти в ногу с технологиями.