Всероссийский культурно-деловой ивент для студентов и молодых профессионалов в сфере финансов и технологий под названием «Цифровой бал» был задуман ещё год назад. Тогда никто не мог и предположить, что мероприятие станет «цифровым» не только по тематике, но и по форме.
О том, как организовать онлайн-конференцию в стиле интерактивного телешоу, переплетении онлайн и офлайн и особенностях сценирования виртуальных событий рассказывает главный режиссер «Цифрового бала» Дмитрий Кравец.
ДМИТРИЙ КРАВЕЦ:
Идея «Цифрового бала» родилась в прошлом декабре. Мы задумали его как большой танцевальный нетворкинг для студентов и молодых специалистов в области новых технологий, цифровизации и инноваций.
В нашей жизни сегодня тесно связаны цифровой и реальный миры — онлайн-общение и живое общение, виртуальные деньги и реальные... Этот образ переплетающихся, словно в танце, цифрового и реального миров, и стал основной идеей Цифрового бала.
Наша команда задумала большое деловое мероприятие-форум, где участники на различных сессиях и панельных дискуссиях могли бы обсуждать вопросы цифровизации, а вечером – провести хорошо время на настоящем танцевальном балу.
Мы не теряли надежды и бились до конца, чтобы мероприятие состоялось офлайн, но в сентябре стало ясно, что идёт вторая волна. Буквально в последний момент в срочном порядке все перевели в онлайн. И не пожалели.
Получился уникальный проект. Такого не было еще в России, чтобы вузы, которые конкурируют друг с другом вдруг вместе объединились и провели масштабный марафон по цифровизации, и новым технологиям на более чем 2000 участников.
Площадки и форматы
Мы взяли конференц-зал на площадке «Красный октябрь» и оборудовали его под телевизионную студию. Поставили 5 телекамер, сцену, экраны. Но самое главное в виртуальной студии — оборудование и софт для сведения сигналов с разных источников в единых поток.
Начался «Цифровой бал» 6 ноября, в пятницу вечером с трансляции секции новых технологий, а следом за ней была интеллектуальная игра «Что? Где? Когда?». И это тоже был интересный проект, подготовленный группой компаний ФИНАМ и Северо-Кавказским федеральным университетом.
Одна из команд и ведущий находились в студии на «Красном октябре», а еще десяток команд со всей Россий подключались к нам онлайн.
В основной день, 7 ноября нон-стопом продолжалась программа в прямом эфире, секции сменяли одна другую в несколько параллельных потоков.
Весь день велась трансляция из студии в «Красном октябре»: сюда приходили спикеры и эксперты. Плюс был второй поток онлайн-трансляций через zoom докладов тех спикеров, которые не могли приехать в студию. И еще у нас были онлайн-трансляции секций, которые готовили вузы — партнеры проекта.
Сценарий
Из-за большого количество параллельных потоков сценарий мероприятия получился очень сложным. И это совершенно не то же самое, что сценарий обычного офлайн-мероприятия, больше похоже на телевизионное шоу.
При подготовке сценария команде организаторов надо предусмотреть очень много мелочей, которые могут быть не так важны в обычной конференции, но очень значимы в телевизионной трансляции.
Из какого угла они выходят спикеры, на какую камеру они начинают говорить? Какой титр и когда появляется, сколько длится каждая заставка? Когда, с какой последовательностью и с какой скоростью выходят логотипы партнеров? В какой момент показывают двух спикеров, в какой момент одного?
Очень важный вопрос: как мы соединяем эфир из студии и спикеров онлайн? В каждой секции «Цифрового бала» были как спикеры, которые вещали из студии на «Красном октябре», так и спикеры, которые выходили в эфир через ZOOM. На питч-сессии 6 из 9 стартапов презентовали свои проекты из студии, а 3 — подключались онлайн. Вот спикер появился на экране в студии, камера подъезжает к экрану и тут же мы должны вывести в эфир сигнал трансляции напрямую, без съемок экрана.
Ещё пример — мы провели в прямом эфире подписание договора между Молодежной финансовой лигой и Ассоциацией развития финансовой грамотности. При этом представитель Молодежной финансовой лиги был в студии и сидел за столом, а представитель АРФГ сидел у себя и вел прямую трансляцию.
И надо было прописать в сценарии, как это должно выглядеть? Как представители должны быть вместе в кадре? Как это показать.
Для съемок и монтажа мы привлекли компанию, которая профессионально занимается телевизионными проектами, но сценарий все равно готовила наша команда. Кроме меня, в команде «Цифрового бала» еще девять человек, включая основателя проекта Кристину Заболоцкую, главный координатор деловой программы Софию Енгуразову и других.
Вовлечение
Для воплощения идеи мероприятия было важно, чтобы участники не просто смотрели эфир, а были максимально вовлечены. Для вовлечения мы использовали мобильное приложение на платформе Ивентишес. В нём участники могли участвовать в опросах знакомиться и общаться.
В приложении также шло зрительское голосование на конкурсе финтех-стартапов. Более сотни голосов поступило прямо во время трансляции питч-сессии. Мы сразу выводили в эфир результаты голосования и участники видели как на глазах меняются цифры в графиках.
И, хочу сказать, что зрители наши оказались столь же умны, как и эксперты в зале, и поставили на первое место тот же стартап. Мнение зрителей и экспертов полностью совпало.
Также подключили в приложении геймификацию — за активное участие в мероприятии начисляли баллы. Участники зарабатывали баллы, выполняя определенные «чекины», проходя тесты и задавая вопросы спикерам. В качестве подарков для самых активных участников был фирменный мерч и подборка онлайн-курсов от партнера проекта, «Университета 2035».
Итоги
«Цифровой бал» получился гипер-цифровым. Мы даже сами такого не ожидали. Наша команда обязательно будет использовать весь накопленный опыт цифровизации мероприятий в будущих проектах. Но теплится надежда все-таки встретиться офлайн и провести танцевальный бал в 2021-м год.
Команда проделала большую работу, и теперь мы можем уверенно говорить: «если вам нужны такие же онлайн марафоны, можете обращаться — сделаем».
